Объясняем требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как можно заменить сургучную печать более современной голографической пломбой, как оформить заверительную надпись на сшиве и др.
Даем пошаговую инструкцию по заполнению этой Книги и поясняем спорные вопросы: как в ней отражать вкладыши и информацию об ответственных лицах? как вносить исправления?
Показываем, как закрыть один том Книги, чтобы начать следующий. На примере объясняем, с какого года начинать исчислять срок хранения: отталкиваться от даты заполнения последней строки о получении работодателем трудовой книжки работника или от более поздних дат выдачи трудовых книжек обратно работникам при их увольнении? что делать, если остались невостребованные трудовые книжки уже уволившихся сотрудников?
Необходимость ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 1. Отказаться от ее ведения работодатель не вправе 2. Так как в этой Книге сотрудники расписываются за сдачу работодателю своей трудовой книжки и за ее получение, то она по-прежнему ведется в бумажном виде.
Требования к оформлению
Форма книги учета трудовых книжек утверждена приложением № 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 3. Книга ведется на бумажном носителе и должна быть:
- пронумерована,
- прошнурована,
- заверена подписью руководителя организации,
- а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Проставление печати организации на сшивке книги возможно, если такая печать у работодателя имеется 4.
Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.
Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы. В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год 5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.
В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».
Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало 6. Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.
Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз. 4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например,...