• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2019
  • Рубрика Оформление документов

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

  • 0 комментариев
  • 9 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Объясняем требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как можно заменить сургучную печать более современной голографической пломбой, как оформить заверительную надпись на сшиве и др.
Даем пошаговую инструкцию по заполнению этой Книги и поясняем спорные вопросы: как в ней отражать вкладыши и информацию об ответственных лицах? как вносить исправления?
Показываем, как закрыть один том Книги, чтобы начать следующий. На примере объясняем, с какого года начинать исчислять срок хранения: отталкиваться от даты заполнения последней строки о получении работодателем трудовой книжки работника или от более поздних дат выдачи трудовых книжек обратно работникам при их увольнении? что делать, если остались невостребованные трудовые книжки уже уволившихся сотрудников?



Необходимость ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2251. Отказаться от ее ведения работодатель не вправе2. Так как в этой Книге сотрудники расписываются за сдачу работодателю своей трудовой книжки и за ее получение, то она по-прежнему ведется в бумажном виде.

Требования к оформлению

Форма книги учета трудовых книжек утверждена приложением № 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 693. Книга ведется на бумажном носителе и должна быть:

  • пронумерована,
  • прошнурована,
  • заверена подписью руководителя организации,
  • а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
См. статью «Опломбирование кадровых документов» журнала № 2’ 2015

Проставление печати организации на сшивке книги возможно, если такая печать у работодателя имеется4.

См. статью «Как жить без печати?» журнала № 5’ 2015, чтобы узнать, каким организациям дано право отказа от печати, какие сложности ждут смельчаков, как относиться к входящим документам сторонних организаций без оттиска печати, если раньше она была на них обязательна

Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.

Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы. В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.

В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».

Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало6. Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.

Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз. 4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например, с ОАО «РЖД», понесшим административное наказание в т.ч. за то, что Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним была не скреплена сургучной печатью и не опломбирована7.

Мнение
Свернуть Показать
Александр Айдаев, старший юрисконсульт консалтинговой компании «Спектрум»

Здесь стоит добавить, что одно это нарушение (отсутствие сургучной печати или пломбы) вряд ли повлечет ответственность работодателя по всей строгости ст. 5.27 КоАП РФ. На сайте Роструда можно встретить консультации, в которых специалисты ведомства довольно лояльны к выполнению подобного нормативного требования. Так, специалисты допустили, что Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно опломбировать самоклеящейся голографической пломбой, а не сургучной печатью8. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ 31282-2004 «Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация», введеного в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст. Это может быть самоклеящаяся пломба-наклейка или пленочная пломба. Заказать ее можно в специализированной компании. Обратите внимание: это не обычная бумажная наклейка, а специальная одноразовая самоклеящаяся пломба (с уникальным номером), которая при попытке вскрыть ее зафиксирует факт несанкционированного доступа.

А вот что касается сургучной печати, то работодатель вправе сам решить, какого способа оформления придерживаться. Главное, чтобы этот способ обеспечивал целостность книги и исключал возможность ее раскрепления. Сургучную печать обычно ставят таким образом, чтобы она захватывала обложку, часть листа бумаги, на котором проставлена заверительная надпись, и выступающие из-под него концы шнура9.

Заверительная надпись состоит из указания10:

  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.
Пример 1

Пример заверительной надписи на опломбированной книге учета

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.