Top.Mail.Ru
Частнопрактикующий адвокат объясняет, куда обращаться для получения обратно изъятых оригиналов документов. Действовать надо по-разному в ситуациях, когда их забрали: при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции. Поводом для разбирательств в этой теме стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Нашу организацию часто проверяют правоохранительные органы и происходит выемка документов, в т.ч. приказов по основной деятельности. Как нам потом вернуть оригиналы приказов? Копии приказов органы не принимают, им нужны только оригиналы. Но руководство меняется каждые полгода, поэтому еще раз подписать приказы нет возможности. Как нам поступать в данной ситуации?

Ответить на ваш вопрос в двух словах не получится, поскольку в нем использован термин «выемка». Дело в том, что выемка может производиться как, например, в ходе выездной налоговой проверки, так и при расследовании уголовного дела. Нередко на бытовом уровне выемкой называют другое близкое к ней по своей сути действие – изъятие.

Если не углубляться в анализ законодательства, то можно сказать, что изъятие, в отличие от выемки, как правило, производится правоохранительными органами в ходе так называемой доследственной (когда уголовное дело не возбуждено, а может ,и вообще не будет возбуждаться) проверки информации о преступлении1. Иногда документы могут изыматься также при производстве по делам об административных правонарушениях.

Чтобы правильно ответить на ваш вопрос, рассмотрим несколько возможных вариантов выемки и изъятия документов. Скорее всего, эта информация будет полезна, т.к. фирмы периодически проверяются не только сотрудниками правоохранительных органов, но и другими структурами. Всем им для осуществления контрольных мероприятий нередко требуются документы предприятия. При этом сами проверяющие могут и забыть, что изымаемые ими бумаги очень нужны проверяемому юридическому лицу для его каждодневной работы.

Надеюсь, что расширенный ответ на заданный вопрос сослужит сотрудникам проверяемых предприятий добрую службу. Как минимум, вы будете знать, что делать, если у вас изъяли подлинники документов.

Итак, проверяющие должностные лица могут забрать документы в ходе выемки или изъятия в рамках производства по делам об административных правонарушениях, в ходе уголовного судопроизводства и в ходе налоговых проверок2. Рассмотрим кратко каждый из этих вариантов.

Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях

Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях регулируется ст. 27.10 КоАП РФ. Обратите внимание на ее ч. 5.1:

Фрагмент документа

Статья 27.10 «Изъятие вещей и документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

…5.1. В случае, если изымаются документы, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымаются документы, о чем делается запись в протоколе. В случае, если невозможно изготовить копии или передать их одновременно с изъятием документов, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе. В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления. Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.

6. В протоколе об изъятии вещей и документов указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов, о виде, количестве, об иных идентификационных признаках изъятых вещей…

В постановлении, которое выносится по результатам рассмотрения дела об административном правонарушении, должны быть в числе прочего решены вопросы о судьбе изъятых документов. Если эти документы не содержат на себе следов подделки и т.п. (т.е. не являются вещественными доказательствами), то они подлежат возвращению законному владельцу. Те же документы, которые признаны вещественными доказательствами, подлежат оставлению в деле в течение всего срока хранения данного дела либо передаются заинтересованным лицам (п. 3 ч. 3 ст. 29.10 КоАП РФ).

Если документы вам нужны, надо обратиться с письменным запросом на имя руководителя органа, производившего изъятие (либо на имя судьи, рассмотревшего дело об административном правонарушении), с просьбой вернуть подлинник конкретного документа (документов). В случае отказа предоставить запрашиваемый документ, придется использовать имеющуюся у вас копию документа и отрицательный ответ компетентного органа (должностного лица), в распоряжении которого находится изъятый документ.

Изъятие и выемка документов при производстве по уголовным делам

При производстве по уголовным делам могут осуществляться:

  • изъятие на этапе проверки сообщения о преступлении или
  • выемка после возбуждения уголовного дела.

Например, сотрудникам оперативных подразделений правоохранительных органов в ходе оперативно-розыскной деятельности разрешается производить изъятие оригиналов документов, в ходе которого проверяемому лицу отдаются лишь копии с них. По этому поводу в законе сказано так:

Фрагмент документа

Статья 15 «Права органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность» Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»

…В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации.

Если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий изымаются документы и (или) электронные носители информации, то изготавливаются копии документов, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых электронных носителей информации или обладателя содержащейся на них информации информация, содержащаяся на изъятых электронных носителях, копируется на другие электронные носители информации, предоставленные законным владельцем изъятых электронных носителей информации или обладателем содержащейся на них информации. Копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, передаются лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации, о чем делается запись в протоколе. В случае, если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий невозможно изготовить копии документов и (или) скопировать информацию с электронных носителей информации или передать их одновременно с изъятием документов и (или) электронных носителей информации, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе…

В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе…

Как видите, порядок изготовления копий с изъятых оригиналов документов и их направление взамен оригиналов владельцу схож при производстве дел по административным правонарушениям и в ходе оперативно-розыскной деятельности правоохранительных органов.

Если же в рамках уже возбужденного уголовного дела производится выемка, то сначала будет оглашено постановление следователя или дознавателя о производстве выемки и его копию оставят представителю юрлица. Особенностью такой выемки является то, что ст. 183 УПК РФ разрешает ее в случае, если возникла необходимость изъятия конкретных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся.

Закон особо оговаривает, что выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения. До начала выемки следователь предлагает выдать предметы и документы, подлежащие изъятию, и лишь в случае отказа производит выемку принудительно.

Здесь пару слов надо сказать об обыске и его отличии от выемки. Если при выемке, как мы отмечали выше, следователю известно место нахождения интересующего документа, то при обыске документ надеются найти. Так вот документы, обнаруженные при обыске, изымают, о чем делается соответствующая запись в протоколе.

Вне зависимости от того, изъят ли документ или произведена его выемка, в уголовном процессе правило таково: если документ признан доказательством, то его судьбу определяет суд. Если же документ доказательством не признан, то следователь (дознаватель) обязан перед передачей дела в суд вернуть такие документы их владельцам.

Но закон не запрещает заинтересованному лицу даже при признании документа доказательством обратиться к следователю или судье с ходатайством о передаче документа на ответственное хранение.

В ходатайстве по уголовному делу (которое можно назвать и заявлением) о копировании документов на всякий случай можно начать с просьбы вернуть оригиналы, а если это невозможно, то предоставить копии изъятых документов (Пример 1). Если у вас есть веские причины для получения документов, обязательно укажите их. В Примере 2 показываем, как можно составить текст ходатайства о возвращении оригиналов, здесь можно опереться, например, на то, что они не были признаны вещественными доказательствами.

Пример 1. Ходатайство следователю по уголовному делу о копировании документов

Пример 2. Текст ходатайства следователю по уголовному делу о возврате документов

Изъятие документов налоговым органом

Деятельность налоговых органов во многом регламентируется Налоговым кодексом РФ3, который, в отличие от уголовно-процессуального законодательства, не отличается особой четкостью.

Тем не менее налоговики обязаны соблюдать следующие правила. Выемка документов производится ими на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов4. Данное постановление должно быть обязательно подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку, а также утверждено руководителем (заместителем) соответствующей ИФНС5.

Правила передачи копий изъятых налоговиками оригиналов документов похожи на ранее описанные. При изъятии документов изготавливаются их копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого изымаются оригиналы6. При невозможности изготовить или передать копии одновременно с изъятием документов инспекция передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия. Все это протоколируется, а порой сопровождается видеозаписью.

К сожалению, в налоговом законодательстве не прописан четкий порядок возврата изъятых документов. Однако если их удерживают длительное время, то нередко помогает вернуть изъятые подлинники письменное обращение в вышестоящий налоговый орган или в суд.

Мнение эксперта

Вопрос возврата изъятых оригиналов и сроков такого возврата не урегулирован НК РФ. Но вернуть основную часть документов можно достаточно быстро.

При выемке оригиналов ИФНС обязана в течение 5 рабочих дней после этого выдать предприятию заверенные копии (на основании п. 8 ст. 94 НК РФ). Этот срок обычно нарушается, т.к. налоговики не любят делать то, что сами требуют с налогоплательщиков. Возникает законный повод для жалобы на неправомерное бездействие должностных лиц инспекции. При подаче такой жалобы, пользуясь имеющимся правом в течение 3 дней после ее поступления (п. 1.1 ст. 139 НК РФ) решить вопрос без передачи материала в вышестоящее управление ФНС по субъекту РФ, основную часть документов (как правило, изъятую «до кучи», без оснований) возвращают, а с действительно необходимых подлинников снимают копии и отдают их. Ведь проще отдать по описи ненужные оригиналы, чем сначала снять и заверить копии, а потом их тоже описывать. Но нужно подавать именно жалобу, а не запрос, на него через месяц может просто прийти отписка.

Если инспекция выполнила требования п. 8 ст. 94 НК РФ, вовремя предоставив копии изъятых оригиналов, то подлинники можно получить после окончания проверки (тоже – в ненужной налоговикам части). Действует7 Инструкция о порядке изъятия документов, утвержденная письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 № 16/176, в п. 14 которой предусмотрено, что «при отсутствии злоупотреблений документы возвращаются». Поэтому все документы, которые не упомянуты в акте проверки как оформленные с нарушениями, должны вернуть. Истребовать такие документы тоже можно жалобой на незаконное бездействие, т.к. реакция на этот вид запроса точно будет оперативной. На то, что оригиналы документов необходимы инспекциям именно на время проверки, ориентировался в своих разъяснениях и Минфин РФ (письмо от 21.12.2004 № 03-02-07/90).

Те же документы, которые были отправлены на экспертизу и имеют доказательственное значение, вернуть получится не ранее, чем решение ИФНС с претензиями к этим документам будет отменено или признано в соответствующей части недействительным.

Мнение эксперта

Вероятно, актуальность данного вопроса связана с тем, что порядок, срок да и сама процедура налоговым законодательством РФ не установлены. Есть только обязанность предоставить заверенные копии документов в случае изъятия подлинников.

В моей практике только однажды инспекция запросила оригинал договора и подтверждающие документы к нему с целью проверки реальности проведения сделки (договор был с автоматической пролонгацией). Документы к нему периодически требовала налоговая в рамках камеральных проверок, поэтому мы сразу попросили инспектора предоставить нам заверенные копии данных документов. Так как объем документов был достаточно большим, инспектор сказала, что в течение 5 дней (сроки, установленные законодательством) мы можем подъехать в инспекцию и забрать копии. После окончания налоговой проверки мы обратились к инспектору с просьбой вернуть оригиналы, и все было возвращено без каких-либо дополнительных усилий с нашей стороны. Видимо, лишняя «макулатура» инспекции тоже не нужна, если, конечно, при проверке не обнаружены какие-либо недочеты и данные документы не передаются в следующие инстанции (суд, например).

На мой взгляд, если компания сомневается в возврате оригиналов, можно составить письмо-запрос в ИФНС в 2 экземплярах с текстом такого рода:

«Компания ООО “Ромашка” в рамках процедуры налогового контроля передала договор / контракт / акт / УПД и т.п. дата… № … и в связи с этим просит на основании п. 8 ст. 94 НК РФ предоставить в установленные законом сроки должным образом заверенные копии данных документов, а также в разумные сроки вернуть оригиналы в случае отсутствия оснований для передачи документов в последующие инстанции…».

Именно с таким письмом мы обращались в налоговую в нашем случае.

Мнение эксперта

По факту надобность в изъятых документах после проведения необходимых экспертиз отпадает, поэтому если налоговая их не возвращает, что случается крайне редко, – это может быть результатом халатности исполнителей или передачи изъятых документов заинтересованным органам с нарушением процедур, что не позволяет запросить их обратно.

Запросить оригиналы изъятых документов можно ориентировочно по истечении полугода путем направления официального запроса, т.к. именно такой срок отводится на проведение дополнительных экспертиз в рамках налоговой проверки.

Советы можно дать следующие.

  • В рамках проведения налоговой проверки выемка происходит только после отказа предоставить документы добровольно, поэтому при получении требования от налоговой лучше предоставить запрошенные документы самостоятельно, даже если основание вам кажется неубедительным, так как законодательство РФ не предусматривает оснований для оставления требования о представлении документов без исполнения.
  • Обязательно контролируйте соблюдение всех процессуальных требований при проведении выемки. Документы, полученные с нарушением требований закона, не могут быть использованы при осуществлении налогового контроля.
  • Имейте в виду, непредставление налогоплательщиком в течение более 2 месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов дает налоговым органам право определять суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
  • В случае запроса заинтересованными лицами изъятых документов, вы всегда можете предоставить заверенные налоговым органом копии с приложением копии протокола, в котором должен быть указан и описан каждый изъятый документ.

* * *

И, наконец, общее правило: если у вас на руках имеется протокол выемки (изъятия), заверенная копия изъятого документа и ответ с отказом вернуть такой документ, то этого «праздничного набора» хватит для того, чтобы избежать обусловленных отсутствием подлинников неприятностей. Во всяком случае, встречающиеся на практике попытки излишне ретивых чиновников и проверяющих наказать фирму за такое отсутствие документов успешно обжалуются в суд.

Сноски 7

  1. Часть 1 ст. 144 Уголовно-процессуального кодекса РФ (далее – УПК РФ). Вернуться назад
  2. Мы здесь не рассматриваем иные случаи, например, письменные требования госорганов, судебные постановления и т.п. Вернуться назад
  3. Далее – НК РФ. Вернуться назад
  4. Приложение № 19 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@. Вернуться назад
  5. Пункт 1 ст. 94 НК РФ. Вернуться назад
  6. Пункт 8 ст. 94 НК РФ. Вернуться назад
  7. Не отменена и применяется, см. постановление 15 Арбитражного апелляционного суда от 29.11.2016 № 15АП-17489/2016 по делу № А53-10501/2016. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Изъятие документов у организации полицией и их возврат

Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации изъятия документов и компьютеров организации сотрудниками МВД. При этом опись изъятого была оформлена в общем виде без конкретики, и теперь документы не могут получить обратно. Опытный адвокат поясняет детали, что в этой истории можно считать весомым нарушением и как это лучше обжаловать, а что укладывается в допустимые рамки. Как должна быть оформлена опись изъятого и как все упаковать. Кто может изымать документы и компьютеры. Как заполучить копии изымаемого. Что важно постараться сделать «принимающей гостей» организации и что отразить в протоколе. Как потом добиваться возвращения документов.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 2)

Как в заключенных договорах может быть урегулирован порядок обмена претензиями с контрагентами? В каких случаях он регулируется законодательством? Как обращаться с досудебными претензиями? Как грамотно реагировать на претензии потребителей ваших товаров, работ, услуг? Как рассчитать срок ответа на них? Что считается запросом дополнительной информации о товаре? Как относиться к документам от обществ защиты прав потребителей? Каковы реальные сроки исполнения запросов антимонопольных органов о рекламе при отсутствии регулирования данного аспекта в законодательстве? Что они могут потребовать? За что организацию могут оштрафовать вплоть до 200 000 рублей? Как составить мотивированное ходатайство о продлении сроков представления документов?

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 1)

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.

Изъятие документов у организации полицией и их возврат

Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации изъятия документов и компьютеров организации сотрудниками МВД. При этом опись изъятого была оформлена в общем виде без конкретики, и теперь документы не могут получить обратно. Опытный адвокат поясняет детали, что в этой истории можно считать весомым нарушением и как это лучше обжаловать, а что укладывается в допустимые рамки. Как должна быть оформлена опись изъятого и как все упаковать. Кто может изымать документы и компьютеры. Как заполучить копии изымаемого. Что важно постараться сделать «принимающей гостей» организации и что отразить в протоколе. Как потом добиваться возвращения документов.

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.