Описан опыт крупного производственного предприятия. На первом этапе на внутреннее электронное согласование перевели проекты приказов и распоряжений, на втором – локальных нормативных актов (должностные инструкции, положения о подразделении и др.) и части договоров.
Покажем, какие задачи при этом пришлось решить: с электронной подписью, маршрутами, этапами и сроками согласования, регламентированием процесса, доработкой функционала СЭД, отчетностью для оценки результативности.
Вы можете воспользоваться описанными в статье готовыми решениями и примерами.
В этой статье мы расскажем о своем опыте организации внутреннего согласования (визирования) документов в электронном виде.
Согласование документа (визирование) – это оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами 1. Внутреннее согласование необходимо в первую очередь для принятия решения руководителем о подписании / утверждении документа.
Какую электронную подпись использовать?
Для внутреннего согласования компания сама вправе решать, каким способом будет подтверждаться факт выполнения этой операции в электронном виде: простой или усиленной электронной подписью (ЭП). В этой статье мы не будем рассматривать виды электронных подписей. Отметим только, что менее затратным будет обеспечение задействованных в этом процессе сотрудников простыми электронными подписями: это не потребует обращения за платными услугами в удостоверяющий центр, ваша система электронного документооборота (СЭД) сможет формировать электронные подписи сама посредством использования кодов, паролей и иных средств 2. Собственно говоря, простую ЭП мы и используем в нашей компании:
- для внутреннего согласования любых документов и
- подписания только внутренних документов.
Порядок использования простой электронной подписи у нас описан в Регламенте работы в системе электронного документооборота, с которым под подпись ознакомлены все работники компании:
Пример 1. Фрагмент Регламента работы в СЭД
Имя и пароль к СЭД являются персональными и передаче не подлежат. Действия, выполняемые в СЭД под регистрационной записью участника СЭД, равнозначны личной подписи на бумажном носителе и являются юридически значимыми.
Согласование приказов и распоряжений
Согласовывать в электронном виде мы начали сначала приказы и распоряжения, регламентировав этот процесс в Положении о порядке организации делопроизводства следующим образом:
Пример 2. Фрагмент Положения о порядке организации делопроизводства
При организации работы исполнителя в СЭД согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
В случае отсутствия СЭД у согласующего работника согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа, в карточку документа в СЭД.
Для приказов и распоряжений мы разработали маршрут согласования как часть маршрута движения (см. Пример 6), который можно настроить в СЭД. При этом следует учитывать, что согласование может быть:
-
последовательным (очередному визирующему лицу проект документа передается только после отработки исполнителем замечаний предыдущего визирующего лица) или
-
параллельным (одновременное согласование возможно всеми участниками одного этапа согласования).
Вид согласования выбирает исполнитель, направляющий проект документа на согласование в СЭД, который руководствуется все тем же Положением о порядке организации делопроизводства:
Пример 3. Порядок согласования приказов и распоряжений в Положении о порядке организации делопроизводства
Для проектов приказов и распоряжений рекомендуется выбирать параллельно-последовательный тип согласования:
-
в первый этап согласования включаются руководитель подразделения-исполнителя и руководитель подразделения-соисполнителя (при наличии);
-
во второй этап согласования включаются руководители подразделений, работники, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
-
в третий этап согласования включаются заместители генерального директора или руководители прямого подчинения генеральному директору, курирующие затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) генеральным директором);
-
в четвертый этап согласования включается начальник юридической службы;
-
в пятый этап согласования включается начальник службы ДОУ.
В соответствии с правилами делопроизводства в результате согласования проекта документа человек принимает одно из следующих решений:
- согласовать – проект документа принят;
- согласовать с замечаниями – замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования;
- отклонить:
- по проекту документа имеются существенные, принципиальные замечания (например, в отношении состава исполнителей, сроков исполнения, объемов финансирования и др.) либо
- принципиальное несогласие с проектом документа;
- вопрос, по которому принимается решение, не входит в зону ответственности работника.
При согласовании в СЭД замечания по проекту документа вносятся в поле карточки документа или прикрепляются в виде файла (см. Пример 7).
Согласованный с замечаниями или отклоненный проект документа возвращается исполнителю для устранения замечаний, переоформления и, при необходимости, повторного согласования.
Сроки согласования, определенные Положением о порядке организации делопроизводства, также настроены в СЭД (по умолчанию там установлены максимальные сроки):
Пример 4. Сроки согласования в Положении о порядке организации делопроизводства
| № п/п |
Вид документа |
Срок согласования в СЭД |
| 1 |
Проекты приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности с приложениями справочного характера |
1-3 рабочих дня |
| 2 |
Проекты приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности с приложением локальных нормативных актов
(не более 50 страниц3) |
3-5 рабочих дней |
| 3 |
Проекты приказов по личному составу |
1 рабочий день |
| 4 |
Проекты распоряжений |
1 рабочий день |
