• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2019
  • Рубрика Современное делопроизводство

Согласование документов в электронном виде

  • 0 комментариев
  • 20 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Описан опыт крупного производственного предприятия. На первом этапе на внутреннее электронное согласование перевели проекты приказов и распоряжений, на втором – локальных нормативных актов (должностные инструкции, положения о подразделении и др.) и части договоров.
Покажем, какие задачи при этом пришлось решить: с электронной подписью, маршрутами, этапами и сроками согласования, регламентированием процесса, доработкой функционала СЭД, отчетностью для оценки результативности.
Вы можете воспользоваться описанными в статье готовыми решениями и примерами.



В этой статье мы расскажем о своем опыте организации внутреннего согласования (визирования) документов в электронном виде.

Согласование документа (визирование) – это оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами1. Внутреннее согласование необходимо в первую очередь для принятия решения руководителем о подписании / утверждении документа.

Какую электронную подпись использовать?

Для внутреннего согласования компания сама вправе решать, каким способом будет подтверждаться факт выполнения этой операции в электронном виде: простой или усиленной электронной подписью (ЭП). В этой статье мы не будем рассматривать виды электронных подписей. Отметим только, что менее затратным будет обеспечение задействованных в этом процессе сотрудников простыми электронными подписями: это не потребует обращения за платными услугами в удостоверяющий центр, ваша система электронного документооборота (СЭД) сможет формировать электронные подписи сама посредством использования кодов, паролей и иных средств2. Собственно говоря, простую ЭП мы и используем в нашей компании:

  • для внутреннего согласования любых документов и
  • подписания только внутренних документов.
См. статью «Как грамотно использовать электронную подпись» журнала № 7’ 2019
См. статью «Использование усиленной квалифицированной электронной подписи без ведома владельца: проблемы и их причины» журнала № 7’ 2019

Порядок использования простой электронной подписи у нас описан в Регламенте работы в системе электронного документооборота, с которым под подпись ознакомлены все работники компании:

Пример 1

Фрагмент Регламента работы в СЭД

Свернуть Показать

Имя и пароль к СЭД являются персональными и передаче не подлежат. Действия, выполняемые в СЭД под регистрационной записью участника СЭД, равнозначны личной подписи на бумажном носителе и являются юридически значимыми.

Согласование приказов и распоряжений

Согласовывать в электронном виде мы начали сначала приказы и распоряжения, регламентировав этот процесс в Положении о порядке организации делопроизводства следующим образом:

Пример 2

Фрагмент Положения о порядке организации делопроизводства

Свернуть Показать

При организации работы исполнителя в СЭД согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

В случае отсутствия СЭД у согласующего работника согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа, в карточку документа в СЭД.

Для приказов и распоряжений мы разработали маршрут согласования как часть маршрута движения (см. Пример 6), который можно настроить в СЭД. При этом следует учитывать, что согласование может быть:

  • последовательным (очередному визирующему лицу проект документа передается только после отработки исполнителем замечаний предыдущего визирующего лица) или
  • параллельным (одновременное согласование возможно всеми участниками одного этапа согласования).
Более подробно данный процесс мы описали ранее в статье «Опыт маршрутизации движения приказов» журнала № 5’ 2017

Вид согласования выбирает исполнитель, направляющий проект документа на согласование в СЭД, который руководствуется все тем же Положением о порядке организации делопроизводства:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.