• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2019
  • Рубрика Оформление документов

Оформляем служебные записки по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций к нему

  • 0 комментариев
  • 17 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Показали современные правила оформления всех реквизитов служебной записки и ее образец. Объяснили, почему происходит замена объяснительных, пояснительных, докладных записок на служебные.
Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 нацеливают службы делопроизводства на разработку электронных шаблонов и форм документов. Поэтому мы дали рекомендации по созданию служебных записок в виде электронных оригиналов в СЭД, объяснили, какие сроки хранения могут быть у служебной записки в зависимости от ее содержания, как от этого зависит выбор формы (электронная или бумажная), показали возможный состав метаданных.



Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-20161 закрепляют правила оформления организационно-распорядительных документов. Несмотря на небрежность разработки и недостатки в оформлении приложений, они нацеливают службы делопроизводства на разработку электронных шаблонов и унифицированных форм для создания электронных документов в статусе оригиналов. В Методических рекомендациях требования к тексту служебных записок специально не рассматриваются. Но в процессе внедрения ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы рекомендуем службам делопроизводства начинать унификацию и разработку электронных шаблонов и бланков с документов, которые массово составляются практически всеми сотрудниками организации, – например, со служебных записок.

Большинство из них имеют короткий (до 5 лет) срок хранения и вполне могут «жить» в качестве электронных оригиналов даже без распечатки на бумагу. И если обеспечить в системе электронного документооборота2 удобство их составления, маршрутизировать согласование и последующие операции, то служба делопроизводства существенно сэкономит дорогое рабочее время тех сотрудников, которые составляют такие документы, согласовывают их, ставят резолюцию и исполняют ее.

Рассмотрим типовой формуляр служебной записки с позиций управления документами, выявим необходимые реквизиты, атрибуты и метаданные для проектирования электронного шаблона или бланка.

Служебная записка во внутренних коммуникациях

Служебная записка в настоящее время стала играть роль универсального справочно-информационного документа, который составляют сотрудники организации. С помощью официальной служебной записки можно:

  • зафиксировать информацию, факты, события и передать ее непосредственному руководителю, «владельцу» и контролеру бизнес-процесса (ранее эту функцию выполняла информационная справка);
  • сформулировать предложения о том, как решить вопрос, усовершенствовать деятельность, и представить их на рассмотрение руководства организации (ранее эту функцию выполняла докладная записка, в которой обязательно должен был быть сформулирован проект решения);
  • объяснить руководству причины каких-либо действий, нарушений или бездействия, а также пояснить содержание какого-то основного документа, проекта решения или проекта локального нормативного акта, которые будут принимать органы управления организацией (ранее эту функцию выполняли объяснительная и пояснительная записки);
  • оформить предложения в рамках аттестации, повышения в должности или поощрения сотрудника (ранее эту функцию выполнял специальный документ кадрового делопроизводства – представление, этот вид документа остался в кадровой работе на государственной и муниципальной службе).

Работникам бывает сложно сориентироваться, в какой ситуации какую «записку» составлять, потому в процессе унификации и автоматизации служебные записки со временем «поглотили» другие виды «записок», упомянутые здесь. Но есть 2 исключения:

  • объяснительные записки все еще оформляются в кадровом делопроизводстве так же как и заявления, т.к. их составления в определенных ситуациях прямо требует Трудовой кодекс РФ;
  • а пояснительные записки являются частью многостраничных стратегий, концепций, аудиторских отчетов, а также сопровождают графические презентации проектов решений, подготовленных к заседаниям коллегиальных органов управления.

Таким образом, служебные записки стали основным документом в официальном общении сотрудника и его руководства (работодателя). Лучшей практикой является регламентация правил оформления служебной записки и других форм внутренней коммуникации в отдельном локальном нормативном акте организации – Правилах ведения внутренней регламентированной переписки. Этот документ обычно издается во исполнение требований Инструкции по делопроизводству и доводится до сведения всех сотрудников. Его можно опубликовать на внутреннем портале вместе с шаблоном (электронной формой) служебной записки, чтобы в любое время каждый сотрудник мог вспомнить правила и взять форму для создания служебной записки либо задействовать иные формы коммуникаций. В приказе об утверждении Правил ведения регламентированной внутренней переписки рекомендуем:

  • контроль за их соблюдением возложить на руководителей структурных подразделений,
  • а за службой делопроизводства оставить функцию методического руководства их применением.

Цель создания и типовой формуляр

Какие же сведения о служебной записке стоит включить в регламентный документ? Лучшие практики организаций показали, что до сведения всех сотрудников необходимо довести и управленческий, и делопроизводственный аспекты ее составления. Материалы этой статьи вы вполне можете использовать для разработки такого регламентного документа.

Служебная записка – справочно-информационный документ, адресованный руководству организации, информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место факте, явлении или событии, о выполненной работе и содержащий выводы и предложения автора.

Автором служебной записки может быть любой сотрудник организации, который:

  • составляет служебные записки прежде всего в рамках выполнения закрепленных трудовых функций и обязанностей;
  • имеет право составлять служебные записки в инициативном порядке или по указанию непосредственного руководителя;
  • несет ответственность за достоверность информации, т.к. служебная записка выполняет функцию доказательства;
  • адресует служебную записку непосредственному руководителю;
  • имеет право обращаться со служебной запиской к руководству организации, тогда согласовывает ее проект с непосредственным руководителем;
  • использует служебную записку исключительно во внутренних взаимосвязях с должностными лицами и подразделениями организации, не направляет и не публикует ее во внешней среде.

Служебная записка может оформляться:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.