Рекомендации по разработке примерных номенклатур дел для подведомственных структур

На сайте Росархива в марте 2019 года был опубликован новый документ – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций¹. И сейчас, в процессе разработки номенклатур дел на следующий 2020 год, он многим может пригодиться.

В Методических рекомендациях описана практика, которая уже давно хорошо зарекомендовала себя в деятельности уполномоченных органов в сфере архивного дела в субъектах Российской Федерации. Разработка номенклатуры дел – сложная организационно-методическая задача и даже научная задача, для решения которой у конкретных организаций практически никогда не бывает необходимых ресурсов. А использование примерной номенклатуры дел, которую для однородных (однотипных) организаций разрабатывают, как правило, специалисты государственных или муниципальных архивов, позволяет организациям при разработке своих номенклатур:

• брать из нее уже правильно сформулированные заголовки дел
• с уже определенными нормативными сроками хранения.

Подобный опыт используют и крупные корпорации, в которых службы делопроизводства для компаний холдинга разрабатывают примерные номенклатуры дел прежде всего по общим функциям управления и общим направлениям деятельности. Таким образом, новые Методические рекомендации будут интересны сотрудникам служб делопроизводства не только федеральных органов исполнительной власти, но и коммерческих организаций (хотя в тексте этого документа упоминаются только первые из них).

Зачем нужна примерная номенклатура дел

Примерная номенклатура дел, содержащая категории документов, дел и сроки их хранения и имеющая рекомендательный характер, служит хорошим методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры дел (конкретной организации). Установленные сроки хранения примерного состава дел в конкретную номенклатуру переносятся без изменений, а заголовки категорий дел (которые действительно служат примером) и индексы дел могут редактироваться (уточняться, разделяться и объединяться).

Примерная номенклатура дел обеспечивает не только качественное формирование дел в территориальных органах или подведомственных организациях, как сформулировано в Методических рекомендациях. Являясь классификационным справочником для отрасли (или для холдинга), она обеспечивает следующие преимущества:

• формирование и систематизацию документального фонда отрасли / холдинга на единых методических основах;
• закрепление результатов экспертизы ценности документов данного документального фонда (когда разрабатывается номенклатура дел, определяются сроки хранения документов в местах их создания и использования);
• документальный фонд формируется как управляемый актив отрасли / холдинга в виде совокупности документов – доказательств владения активами и законности всей деятельности;
• экономия времени на разработку конкретных (индивидуальных) номенклатур дел, упрощение взаимодействия с государственными и муниципальными архивами (для источников комплектования).

Обратите внимание на следующие положения Методических рекомендаций для федеральных органов:

• примерная номенклатура дел сначала визируется как проект, а потом утверждается приказом федерального органа (не указано, что лучше утверждать приказом первого руководителя);
• примерные номенклатуры для отрасли подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве.

В Методических рекомендациях, к сожалению, не отражен еще один актуальный аспект – правильное формирование документов и дел по организации и реализации государственных функций и оказания государственных услуг на местах. А, между прочим, анализ функциональных документных комплексов по государственным функциям и услугам, их наличие и качество позволило бы:

• обосновывать штатную численность и статьи бюджета (бюджетируются в настоящее время прежде всего госуслуги);
• сформулировать на основе документов реальные показатели оценки деятельности.

Организационный аспект разработки и внедрения примерной номенклатуры дел

За разработку примерной номенклатуры дел для подведомственных организаций, как правило, отвечает служба делопроизводства вышестоящей организации. Однако Методические рекомендации прямо эту ответственность не формулируют.

На практике и в федеральном органе государственной власти, и в крупной коммерческой организации примерная номенклатура дел может разрабатываться: