• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2019
  • Рубрика Оформление документов

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

  • 0 комментариев
  • 8 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий).
Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией?
Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить?
Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?



Мы получили целую группу вопросов об оформлении приложений к договорам. И ответы на них решили объединить в статью в надежде, что она поможет и вам.

Нумерация приложений к приложениям

На практике встречаются ситуации, когда к договору имеются приложения, у которых есть свои приложения. Например, приложением к договору часто оформляется производство определенных работ (на каждую группу работ или объект – собственное приложение), а уже какие-то их детали могут конкретизироваться в других типах приложений. И тогда возникает вопрос: как их нумеровать?

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Если к договору идет приложение 1 с описанием этапов работ и их стоимости, а в этом приложении мы ссылаемся на Техническое задание (ТЗ) и Бриф, то как нумеровать эти ТЗ и Бриф:

  • их можно сделать приложениями 2 и 3? если нет, то почему?
  • или лучше приложениями А и Б?

Если в тексте договора ссылок на «подприложения» нет, а упоминаются они только в основном приложении, то их можно считать дополнительными приложениями к приложению.

И тогда некорректно будет продолжать их нумерацию в формате основного приложения, сделав их № 2 и № 3. Ведь позже к договору, возможно, придется подписывать другие основные приложения (например, на новые объекты), и в результате нумерация будет выглядеть странной: в тексте договора будет отсылка к приложению № 1, но не будет к приложениям № 2 и 3, а затем будет упоминаться приложение № 4. Может возникнуть путаница, хотя явной ошибкой такой подход назвать нельзя.

Есть и другой риск, когда к договору имеется приложение № 1, «подприложение» к нему могут по невнимательности тоже назвать «приложение 1». И тогда появится два разных по содержанию приложения с одинаковым номером к одному договору. Вот это уже точно будет ошибкой.

Некоторые на практике дают «подприложениям» буквенную нумерацию «А», «Б», «В» и т.д. (иногда используют латинский алфавит), оставляя числовую нумерацию для основых приложений договора. Все это так же может запутать стороны. Например, когда у основного приложения № 1 есть «подприложение» А, это будет выглядеть нормально только пока к основному приложению № 2 не потребуется оформить первое «подприложение». Вы как его обозначите – тоже А?

Поэтому наиболее оптимальный вариант – отразить в нумерации всех приложений к договору их уровень / «этаж» по аналогии с тем, как нумеруют многоуровневые списки. Например, у основного приложения 1 «подприложения» будут иметь номера 1.1, 1.2 и т.д. (или 1.А, 1.Б), а у основного приложения 2 – «подприложения» 2.1, 2.2 (или 2.А, 2.Б). И тогда:

  • сразу будет видно, что является «подприложением», к какому основному приложению оно относится;
  • безболезненно можно будет оформлять очередные приложения 1 уровня: № 3, 4, 5 и т.д., при этом нумерация путаться не будет.

Как при этом оформлять отметку о приложении на них самих, показано в Примерах 1 и 2. Ссылаться в документах на эти «подприложения» можно будет стандартным образом: с указанием присвоенного 2-этажного номера, при этом не потребуется упоминать, к какому приложению относится это «подприложение» (см. Пример 3).

Пример 1

Отметка о приложении в «шапке» приложения к договору

Свернуть Показать

Приложение 1
к Договору от 17.09.2019 № 47

Пример 2

Отметка о приложении в «шапке» «подприложения» к приложению договора

Свернуть Показать

Приложение 1.1
к Приложению 1 от 01.10.2019
к Договору от 01.10.2019 № 47

Пример 3

Ссылка в документе на «подприложение» к договору

Свернуть Показать

В связи с нарушением условий п. 23 приложения 1.1 к договору от 01.10.2019 № 47 требуем предоставить…

Напомним, что при указании номера приложения и ссылки на него в тексте другого документа использовать знак «№ » не обязательно. А само слово «приложение» можно писать как с заглавной, так и с маленькой буквы. Поэтому корректным будет и «приложение 1», и «Приложение № 1». Главное – придерживайтесь единообразия.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.