• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2019
  • Рубрика Оформление документов

Документы на отпуск: составляем в Excel график на год, уведомления и приказы

Практик поделился своей методикой автоматизации при помощи Excel составления документов на отпуск: показал на примерах логику работы и какие функции этой программы можно задействовать. Объяснил, как можно собрать пожелания работников о дате отпуска в следующем году, как вести график отпусков в двух видах, как в течение года составлять конкретным работникам перед отпуском уведомления о его приближении и приказы на его предоставление.


График отпусков на каждый следующий год работодателю надо утверждать не позднее, чем за 2 недели до его начала. В 2019 году это надо сделать до 17 декабря включительно. А до этого момента надо собрать пожелания работников и оформить все как следует. Давайте вместе подумаем, что можно усовершенствовать в этом процессе, какие еще документы можно составить в Excel, чтобы облегчить себе работу в будущем.

Итак, необходимый минимальный пакет документов при отправке сотрудника в отпуск следующий:

  • график отпусков (показан в Примере 3);
  • уведомление (его форма и заполненный образец в Примерах 4 и 5);
  • приказ (Пример 6).

Для составления перечисленных документов мы в своей компании используем Excel. Для 2 из них есть унифицированные формы. Для себя в добавление к традиционному графику отпусков мы еще делаем более практичную таблицу в Excel. Причем, имея минимальные навыки, можно создавать аналогичным образом все эти документы. Покажем, как это сделать.

График и таблица отпусков

Унифицированная форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 г. ее применение, как известно, стало не обязательным. Организации могут утверждать собственные формы, более удобные для них.

Не секрет, что для проверяющих стандартная форма графика отпусков привычнее. Да и работодатели за столько лет с ней сроднились, т.к. с ее помощью:

  • удобно контролировать, сколько человек в одном подразделении уходит в отпуск;
  • видно дату начала отпуска каждого сотрудника;
  • можно вносить данные о переносе отпусков.

Однако на практике часто используют дополнительные графы, полезные работодателю для учета отпусков, которые целесообразно включить в свою усовершенствованную форму графика отпусков, например:

  • реквизиты и дата вручения уведомления о времени начала отпуска (столбцы 10* и 11* в Примере 1). Напомним: прежде чем издать приказ об отпуске по графику, необходимо известить о нем работника, и не просто так, а под личную подпись, да еще и не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомления рекомендуется нумеровать, это позволит контролировать их количество и очередность направления;
  • реквизиты приказа о предоставлении отпуска (столбцы 12 и 13 в Примере 1).
Пример 1

Форма таблицы отпусков работников на основании унифицированной формы с дополнительными графами

Свернуть Показать
Форма таблицы отпусков работников на основании унифицированной формы с дополнительными графами

Вы можете утвердить в своей организации форму графика отпусков с этими «расширенными возможностями». Хотя проверяющие довольно консервативны и часто с подозрением относятся к «усовершенствованным» унифицированным формам, ничего незаконного в этом нет, и вы сможете отстоять свою правоту при необходимости, ссылаясь на ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. Игра стоит свеч, ведь мы говорим об удобстве своей работы.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.