• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» ноябрь 2019
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Гриф ограничения доступа к документу

  • 0 комментариев
  • 4 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Расскажем, какие виды тайн и вариации оформления грифа ограничения доступа к документу в законодательстве существуют. Как работодателю правильно использовать гриф «Коммерческая тайна», чтобы потом иметь реальную возможность уволить любого работника, разгласившего соответствующую конфиденциальную информацию. Почему нельзя использовать гриф «Персональные данные» и какую ограничительную надпись можно ставить на документы, содержащие персональные данные работников. Какие коллизии и упущения есть в нормативной базе, как не повторить ошибок, допущенных в примерах ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нужно ли ставить гриф ограничения доступа не только на подписанных документах, но и на черновиках, проектах и сопроводительных документах. Почему важно указывать номер экземпляра. Как нанести гриф на электронный документ.


ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) летом 2018 г. сменил старый ГОСТ Р 6.30-2003. В новом стандарте появился реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», в предыдущем его не было.

Применение стандарта – для кого добровольно, а для кого и нет

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Закон № 162-ФЗ)1 стандартизация в Российской Федерации базируется на нескольких принципах, одним из которых является добровольность применения документов по стандартизации, другой принцип – обязательность применения документов по стандартизации действует только в отношении определенных объектов:

  • оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу;
  • продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством РФ иной информации ограниченного доступа;
  • продукции, сведения о которой составляют государственную тайну;
  • продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также связанных с такой продукцией иных объектов и процессов.

Получается, что не всегда ГОСТ носят рекомендательный характер.

Но если кто-то из читателей скажет, что применять в своей работе данный ГОСТ однозначно не нужно, то он будет неправ. Ведь иных правил оформления организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) для негосударственных организаций у нас нет, а руководствоваться все-таки чем-то надо (не изобретать же каждому свой велосипед). Чтобы легализовать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению ОРД именно в вашей компании и сделать их обязательными, необходимо издать внутренний документ организации, в котором эти правила и закрепить.

Заметим, что государственные организации обязаны следовать Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. В ее основу легли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Значит, для таких организаций обязательность применения правил, перекочевавших из стандарта в Примерную инструкцию, налицо.

Новый ли реквизит?

В ГОСТ Р 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» реквизит «гриф ограничения доступа к документу» был указан и соответственно были установлены правила его оформления. Он предусматривался и последующими стандартами об оформлении организационно-распорядительных документов: ГОСТ Р 6.38-902 и ГОСТ Р 6.30-973.

См. статью «Как изменится оформление документов по новому ГОСТ» в № 7’ 2018

Однако данный реквизит не был включен в ГОСТ Р 6.30-20034. Из него просто исключили некоторые положения и правила, которые регулировались законодательством РФ. Поскольку выполнение требований федеральных законов является обязательным, то и в ГОСТ Р 6.30-2003, который носил рекомендательный характер, данный реквизит просто не попал. Вот такая логика.

Отсутствие указанного реквизита в ГОСТ Р 6.30-2003 вовсе не означало, что его не надо было использовать. Подтверждением тому является его присутствие в терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-20135.

Основная функция реквизита «гриф ограничения доступа к документу» заключается в ограничении доступа к «особым» документам. Здесь уместно вспомнить положения Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) об обязанностях обладателя информации:

1) соблюдать права и законные интересы иных лиц;

2) принимать меры по защите информации;

3) ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Именно реквизит «гриф ограничения доступа к документу» и помогает обладателю информации выполнять возложенные на него законодательством РФ обязанности – он является важным элементом защиты документированной информации. Наверно, поэтому данный реквизит вернули в ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении ОРД. Но хорошо, что этот стандарт устанавливает рекомендуемые требования… и далее объясним почему.

Гриф, пометка или отметка?

Надо четко понимать, какой реквизит включать в свой ЛНА, например, инструкцию по кадровому делопроизводству.

Данный реквизит числится под одинаковым названием в перечисленных выше стандартах по делопроизводству – «гриф ограничения доступа к документу».

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.