• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» ноябрь 2019
  • Рубрика Практические рекомендации

Отпуск по графику: составляем документы в Excel

  • 0 комментариев
  • 3 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Практик поделился своей методикой автоматизации составления документов на отпуск при помощи Excel: показал на примерах логику работы и какие функции этой программы можно задействовать. Объяснил, как собирать пожелания работников о дате отпуска в следующем году; каким образом оптимальнее вести учет отпусков в течение года, когда приходят новые сотрудники или происходят другие изменения; как составлять уведомления конкретным работникам перед отпуском и приказы о его предоставлении.


График отпусков на каждый следующий год работодателю надо утверждать не позднее, чем за 2 недели до его начала. В 2019 году это надо сделать до 17 декабря включительно. А до этого момента надо собрать пожелания работников и оформить все как следует. Давайте вместе подумаем, что усовершенствовать в этом процессе, какие документы можно составить в Excel, чтобы облегчить себе работу в будущем.

Итак, необходимый минимальный пакет документов при отправке сотрудника в отпуск следующий:

  • график отпусков (показан в Примере 2);
  • уведомление (форма – в Примере 4, заполненный образец – в Примере 5);
  • приказ (Пример 6).

Для подготовки перечисленных документов мы в своей компании используем Excel. Для двух из них есть унифицированные формы. Для себя в добавление к традиционному графику отпусков мы еще делаем более практичную таблицу в Excel. Причем, имея минимальные навыки, можно создавать аналогичным образом все эти документы. Покажем, как это сделать.

График и таблица отпусков

Унифицированная форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 г. ее применение, как известно, стало не обязательным. Организации могут утверждать собственные формы, более удобные для них.

Не секрет, что для проверяющих стандартная форма графика отпусков привычнее. Да и работодатели за столько лет с ней сроднились, т.к. с ее помощью:

  • удобно контролировать, сколько человек в одном подразделении уходит в отпуск;
  • видно дату начала отпуска каждого сотрудника;
  • можно вносить данные о переносе отпусков.

Однако на практике часто используют дополнительные графы, полезные работодателю для учета отпусков, которые целесообразно включить в свою усовершенствованную форму графика отпусков, например:

  • реквизиты и дата вручения уведомления о времени начала отпуска (столбцы 10 и 11 в Примере 1). Напомним: прежде чем издать приказ об отпуске по графику, необходимо известить о нем работника, и не просто так, а под личную подпись, да еще и не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомления рекомендуется нумеровать, это позволит контролировать их количество и очередность направления;
  • реквизиты приказа о предоставлении отпуска (столбцы 12 и 13 в Примере 1).

Вы можете утвердить в своей организации форму графика отпусков с этими «расширенными возможностями». Хотя проверяющие довольно консервативны и часто с подозрением относятся к «усовершенствованным» унифицированным формам, ничего незаконного в этом нет, и вы сможете отстоять свою правоту при необходимости, ссылаясь на ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. Игра стоит свеч, ведь мы говорим об удобстве своей работы.

С другой стороны, далеко не всей информацией нужно делиться с проверяющими, поэтому можно оставить стандартную форму графика отпусков для проверяющих органов, вставив в нее необходимые графы, а в рабочем порядке вести отдельный файл в электронном виде в Excel, назвав его «таблица отпусков» (чтобы не путать с графиком). Какие плюсы у такого подхода? Начнем с чисто технических:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.