• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» декабрь 2019
  • Рубрика Технологии эффективности

Как организовать и провести новогодний корпоратив

Организация праздников часто ложится на плечи отдела кадров. Поэтому для hr-менеджеров приближающийся Новый год – ​это не только повод повеселиться, но и в каком-то роде стресс. Нужно подготовить и провести праздничное мероприятие, да так, чтобы оно устроило и понравилось всем – ​руководству, сотрудникам, клиентам. Мы составили для вас три памятки, которые помогут правильно организовать новогодний корпоратив, чтобы не было мучительно больно не только за себя, но и за других. Поговорим о часто совершаемых ошибках и о том, как их избежать. Что нужно учесть при планировании мероприятия, на что обратить особое внимание и о чем заранее позаботиться.



Любое корпоративное мероприятие проводится не просто так. Есть два пласта пожеланий заказчика (руководства) – осознаваемые и неосознаваемые. С первыми проще – вы можете о них спросить, представить себе, тщательно сформулировать по методике SMART-целей и довести до идеала (или хотя бы приблизиться к нему). А вот со вторыми сложнее – вы не можете знать то, что заказчик сам не знает. Но обязаны это высчитать и предугадать. Иначе неприятности неизбежны. Итак, вы получили от руководства компании задачу: организовать новогодний корпоратив.


Чек-лист. Как организовать новогодний корпоратив

Шаг 1. Собираем необходимую информацию:
сколько людей надо пригласить? Будет только руководство или все? Могут ли сотрудники брать с собой членов семей? Если да, то каких (например, всех, кроме малолетних детей). В итоге у вас должен получиться точный список. Он может по факту уменьшиться (кто-то не придет), но не должен увеличиваться (т.к. вы бронируете точное количество мест). Если есть шанс, что будут «сюрпризы», их необходимо заранее предвидеть и учесть еще на этапе планирования (насколько это возможно);
какова тематика мероприятия? Бывают корпоративы, совмещенные с обучением, выступлением руководства, развлекательной или обучающей программой, балом-маскарадом и т.д. В некоторых случаях от сотрудников требуется купить карнавальный костюм (или взять в аренду), подготовить какой-нибудь номер и т.д.;
где и когда планируется мероприятие? Многие топовые места бронируются чуть ли не с конца лета. Для выбора места необходимо понимать, что вас ожидает, какой нужен зал, аппаратура (например, большое количество музыкальной аппаратуры требует определенной мощности электрической сети, что не всегда доступно, поэтому часть помещений отпадет). Желательно получить не четкое место и дату (т.к. на эту дату это помещение может быть уже занято), а интервал дат и примерное пожелание к тому, что за помещение вы ищете;
какой бюджет планируется на мероприятие? В ресторанах есть понятие «средний чек», т.е. та сумма, в которую обойдется примерно на одного человека его участие в празднике. К этому необходимо добавить все прочие затраты (в том числе на развлекательную программу, непредвиденные расходы – не менее 10% и т.д.). Если же считать «по минимуму», то, скорее всего, в эту сумму вы не уложитесь, т.к. в последний момент всплывут какие-то неучтенные расходы, и вы выйдете за рамки бюджета. Поэтому изначально не старайтесь сделать бюджет минимальным, это возможно только тогда, когда каждый сам приносит то, что хочет, а праздник проходит непосредственно на рабочем месте.
каковы цели организатора? С этим вопросом может быть сложно. Публично декларируемые цели: порадовать сотрудников, мотивировать персонал, чтобы было «как у людей», «мы всегда так делали…». Неявные (скрытые) цели: подвести итоги года, выявить лояльных и нелояльных сотрудников, удержать тех, кто хочет уйти из компании, и т.д. Если повезет, и есть такая возможность, узнайте как можно больше у лица, принимающего решение, о том, зачем на самом деле ему нужен праздник, – это поможет более разумно потратить деньги, т.к. некоторые цели достигаются гораздо проще другими методами. Либо для достижения целей потребуется что-то дополнительное, что необходимо заранее запланировать и включить в программу.
Шаг 2. Планируем:
находим три варианта подходящих помещений (под выбранную концепцию мероприятия). Одно – чуть лучше, другое – чуть хуже, третье – оптимальное. Руководитель сам определится, какой из вариантов выбрать. Обычно место предполагает и меню – т.к. большинство ресторанов вряд ли согласятся на то, чтобы вы приносили «свое». Однако есть и другие варианты, когда вы арендуете только помещение, а еду заказываете отдельно в другом месте. Очень часто выбор места также завязан на то, какая будет развлекательная программа;
согласуем меню. Если есть возможность, проводим небольшой статистический опрос среди будущих участников мероприятия о том, чего бы им хотелось. Важно! Если бюджет маленький, нет смысла давать простор для фантазии. Если вместо рябчиков с ананасами и осетрины холодного копчения будет селедка под шубой и картофель с курицей, то участники, скорее всего, будут разочарованы. Поэтому если выбор уже понятен, то проводите опрос методом выбора предпочтений из тех блюд, которые предполагаются. В этом случае ожидания будут реалистичнее, а психологическая оценка мероприятия – выше. Постарайтесь учесть особые потребности сотрудников (аллергиков, веганов и пр.);
решаем вопрос с развлекательной программой. Какое оборудование требуется для проведения мероприятия? Что случится, если что-то пойдет не так. Необходимо еще на этапе планирования предусматривать дублирование некоторых устройств, скажем микрофонов. Иначе в ответственный момент выяснится, что владелец компании не может выступить, т.к. его никто не услышит. Очень важно, чтобы направленность программы соответствовала культурному уровню тех, кто будет ее смотреть;
продумываем дополнительные необходимые моменты. Если корпоративный праздник предполагает распитие алкогольных напитков – что сделать, чтобы и люди остались довольны, и чтобы неприятных последствий было как можно меньше? Например, организуем конкурсы, караоке, бег в мешках и т.д. – то, что занимает сотрудников и не дает чрезмерно увлечься только застольем. Можно также заранее включить в бюджет расходы на такси или специальный автобус, который развезет гостей по домам после мероприятия. Если среди руководства есть иностранцы – продумываем, как лучше организовать разъяснительную работу с персоналом о том, что нельзя приставать к ним во время праздника (у многих это не допустимо традициями). Если ваша вечеринка проходит в бассейне, то необходимо заранее предусмотреть, что внутри него нельзя пить вино в стеклянных бокалах (т.е. необходимо закупить пластиковые). Если по какой-то случайности артисты, исполняющие роль Деда Мороза и Снегурочки, застряли в пробке или заболели в последний момент – вы должны заранее позаботиться о возможности их замены и пр.

В процессе проведения часто что-то идет не так, как задумывалось. Это нормально, к этому необходимо быть готовым. Либо напитков и еды не хватило, либо развлекательная программа не понравилась кому-то, либо что-то произошло, что не планировалось. Большую часть этих проблем можно решить на месте. Хуже бывает, если всплывают детали, которые нельзя исправить здесь и сейчас. Например, если электрическая мощность не позволяет подключить необходимое звукоусиливающее оборудование. Если приглашенные артисты или другие специалисты задерживаются на другом мероприятии и в конце концов так до вас и не доедут. Если половина коллектива пришла в карнавальных костюмах, а вторая половина – в обычной одежде. В этом случае надо ориентироваться на месте и всегда иметь запасной план. Ну и по окончании мероприятия необходимо обязательно сделать выводы на будущее. Очень важно после корпоратива сесть и как следует, с холодной головой проанализировать, что получилось сделать хорошо, а что необходимо в следующий раз доработать и как. Сапер ошибается только один раз. Точно так же слишком серьезная ошибка может быть фатальной и привести к тому, что в этом месте вы больше не сможете работать. Но в любом случае даже из такой ситуации необходимо делать выводы и принимать меры к тому, чтобы больше подобных промахов не совершать.

Памятка. Частые ошибки и как их избежать

Это только на первый взгляд может показаться, что ошибку нельзя было предугадать и предупредить. Прочитайте книгу Александра Шумовича «Великолепные мероприятия» и ее продолжение «Смешать, но не взбалтывать» – многие оплошности уйдут в небытие, т.к. вы будете точнее знать, что следует делать и чего – не следует.

  1. Неправильно выбранное меню. Руководствуйтесь тем, чтобы людям было хорошо. Чтобы они вспоминали о празднике со светлыми чувствами. Это значит, что они должны быть сыты, еда должна быть вкусной (не обязательно дорогой). Напитков должно быть ровно столько, сколько необходимо. Если их меньше – придется спешно докупать (обычно по двойной-тройной цене) непосредственно в момент проведения праздника. А если больше – придется решать проблему транспортировки нетрезвых сотрудников по домам.
  2. Неверно подобранная развлекательная программа. Если вы затеваете бизнес-обучение – это как «торговля с нагрузкой». Люди не заинтересованы учиться, все их мысли только о предстоящем празднике. Если вы заказали развлекательную программу – необходимо, чтобы она подходила тем, кто ее заказал и кто в ней участвует. Есть культуральные и этические ограничения, которые не всегда очевидны. Скажем, один и тот же юмор одним людям смешон, а у других вызывает непреодолимое желание оказаться как можно дальше от этого места (если выходит за морально-этические нормы). Бывали случаи, когда охране приходилось удерживать разъяренных людей от того, чтобы они забросали артистов маринованными помидорами прямо с праздничного стола. Поэтому необходимо понять, подойдет ли ваша программа для коллектива или лучше выбрать что-то другое.
  3. Неправильные действия сотрудников. На Западе не принято во время подобных мероприятий подходить к руководству и вести слишком неформальные беседы. Поэтому, если в вашей компании в руководстве работают иностранцы, заранее примите необходимые меры для того, чтобы им тоже было комфортно. Проведите разъяснительную работу о том, как можно вести себя на мероприятии, а как – нет. Можно сделать это в виде информационного письма, которое рассылается перед корпоративным мероприятием. Или в неформальной беседе рассказать тем, кому необходимо, особенности поведения на подобных мероприятиях. А можно – через истории, которые как сплетня, рассказываются самим коллективом. Выберите тот вариант, который подойдет вашей компании больше всего.
  4. См. пример приглашения на празднование Нового года с основными правилами поведения в статье «Корпоративные праздники и как не испортить ими отношения в коллективе» в № 11’ 2018
  5. Выход за рамки норм морали. В известной песне «Люба – звезда Ютьюба» Семен Слепаков поет о женщине, которая выпила лишнего и стала совершать недопустимые поступки. Ее подруга сняла это на видео, выложила в Интернет, и видео набрало миллионы просмотров. Хотя эта ситуация вымышленная, однако в реальности нечто подобное бывает, и может принести участникам много неприятностей как в настоящем, так и в будущем. Поэтому необходимо четко продумать правила участия и при необходимости разослать их всем, кого это касается. Отдельное внимание необходимо обратить на то, что подобное видео позорит не только того человека, который на нем изображен, но и компанию в целом. Например, в Омске сотрудники сырной компании выложили в сеть видео, где они купаются в ванне с молоком, из которого потом делают сыр. Компания понесла огромные репутационные и финансовые убытки. Для того чтобы подобное не случалось, необходимо включить в инструкцию для участников пункт о том, что недопустима видеосъемка и последующее размещение материалов в Интернете. Это убережет от возникновения неловких ситуаций и поможет людям почувствовать себя свободнее, в то же время не переходя грани приличия.
  6. Желание угодить всем. Необходимо учитывать еще на стадии планирования мероприятия, что понравиться всем не удастся. Что бы вы ни сделали, всегда найдутся те, которые скажут, что можно было бы сделать лучше. Поэтому, проводя какие-либо опросы, формулируйте вопросы так, чтобы получать те ответы, которые вам нужны. Иначе вместо бюджетного меню и программы вы получите пожелания закупить черную икру и самые дорогие напитки и пригласить самых знаменитых звезд. Лучше давайте выбор между 2–3 вариантами. Объясняйте недовольным, что у мероприятия есть бюджет и рамки. Обещайте, что в следующем году будет лучше (обещания необходимо сдерживать, поэтому не говорите того, что не сможете выполнить). Помните, что психологическая оценка успешности мероприятия – это ожидания минус то, что получилось на практике. Поэтому, если вы в целом провели неплохой корпоратив, но ожидания были сказочными, психологическая оценка уйдет в минус, и вы получите море негатива в свой адрес. А вот если ожидания были скромными, и вам удалось их хотя бы немного превзойти, то успех будет значительно выше, чем в первом случае.
  7. Отсутствие «Плана Б». Всякое может случиться. Может неожиданно заболеть артист, исполняющий роль Деда Мороза, отключиться электроэнергия, закрыться заранее забронированный ресторан и т.д. Большую часть таких неприятностей можно исправить, но это потребует труда и дополнительных денег. Поэтому заранее продумывайте то, что реально может пойти не так, и предпринимайте необходимые меры для того, чтобы все шло по плану. Иначе сюрпризов не миновать.
  8. Жесткие выводы со стороны руководства по итогам корпоратива. Мало кому понравится, если его раскритикуют, оштрафуют или и вовсе уволят за то, как он вел себя на корпоративе. Пусть вопросы соблюдения порядка решает профессиональная охрана. Руководство не должно делать каких-либо выводов о сотрудниках, иначе в следующий раз они просто не придут на подобный «праздник».

Рекомендации по организации праздника

  1. Назначить «главного» по мероприятию. Причем не просто ответственного человека, но и того, у кого есть полномочия «подчинить» себе топ-менеджеров. Желательно, чтобы на празднике присутствовал и самый главный человек в компании, т.к. простому сотруднику не всегда удается это сделать. А в случае его присутствия авторитет руководства сыграет в плюс «главному» по корпоративу.
  2. Провести предварительный отбор и цензуру развлекательных номеров, музыки, обучающих программ и т.д. Нередки случаи, когда человек, не знающий иностранного языка, понятия не имеет о том, о чем поется в той или иной песне. Но это можно легко выяснить, посмотрев в Интернете перевод. Иначе сотрудники, которые свободно владеют иностранным языком, могут почувствовать себя неудобно, когда содержание песни совершенно не соответствует тематике праздника. Некоторые номера могут не пройти цензуру по эстетическим или морально-нравственным соображениям, например, если на корпоратив допускаются несовершеннолетние дети сотрудников, шутки ведущего праздника не должны быть пошлыми или доступными только взрослой аудитории.
  3. Продумать тайминг и средства для того, чтобы его выдерживать. Часовая речь руководителя вряд ли будет уместна на празднике. Помогите ему составить ее и заранее отрепетировать. Договоритесь о том, чтобы она не удлинялась, объясните, почему это важно.
  4. Создать праздничную атмосферу. Люди не должны скучать! Можно сделать пробные прогоны (репетицию) мероприятия на небольшую выборку сотрудников, чтобы понять, понравится оно или нет. Это поможет избежать проблем с неправильным выбором ведущего, сценария, музыки, номеров и т.д. еще на подготовительном этапе. Чем выше стоимость мероприятия, тем серьезнее необходимо относиться даже к мелким деталям.
  5. Проверить качество кухни. Необходимо не только прочитать меню, но и по мере возможности попробовать. Еда должна быть свежей, безопасной, не вызывать проблем с пищеварением, давать возможность выбора.
  6. Продумать вопросы безопасности. На корпоративе не должно быть посторонних. Будет очень неприятно, если праздник омрачится тем, что у кого-то пропадет смартфон или кошелек.
  7. Начать подготовку заранее, не откладывая на последний момент. Во-первых, чем ближе к новогоднему празднику, тем меньше свободных площадок останется. Во-вторых, в спешке вы не учтете какие-то необходимые моменты, и это обязательно потом выльется в неприятности, которых при нормальной организации можно было бы избежать.
  8. Создать у будущих участников мероприятия желание в нем участвовать. Люди должны с нетерпением ждать корпоратива и с удовольствием вспоминать о нем весь последующий год. Это означает – не затягивать, не перегружать официальной частью, сделать интересным, запоминающимся и приятным. Своевременно информируйте о том, что будет на корпоративе, чтобы потом не выяснять, почему многие сотрудники отсутствуют.

Главное – помнить о цели проведения мероприятия и не совершать досадных ошибок, которых можно легко избежать, если продумать все заранее. Воспользуйтесь для этого нашими советами. Удачи вам и хорошего настроения! С наступающим Новым годом!

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.