• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2020
  • Рубрика Архивное дело

Как составить сводные учетные сведения об архивном фонде организации, который хранится децентрализованно

По окончании года мы стараемся подвести его итоги. В этой статье практик рассказывает об опыте крупного производственного предприятия по организации централизованного учета архивного фонда, который хранится децентрализованно: в двух специализированных архивах, еще в некоторых структурных подразделениях без их передачи в архив (внутри головного офиса) и филиалами.
Вы узнаете: как организации регламентировать подобную конструкцию и что считать архивными документами юрлица, какие учетные документы надо вести всем этим подразделениям и как можно ежегодно собирать с них информацию о накопившихся архивных документах.



Договоримся о понятиях

Нам важно понять, что мы будем считать архивным фондом компании, учет которого нам надо организовать. Потому начнем с терминологии.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации…

109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд…

2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению…

2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

На стадии делопроизводства документация, входящая в документальный фонд организации, формируется в дела в соответствии с номенклатурой дел. И только те документы, которые переданы на архивное хранение (со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно, и по личному составу), считаются архивным фондом организации. Это классика жанра, основанная на нормативных правовых актах.

Некоторые подразделения не хотят расставаться со сгенерированными ими документами вне зависимости от их «возраста» и срока хранения, им важно иметь их всегда «на расстоянии вытянутой руки». У нас такие подразделения есть. Мы пошли им навстречу и разрешили хранить на «их территории» созданные ими документы со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно (т.е. фрагмент архивного фонда нашей организации). Но в обмен на эту любезность обязали их выполнять часть функций классического архива.

Другие подразделения наоборот – хотят передавать в архив документы с меньшим сроком хранения, чем 10 лет. Такие документы мы тоже принимаем в архив по согласованию с его руководителем на так называемое депозитарное хранение. При этом допускается их передача в архив по сдаточным описям, без внесения сведений в обычные учетные документы архива. Такие документы, даже находясь в архивохранилище, не входят в архивный фонд организации.

Учет архивных документов организации

К задачам архива, планируемым на конец года, кроме согласования сводной номенклатуры дел и составления графика передачи документов на хранение в архив, мы относим также централизованный учет документов архивного фонда организации. Хотя данную последнюю задачу можно решать и по окончании года в самом начале следующего года.

На мой взгляд, учет архивных документов – это одна из наиболее важных задач архива. Независимо от того, хранятся архивные документы в архиве или в структурных подразделениях, которые их же и выпускают, учесть нужно все!

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.