По окончании года мы стараемся подвести его итоги. В этой статье практик рассказывает об опыте крупного производственного предприятия по организации централизованного учета архивного фонда, который хранится децентрализованно: в двух специализированных архивах, еще в некоторых структурных подразделениях без их передачи в архив (внутри головного офиса) и филиалами.
Вы узнаете: как организации регламентировать подобную конструкцию и что считать архивными документами юрлица, какие учетные документы надо вести всем этим подразделениям и как можно ежегодно собирать с них информацию о накопившихся архивных документах.
Договоримся о понятиях
Нам важно понять, что мы будем считать архивным фондом компании, учет которого нам надо организовать. Потому начнем с терминологии.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации…
109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд…
2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению…
2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
до и после изменения территориальных границ деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.
На стадии делопроизводства документация, входящая в документальный фонд организации, формируется в дела в соответствии с номенклатурой дел. И только те документы, которые переданы на архивное хранение (со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно, и по личному составу), считаются архивным фондом организации. Это классика жанра, основанная на нормативных правовых актах.
Некоторые подразделения не хотят расставаться со сгенерированными ими документами вне зависимости от их «возраста» и срока хранения, им важно иметь их всегда «на расстоянии вытянутой руки». У нас такие подразделения есть. Мы пошли им навстречу и разрешили хранить на «их территории» созданные ими документы со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно (т.е. фрагмент архивного фонда нашей организации). Но в обмен на эту любезность обязали их выполнять часть функций классического архива.
Другие подразделения наоборот – хотят передавать в архив документы с меньшим сроком хранения, чем 10 лет. Такие документы мы тоже принимаем в архив по согласованию с его руководителем на так называемое депозитарное хранение. При этом допускается их передача в архив по сдаточным описям, без внесения сведений в обычные учетные документы архива. Такие документы, даже находясь в архивохранилище, не входят в архивный фонд организации.
Учет архивных документов организации
К задачам архива, планируемым на конец года, кроме согласования сводной номенклатуры дел и составления графика передачи документов на хранение в архив, мы относим также централизованный учет документов архивного фонда организации. Хотя данную последнюю задачу можно решать и по окончании года в самом начале следующего года.
На мой взгляд, учет архивных документов – это одна из наиболее важных задач архива. Независимо от того, хранятся архивные документы в архиве или в структурных подразделениях, которые их же и выпускают, учесть нужно все!
Порядок ведения первичных учетных документов полно и в доступной форме приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов…
3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
список фондов (приложение № 12);
лист фонда (приложение № 13);
опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);
реестр описей (приложение № 19).
Указанный в п. 3.6 Правил перечень основных учетных документов является обязательным минимумом, который позволяет фиксировать какие-либо движения архивных документов:
- в книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов;
- в список фондов вносятся все фонды организации, если их более 1;
- лист фонда составляется на каждый архивный фонд, в нем учитываются все описи дел, документов фонда;
- в описи дел, документов учитываются все единицы хранения в соответствии с принятой систематизацией;
- реестр описей ведется при наличии в архиве организации 2 и более описей дел, документов.
К вспомогательным учетным документам мы добавили журнал выдачи архивных дел, документов во временное пользование (Пример 4), в который последовательно вносится каждая выдача во временное пользование и возврат дел, документов.
Если рассматривать вопрос о необходимости ведения основных учетных документов для архивов и подразделений, которые осуществляют самостоятельное архивное хранение выпущенной документации, то мы пошли следующим путем:
Таблица 1. Какие учетные документы ведут подразделения, осуществляющие архивное хранение
Перечисленное в Таблице 1 относится к внутреннему учету архивных документов.
Если ваша организация является источником комплектования государственного, районного или городского архивов и поэтому обязана в соответствии с Регламентом государственного учета...
