18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449). Также приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению данного Перечня. Эта Инструкция зарегистрирована Минюстом РФ 13.02.2020 под № 57488, она вступила в силу 25.02.2020.
Кроме того, 12.03.2020 Росархив опубликовал на своем официальном сайте Разъяснения по внедрению нового Перечня (они короткие, всего несколько абзацев). С этой информацией можно ознакомиться в разделе «Новости».
Предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
В период с 2010 по 2019 год происходили изменения в российском законодательстве, образовывались новые виды документов, отменялись старые, устанавливались и изменялись сроки хранения документов. А Перечень должен оперативно отражать изменения, касающиеся видов документов и сроков их хранения. Росархивом проводилась работа по внесению в него изменений вплоть до 2016 года.
Но в 2016 году Росархив вышел из подчинения Минкультуры России. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 было утверждено Положение о Росархиве, в частности ему были переданы функции по утверждению перечней типовых архивных документов (а Минкультуры России эти полномочия утратило). Поэтому Росархив не мог вносить изменения в нормативный документ, утвержденный другим федеральным органом исполнительной власти. А Минкультуры России не могло вносить изменения в свой приказ, т.к. утратило полномочия по реализации государственной политики в сфере архивного дела. Поэтому с 2016 года изменения в Перечень 2010 г. вноситься не могли.
Переработанный Перечень сейчас утвержден Росархивом как новый документ. При этом есть планы по разработке в электронном виде Реестра вместо бумажного Перечня. Так что следующую модификацию Перечня есть надежда получить уже в более удобном для использования виде.
В связи с вводом в действие нового Перечня старый был отменен, поэтому руководствоваться им с 18.02.2020 нельзя!
Инструкцией по применению Перечня 2019 г. установлено, что новый Перечень является нормативным правовым актом, его регистрация Минюстом России также подтверждает этот статус. Данный документ обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов:
- экспертными комиссиями, экспертно-проверочными комиссиями;
- делопроизводственными службами;
- архивными службами.
Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы мы будем делать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?
Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.
Это было логическое рассуждение, а теперь обратимся к нормативным документам, регламентирующим работу делопроизводственных служб:
- в пункте 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) сказано, что «в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждению»;
- пунктом 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) установлено, что «в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново».
Руководствуясь данными нормативными документами, можно сделать вывод, что переработку номенклатуры делать не обязательно. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.
А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.
Таким образом, внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.
Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня?
Начиная с 18.02.2020 мы должны руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью:
-
составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив;
-
выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
