При увольнении или в любой момент по требованию работника, который выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сведения о его трудовой деятельности. Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Она обязательна и, по своей сути, является частично заменой бумажной трудовой книжки. Причем по содержанию и правилам заполнения она очень схожа с СЗВ-ТД. Расскажем, как оформить этот документ, если работник подал заявление на увольнение. Какие данные туда включать? С начала работы у данного работодателя или только за 2020 год? Надо ли выдавать сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он не написал заявления о выборе электронной трудовой книжки? Какая ответственность грозит работодателю за невыдачу?
Форма СТД-Р и правила ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Документ опубликован 25.02.2020, вступил в силу 07.03.2020 и уже накопил немало вопросов по его применению. Рассмотрим главные из них.
Когда и кому выдавать форму СТД-Р
Сведения по форме СТД-Р должны выдавать все работодатели, у которых есть трудящиеся по трудовым договорам, в том числе индивидуальные предприниматели (ИП), адвокаты, нотариусы, которые занимаются частной практикой, главы крестьянских (фермерских) хозяйств. Причем независимо от формы собственности и количества сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения).
Выдавать сведения по форме СТД-Р обязательно только тем работникам, которые выбрали ведение трудовой книжки в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Работник (в том числе дистанционный, совместитель или надомник) обязан их получить:
- при увольнении – в последний рабочий день;
- по запросу – в течение трех рабочих дней после подачи заявления о выдаче.
Нужно ли выдавать при увольнении СТД-Р сотруднику, который:
- не писал заявление о ведении электронной трудовой книжки или
- выбрал продолжение ведения трудовой книжки на бумаге?
Нет, не нужно. При увольнении работодатель в последний день работы сотрудника обязан:
1) выдать ему на руки бумажную трудовую книжку или
2) предоставить сведения о трудовой деятельности, если он отказался от ведения бумажной трудовой.
А значит, если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге или подал с просьбой сохранить ее, выдать ему при увольнении нужно лишь бумажную трудовую книжку (ст. 66.1 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Кто и как должен оформлять документы по форме СТД-Р
Поскольку недавно утвержденная форма СТД-Р является продолжением серии обязательных форм по ведению электронных трудовых книжек, логично передать полномочия по выдаче сведений по форме СТД-Р работнику, который отвечает в организации за бумажные трудовые книжки и/или заполняет отчет по форме СЗВ-ТД. В этом случае он с большей долей вероятности не допустит ошибок. Для передачи обязанности по выдаче документов по форме СТД-Р составьте приказ, содержащий данные о назначении такого ответственного лица и (при необходимости) внесите изменения в его должностную инструкцию и/или трудовой договор.
Форму СТД-Р работодатель может выдавать как в бумажном, так и электронном виде. Какой вариант выбрать, решаете не вы, а работник, указав в заявлении – лично или электронным способом на электронный адрес работника (ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.3 Порядка заполнения).
Напомним, что бумажную форму нужно заверить подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии). Электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (см. п. 2.7 Порядка заполнения).
Как правильно заполнить форму СТД-Р
Форма СТД-Р состоит из четырех групп сведений:
1) о работнике – вносите сюда все персональные данные о сотруднике из имеющихся в организации кадровых документов. Например, из личной карточки. Остальное заполните из документа, который подтверждает регистрацию работника в системе персонифицированного учета ПФР (постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п);
2) касающиеся работодателя – сюда все данные можно перенести из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
3) про подачу заявления о способе ведения трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности;
4) о трудовой деятельности.
Ниже подробно рассмотрим порядок заполнения всех разделов и строк данной формы. Начнем с первого раздела: «Сведения о работнике» (образец заполнения см. в Примере 1).
Пример 1. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работнике»
«Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)»: заполняйте сведения на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Поле «Отчество», соответственно, заполняйте при его наличии.
«Дата рождения»: поставьте дату рождения сотрудника в формате «ХХ» месяц ХХХХ года.
«СНИЛС»: укажите страховой номер индивидуального лицевого счета работника. Напомним, он состоит из 11 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.
Теперь переходим ко второму разделу – «Сведения о работодателе» (образец его заполнения см. в Примере 2).
Пример 2. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работодателе»
«Регистрационный номер в ПФР»: укажите регистрационный номер, который присвоили организации при регистрации в ПФР. Он состоит из 12 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.
«Работодатель (наименование)»: приведите полное наименование компании в соответствии с уставом или иным учредительным документом (выпиской из ЕГРИП). Например, «Общество с ограниченной ответственностью “РАБОТОДАТЕЛЬ”». Если работодатель ИП, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства – укажите его Ф.И.О. полностью, без сокращений, в полном соответствии с документом, удостоверяющим личность. Например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».
«ИНН»: возьмите его из данных о постановке на учет в налоговой инспекции.
«КПП»: приведите код причины постановки на учет (он берется из того же документа). КПП состоит из девяти цифр. Работодателям-физлицам он не присваивается, потому в СТД-Р его не указывайте.
Затем идет третий раздел «Сведения о подаче заявления о способе ведения трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности» (см. образец заполнения в Примере 3).
Пример 3. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Строка «Дата подачи»: заполняется, только если работник подавал заявление:
- о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ);
- предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
Если сотрудник сделал выбор в пользу бумажной книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо поставить в следующую строку – «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».
Далее переходим к разделу «Сведения о трудовой деятельности». Приведите данные о периоде работы сотрудника в вашей организации (п. 2.6 Порядка заполнения). Причем отразить надо все кадровые мероприятия от приема на работу до увольнения, включая подачу заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Каждое кадровое мероприятие пишется в отдельной строке. Все события должны быть указаны с момента начала работы строго в хронологическом порядке.
Мы уже говорили, что выдавать документ по форме СТД-Р нужно только работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки:
- в день увольнения. В этом случае, повторим: указываете все кадровые мероприятия в отношении этого работника в вашей организации вплоть до увольнения (см. образцы заполнения в Примерах 4–6);
- продолжающему трудиться у вас работнику и письменно запросившему предоставить сведения о его трудовой деятельности. Например, чтобы получить субсидию или чтобы одобрили кредит. В этом случае так же указываются все кадровые мероприятия по сотруднику у данного работодателя.
Заявление может быть подано работником не только путем личного вручения на бумаге, но и по электронной почте (п. 1.3 Порядка заполнения). Указывать причину такого запроса в заявлении работник не обязан (см. Пример 3). Выдать документ по форме СТД-Р нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Значит, если работник пишет заявление в четверг 30.04.2020 с просьбой предоставить сведения о его трудовой деятельности, последний день, когда работодатель должен предоставить сведения – пятница 08.05.2020, потому что с 01.05.2020 по 05.05.2020 длятся первые майские праздники.
В графе 1 данного раздела ставится порядковый номер события в хронологическом порядке. В графе 2 – дата соответствующего мероприятия. А в графе 3 – наименование, взятое из п. 2.4 Порядка заполнения (с 1 по 5 аналогичны тем, что нужно писать в СЗВ-ТД, см. Таблицу 1). Код указывать не нужно.
Таблица 1. Какие кадровые мероприятия указывать в форме СТД-Р
В графу 4 впишите наименование должности (профессии), специальность, квалификацию, конкретный вид поручаемой работы в точном соответствии со штатным расписанием. Если работа дает право на льготы или подразумевает установленные государством ограничения, то наименования должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам и положениям профстандартов (ст. 57, 195.3 ТК РФ).
Структурное подразделение указывайте, только если условие о работе в конкретном подразделении прописано в трудовом договоре. Если нет, то и упоминать его нет нужды.
По аналогии с заполнением отчета по форме СЗВ-ТД: если человек трудится на условиях совместительства, отразить это необходимо в графе 3 (добавить «совместитель») или в графе 4 («по совместительству») (см. образец в Примере 4).
Пример 1. Фрагмент заполнения формы СТД-Р в случае, если увольняемый работник трудился на условиях совместительства
Если работнику установили вторую (следующую) профессию, специальность или иную квалификацию, то в графу 4 внесите разряды, классы или категории этой профессии, специальности или уровня квалификации. Например, классный чин (п. 2.4 Порядка заполнения) (см. как заполнено в Примере 5).
Пример 5. Фрагмент заполнения формы СТД-Р в случае, если увольняемому работнику была установлена вторая профессия
Если трудовой договор прекращаете из-за того, что сотрудник по приговору суда лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, укажите в графе 4, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать или какой деятельностью лишен права заниматься (ст. 47 УК РФ, п. 2.4 Порядка заполнения).
Графу 5 обязательно заполнять нужно будет только со следующего года (01.01.2021) и только если применяете профстандарты. В этом случае следует указать соответствующий код, который состоит из семи цифро-буквенных знаков в формате ХХ.ХХХ-Х-Х, где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, – код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта) с обобщенной трудовой функцией, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
- последние два (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
Например, если мы обратимся к профстандарту «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н, то код будет таким, как показано в Таблице 2.
Таблица 2. Код для заполнения графы 5 в форме СТД-Р по профстандарту «Специалист по управлению персоналом»
Графу 6 заполняйте при увольнении работника. Впишите без сокращений причину, по которой трудовой договор прекращен, с указанием статьи-основания, как обычно это делалось в бумажной трудовой книжке в соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона (см. п. 2.4 Порядка заполнения).
В графе 7 с заглавной буквы впишите конкретный документ, который выступил основанием для приема, перевода или увольнения сотрудника. А в графах 8–9 – его реквизиты (дату и номер). Дату пишите в формате ДД.ММ.ГГГГ. Номер – без знака «№». Общие требования к заполнению формы указаны в п. 2.4 Порядка заполнения.
Графа 10 заполняется, если сведения о трудовой деятельности были отменены или скорректированы (исправлены). В этом случае вся строчка копируется по аналогии с заполнением отчета по форме СЗВ-ТД и в графе 10 ставится знак «X». Затем уже идет строка с верными данными (см. образец из Примера 6).
Пример 6. Фрагмент заполнения формы СТД-Р в случае исправления неверной записи об увольнении работника
Заполненные сведения нужно заверить (п. 2.7 Порядка заполнения):
- подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии), если выдаете их работнику на бумаге;
- усиленной квалифицированной электронной подписью – в электронном виде.
Рассмотрим для примера ситуацию, когда работник написал заявление работодателю с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности в условиях, когда за период его работы наименование работодателя было изменено. А значит, помимо кадровых мероприятий в форме СТД-Р нужно отразить и изменение наименования работодателя (см. Пример 7):
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 – дата, с которой изменили наименования работодателя;
- в графе 3 указывается «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
- в графе 4 пишем старое наименование организации, с какого числа оно поменялось и новое наименование работодателя;
- в графах 7–9 отражаем реквизиты приказа (распоряжения), иного решения или документа об изменении наименования работодателя.
Пример 7. Образец заполнения сведений о трудовой деятельности работника, который не увольняется (в случае переименования организации)
Ответственность за непредоставление сведений о трудовой деятельности
Итак, работник отказался от бумажной трудовой книжки, а работодатель обязан при увольнении выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, которые, по сути, заменяют бумажную книжку (ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если компания этого не сделает, ей грозит ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:
- для должностных лиц (и ИП) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для организаций – предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Аналогичная ответственность грозит, если работодатель не выдаст сведения по форме СТД-Р по заявлению работника.
Кроме того, в отношении выдачи сведений по форме СТД-Р при увольнении действуют те же правила, что и для бумажной трудовой книжки. Напомним, если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в день увольнения работника, то у работодателя возникает обязанность возместить сотруднику не полученный им заработок за время такой задержки (абз. 4 ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Поэтому, если по каким-то причинам невозможно выдать сведения по форме СТД-Р, составьте уведомление в произвольной форме (по аналогии с бумажной книжкой) и направьте его работнику почтой – заказным письмом с уведомлением и описью (или другим способом, который позволит доказать факт его отправки). Укажите в уведомлении, что работник должен явиться за ней или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте (см. образец, который мы привели в Примере 8). После отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Пример 8. Уведомление работнику о необходимости явиться за сведениями по форме СТД-Р или разрешить отправить данный документ по почте
