• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2020
  • Рубрика Современное делопроизводство

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось.
Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.



Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18 февраля 2020 года в статусе нормативного правового акта.

А Перечень 2010 г. утратил силу2. В связи с разъяснениями, опубликованными на сайте Росархива 12.03.20203, все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве даже до издания приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, должны определяться по Перечню 2019 г. (за исключением тех документов, которые на 18.02.2020 уже были внесены в утвержденные описи дел при их подготовке к передаче в архив и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4’ 2020
Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4’ 2020

Напоминаем, что в номенклатуру дел на 2020 год (утвержденную до вступления в силу нового Перечня) необходимо внести изменения, касающиеся сроков хранения дел и нормативных ссылок на соответствующие статьи Перечня 2019 г. А если во «входных» формах СЭД с целью реализации функции управления документами заполнялись поля «срок хранения» или «номер дела по номенклатуре дел», то потребуется и доработка соответствующих классификаторов, которые поддерживаются в СЭД. Сейчас придется актуализировать номенклатуру дел на 2020 год, зато готовить ее на следующий 2021 год будет легче.

См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4’ 2020

Статегический взгляд на новый Перечень

Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие перечни типовых документов со сроками хранения, устанавливает нормативные сроки хранения документов, которые создаются по универсальным (типовым) функциям управления, общим для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, а также для индивидуальных предпринимателей. С целью разъяснения порядка применения нового Перечня была разработана Инструкция по его применению4 в качестве сопутствующего самостоятельного нормативного правового акта.

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4’ 2020

В Перечне 2019 г. сократилось число статей с постоянным сроком хранения документов и отметкой ЭПК. Более того, при применении примечаний к статьям со сроком хранения «постоянно» фактически увеличивается число статей со сроком «до ликвидации организации». Отсутствуют статьи со сроком 3 года ЭПК. А срок 5 лет ЭПК встречается гораздо реже, чем в Перечне 2010 г.

Сократилось число самостоятельных статей с перепиской – она включена в статьи вместе с основными документами по тому или иному вопросу деятельности, т.е. в комплексы документов с единым сроком хранения, что повлияет на формирование дел. Например, в договорной работе дела формируют в настоящее время преимущественно по принципу досье, т.е. всем видам и разновидностям документов с разными сроками хранения, подлинникам и копиям, но возникшим по одному и тому же вопросу, присваивают одинаковый срок хранения с целью обеспечения полноты доказательств и закрепления одного места их ответственного хранения.

Типовые сроки хранения документов не зависят от формы их представления (бумажная или электронная), которая даже не отражается в графах Перечня 2019 г. «Срок хранения документа» и «Примечания». Таким образом, сроки хранения в связи с формой представления документов:

  • могут быть зафиксированы в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, в типовых (или примерных) номенклатурах дел и
  • обязательно должны быть закреплены в конкретной номенклатуре дел организации.

Электронные документы пока невозможно сохранять в статусе оригинала в течение постоянного срока хранения, к тому же архивы организаций и гос- и муниципальные архивы в абсолютном большинстве не имеют соответствующего программно-аппаратного обеспечения и специализированных информационных архивных систем. Поэтому в конкретной номенклатуре дел организации для электронных документов с установленным нормативным постоянным или долговременным сроком хранения необходимо закреплять примечание «Передаются в архив в бумажной форме». Это позволит прекратить встречающиеся в организациях отговорки, что «документов у нас нет, они все – в электронном виде». А в рамках применения Перечня 2019 г. в организации потребуется дополнительно регламентировать вопрос об удостоверении бумажных копий электронных документов (и наоборот), о формировании архивных фондов пользования за счет электронных копий, тем более что Архивные правила 2015 г.5 вполне разрешают такую технологию.

Конечно, в ряде статей Перечня 2019 г. упоминаются базы данных с постоянным или долговременным сроком хранения, но если речь идет о базовых государственных информационных ресурсах и реестрах, то в примечаниях сделана отметка, что они хранятся в организации, уполномоченной осуществлять функцию ведения реестра. А сами ресурсы, регистры и реестры разрабатываются на основе законов и нормативных правовых актов с соответствующим бюджетом на ведение, актуализацию, репликацию, замену платформы и хранение.

Обратите внимание также на то, что Росархив разрабатывает перечень/реестр документов, которые должны будут существовать исключительно в бумажной форме. При создани их проектов в информационной системе это позволит внести ясность в вопрос о сроках хранения проектов и заверенных электронных копий.

В целом сократился состав статей Перечня 2019 г., их теперь 657 по сравнению с 1003 статьями в Перечне 2010 г. Уточнены и оптимизированы сроки хранения документов. В выступлении одного из разработчиков Перечня 2019 г., старшего научного сотрудника ВНИИДАД Альбрехта Б.В., прозвучали данные об изменении сроков хранения категорий документов в новом Перечне (записаны автором статьи6):

Таблица 1

Изменение состава сроков в Перечнях по сведениям Б.В. Альбрехта

Свернуть Показать
Изменение состава сроков в Перечнях по сведениям Б.В. Альбрехта

В новом типовом Перечне служба делопроизводства может не найти некоторые привычные категории документов и сроки хранения, которыми организация руководствовалась на основании ранее действовавшего Перечня 2010 г. и которые теперь стали «нетиповыми». В этом случае рекомендуем взять за основу срок хранения по Перечню 2010 г., но подтвердить (или уточнить, или заново установить) его на заседании экспертной комиссии своей организации. В номенклатуре дел в этом случае обычно оформляется ссылка не на номер статьи по перечню, а на протокол заседания экспертной комиссии с указанием его номера и даты заседания, например: «Протокол ЭК от 24.04. 2020 № 3», а к сроку хранения делается пометка «ЭК». Напоминаем, что в таком порядке обычно определяются сроки хранения документов по ведомственным перечням, разработанным до 1991.

Перечень как классификатор

Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие типовые перечни документов со сроками хранения, состоит из 2 частей:

  • собственно перечень видов, комплексов и категорий документов со сроками их хранения в табличной форме (систематизированный и пронумерованный в валовом порядке список);
  • алфавитный указатель видов документов с номерами статей Перечня.

Достаточно быстрый поиск срока хранения для конкретной категории документов обеспечивается за счет перекрестного использования порядковых номеров статей, которые являются главными идентификаторами в обеих частях Перечня.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.