• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2020
  • Рубрика Архивное дело

Передача кадровых документов в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет.
Основное внимание уделяем работам по подготовке документов для передачи в государственный или муниципальный архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации.
При этом обращаем ваше внимание на те требования, которые у разных архивов могут отличаться, чтобы до начала проведения работ вы уточнили у куратора эти моменты (ведь переделывать потом большой объем работы будет обидно и затратно).



В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства.

Корни растут из советской эпохи

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

Документальное подтверждение стажа работы

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были следующие документы:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 117 постановления Совмина СССР от 03.08.1972 № 590 «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты государственных пенсий» (далее – Положение 1972 г.)

117. Доказательством стажа работы могут служить:

а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;

б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;

в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);

г) справки архивных учреждений.

Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…

Администрация организации-работодателя совместно с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза в 10-дневный срок со дня поступления заявления соискателя пенсии оформляла необходимые документы о стаже и заработке и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляла их в районный (городской) отдел социального обеспечения по месту жительства заявителя. А в случаях, когда обратившийся за назначением пенсии не имел, по мнению администрации и комитета профсоюза, права на пенсию, сообщала ему в письменной форме об отказе в представлении к назначению пенсии, с указанием причин отказа1.

Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках. Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения. Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы2.

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

См. статью «Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?» в № 5’ 2017. Здесь анализируются требования законодательства и реальная практика их выполнения
Компания ликвидирована и документы по личному составу уже сданы в архив. Как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как оформить акт? Ответ в № 5’ 2017
Что делать службе ДОУ при ликвидации одного из филиалов? Ответ в № 4’ 2013
Состав документов и сроки хранения выросли

По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г.3 имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:

  • табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год4, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет5;
  • трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет6, в настоящее время – 50/75 лет7;
  • трудовые договоры имели срок хранения 5 лет8, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК9.

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.