Проанализируем требования инструкции по применению нового Перечня типовых управленческих архивных документов. На какие документы и какие организации он распространяется? Как кадровикам понимать его формулировки, касающиеся сроков хранения: «50/75 лет», «ЭПК», «до минования надобности» и «до замены новыми»? Когда источникам комплектования передавать свои документы в государственный или муниципальный архив и т.п.?
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения 1, утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция). Она действует в статусе нормативного правового акта фактически с 25.02.2020 и призвана заменить обычный для любого Перечня раздел «Указания по применению» (или «Общие положения»). Но по стилю изложения Инструкция представляет собой, скорее, комплекс правил, дополняющих и уточняющих сроки хранения, а методические и технические аспекты практического применения Перечня 2019 г. в ней изложены кратко – в стиле указаний, которые когда-то были сформулированы еще к Перечню 2000 г 2.
Цель Инструкции – установить порядок применения Перечня 2019 г. в процессе экспертизы ценности документов, в т.ч. кадровых, по итогам которой и определяются сроки их хранения.
Кто должен применять новый Перечень
В Инструкции зафиксировано (п. 1.2), что она должна использоваться в практической деятельности организаций, их служб делопроизводства и архивов, государственными и муниципальными архивами и их экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК).
Таким образом, во всех случаях и во всех организациях, когда требуется обеспечить соблюдение нормативных сроков хранения документов, Перечень 2019 г. будет одним из основных нормативных правовых актов.
Пункт 5.1 Инструкции упоминает, что на базе нового Перечня:
- организации разрабатывают свои индивидуальные номенклатуры дел (части которых, касающиеся документов по личному составу, личных дел и прочих кадровых документов, традиционно готовят кадровые службы);
- а органы государственной власти и местного самоуправления могут разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения и типовые или примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.
В Инструкции есть правильные по смыслу рекомендации о том, что в индивидуальной номенклатуре дел преимущественной является ссылка на статьи ведомственного перечня и типовой или примерной номенклатуры дел (при их наличии) (п. 5.3), а также правило о приеме в государственные или муниципальные архивы в основном подлинников документов или заверенных копий при отсутствии подлинников (п. 5.4). Они фактически дублируют положения нормативных правовых актов, регламентирующих организацию архивного хранения 3.
