Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы описали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко находить связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».
Любая компания в своей деятельности сталкивается с оформлением договоров. Чем она крупнее, тем объем договоров больше и упорядочить работу с ними важнее. Конечно, в договорной работе правят бал юристы. Но и мы можем внести свой существенный вклад, если поможем оптимизировать документооборот этих документов. В современном мире работу даже с бумажными договорами (которых пока большинство) выстраивают при помощи системы электронного документооборота (СЭД). Она оптимизирует работу, сокращает трудозатраты, дает возможность быстрого поиска информации на каждом этапе работы с договорами.
Схема 1. Начало жизненного цикла договора в СЭД
Далее в статье рассмотрим начальные этапы жизненного цикла договора в СЭД, показанные в Схеме 1. Разберем каждый из этих этапов подробно – объясняя, как на практике их можно выполнять.
Включение проекта договора в СЭД
Все заключаемые компанией договоры мы вносим в СЭД, т.к. она накапливает базу данных по всей договорной информации: начиная от реквизитов контрагентов и заканчивая электронными копиями подписанных договоров.
На каждый проект договора в СЭД заводится карточка, в которой будет зафиксирована вся необходимая информация, т.к. ее много, она распределена по нескольким логичным вкладкам. На вкладке «Реквизиты» (Пример 1) заполняются:
- вид документа (договор или спецификация к договору, дополнительное соглашение к договору, дополнительное соглашение к спецификации);
- регистрационный номер и дата, проставленные со стороны контрагента;
- данные подписантов;
- тип договора;
- срок действия;
- сумма;
- данные исполнителя;
- краткое содержание.
Пример 1. Вкладка «Реквизиты» карточки договора (до его подписания сторонами)
Если запускается договор, подписанный со стороны контрагента, то он обычно уже содержит дату и номер, присвоенные контрагентом. Эти данные вписываем в соответствующее поле в карточке. Если инициатором заключения договора является наша организация, то эти регистрационные данные от контрагента вводятся уже после получения от него подписанного варианта договора.
В карточке договора должны содержаться данные о подписантах: должности и Ф.И.О. Мы также фиксируем основные сведения о контрагенте на основании учредительных документов, но это заносится в отдельную форму в СЭД (Пример 3) и «привязывается» к карточке договора путем выбора контрагента из списка.
Важно зафиксировать тип договора, например:
- договор пожертвования,
- рамочный договор,
- договор поставки,
- договор апробации или др.
Срок действия договора тоже обязательно нужно отразить в его карточке в СЭД. Эти данные берутся из самого проекта документа. Часто бывает, что в нем не указываются конкретные даты. Тогда прояснить ситуацию помогает исполнитель, готовящий проект договора, к нему после заведения карточки приходит задача в СЭД о проверке ее данных и проставлении срока действия договора (задача из Примера 2 стартуется через кнопку «Отправить» Примера 1).
Часто в договорах содержится финансовая информация (о сумме всего договора, цене экземпляра продукции, тарифе на услугу и др.). Как минимум сумма договора должна быть зафиксирована в карточке договора. Мы еще часто помещаем краткое содержание (обычно из предмета договора и его ключевых параметров) в одноименном поле, в случае с дополнительными соглашениями или спецификациями здесь указываются основные моменты, послужившие созданию данного документа.
Пример 2. Задача исполнителю
