Сравнили сильные и слабые стороны QR- и штрихкодов. Объяснили, где и как их лучше использовать в делопроизводстве, что это даст. Какие возможности для этого предоставляют современные СЭД. Как минимизировать необходимое оборудование, которым придется оснастить рабочие места сотрудников.
«Правда в том, что “Матрица” – это документальный фильм,
а не художественный…»
Киану Ривз,
исполнитель главной роли в к/ф «Матрица»
Цифровой мир побеждает. За последние годы компьютерные технологии изменили жизнь человечества. В офисе почти у каждого сотрудника – компьютер, в руках планшет или смартфон. Заметную часть свободного времени мы проводим в «Фейсбуке», «Твиттере», «ВКонтакте». Компьютер заменил телевизор, все актуальные новости вы найдете в Интернете. Блогеры становятся популярнее политиков и артистов. Наши дети засыпают с гаджетом в руках. Выросло поколение молодых специалистов, которое социологи прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») – за устойчивую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в интернете или отправляя финансовые или другие отчеты своим руководителям. По одному выражению, более известному как закон Кларка, «любая достаточно развитая технология неотличима от магии». Научно-технический прогресс, инновации, изобретения – эти вещи упрощают нашу жизнь, повышают производительность труда, но редко кто задумывается о побочных эффектах.
В 1994 году нью-йоркский психиатр Айвен Голберг описал психическое расстройство под названием интернет-аддикция – навязчивое стремление использовать интернет и избыточное пользование им, проведение большого количества времени в Сети. Прошло 26 лет, нельзя с уверенностью назвать тот момент, ту отправную точку, когда мы целиком и полностью связали свои жизни с инновациями, технологиями. Однако можно абсолютно точно сказать, что никто из нас не намерен отказываться от благ цивилизации, от смартфонов, систем электронного документооборота, электронной почты, интернета, хотя мы и можем осуждать их. Факт остается фактом: назад дороги нет, компании уже не захотят работать без того, что делает их жизнь проще и продуктивнее.
Человеку хочется верить в значимость изобретения колеса, велосипеда и, тем более, компьютерных технологий. Хочется верить в совершенствуемый процесс труда, который просто обязан как тягловая лошадь тащить вперед к прогрессу и его создателей, и многочисленных пользователей. Давайте подумаем, какие новые технологии помогают в работе с документами? Тема достаточно широкая, когда меня попросили ее раскрыть, не задумываясь, определил 2 направления, которые действительно помогают в работе отдела документационного обеспечения – это QR-кодирование информации и поиск документов по штрихкоду.
QR-код для наведения порядка
Первый QR-код появился в 1994 г. в Стране восходящего солнца. Созданный исследователями Denso-Wave (дочернее предприятие Toyota) данный 2-мерный либо 4-мерный атрибут шифрования использовался вначале для отслеживания перемещения автомобильных запчастей на складе. Вся система менеджмента Toyota строится на принципах бережливого производства и системы управления «канбан». Это предполагает поставку запчастей и материалов от цеха к цеху точно в срок, только по запросу и без перепроизводства. В результате предприятие не производит лишних деталей, не расходует лишних ресурсов и выявляет брак на самой ранней стадии, отсеивая его. Для такой системы важен цифровой подход.
Сокращение QR значит Quick Response, т.е. «быстрый отклик», «быстро распознаваемый» – и это на самом деле так. Он представляет собой квадрат, который состоит из чередующихся закрашенных элементов и пустот (см. Рисунок 1). В каждой детали QR-кода зашифрована информация, даже его белая рамка несет смысл – благодаря ей сканер распознает границы кода. QR-код позволяет делиться большим объемом информации. QR-код может включать до 7 089 цифр или 4 296 букв, что равняется почти 4 страницам текста.
Принципиальные отличия QR от обычного штрихкода в том, что он:
- занимает меньше места на документе, а информации в нем намного больше;
- проще расшифровывается: не только с помощью специального сканера (как штрихкод), но и с помощью любого телефона, оснащенного фотокамерой и достаточно простым программным обеспечением, что раскрывает привлекательные возможности использования QR-кода в обыденной жизни.
Рисунок 1. Сравнение QR-кода и штрихкода
Интересные факты о QR-коде из жизни
Посмотрите внимательно на купюры номиналом 200 и 2000 рублей. На лицевой стороне каждой банкноты есть QR-код, считав который, можно прочитать на сайте Банка России о художественном оформлении банкнот и их защите.
В России набирают популярность визитные карточки с QR-кодами. Как только потенциальный партнер по бизнесу отсканирует код с визитки, в его адресную книгу тут же добавится новый контакт. Такое же решение реализуют на интернет-сайтах-визитках,...