Top.Mail.Ru

Рекомендации Роструда и Минтруда России по оформлению отпусков

Из-за нерабочих дней, самоизоляции и карантина у многих сотрудников периоды отпусков в 2020 году оказались сдвинуты на конец лета – ​начало осени. Проанализируем ответы Роструда и Минтруда России на свежие вопросы работодателей об отпусках, их оформлении, переносе, продлении в связи с карантином, «больничными», объявленными нерабочими днями и пр. А также расскажем про разбивку на части, предоставление внеочередных ежегодных отпусков; уход в отпуск из командировки и работников с ненормированным рабочим днем. Вооружим образцами документов.

Начнем с того, что работникам ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). См. Схему.

Схема. Ежегодный оплачиваемый отпуск

Извещение работника об отпуске

Перечень документов, необходимых кадровику для оформления отпуска 1, выглядит следующим образом:

  • график отпусков;
  • извещение (уведомление) о начале отпуска;
  • приказ об отпуске 2.

Работник не обязан писать заявление на отпуск, предоставляемый по графику 3. Наоборот, это работодатель обязан заблаговременно поставить сотрудника в известность, что у него скоро отпуск. Так, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом ознакомление с графиком отпусков не является извещением работников о начале отпуска 4.

Форму и способы оповещения об отпуске работодатель определяет самостоятельно (извещения / уведомления, ознакомительные листы, ведомости и т.п.). По нашему мнению, это может быть и подпись об ознакомлении на приказе об отпуске, если он издается заранее – не менее чем за две недели до начала отпуска. Но Роструд считает, что этого недостаточно. При этом специалисты ведомства допускают внесение изменений в форму № Т-7 5 (график отпусков), дополнив ее графами 11, 12: в одной из них работник сможет расписываться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Не забудьте, что в этом случае видоизмененная форма графика отпусков должна быть утверждена для применения в организации в установленном порядке.

Если извещение осуществляется путем вручения отдельного документа, то Роструд рекомендует 6 составить два экземпляра:

  • один для работника,
  • второй с отметкой сотрудника об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) оставить в организации.

Кстати, по мнению Роструда, если в графике отпусков указан лишь месяц (без дат), то работник вправе пойти в отпуск в любой день этого месяца 7.

Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником 8. Впоследствии о времени перенесенного отпуска его так же следует предупредить не позднее, чем за две недели до начала.

Ведомство высказалось еще по двум спорным вопросам. Во-первых, если отпуск предусмотрен графиком отпусков, то работник может уйти в отпуск без приказа, и это не будет считаться прогулом. Во-вторых, если отпуск не предусмотрен графиком отпусков, то работник может уйти в отпуск, если из подписи директора на заявлении явно следует его согласие предоставить указанный отпуск 9.

Кстати, в определении от 22.06.2020 № 13-КГ20-1-К2 Верховный Суд РФ пришел к выводу, что нельзя уволить работника за прогул, если он заявление об отпуске написал, но работодатель отказался его предоставить и не уведомил об этом сотрудника (хоть в судебном деле речь и шла об отпуске за свой счет, но данная позиция заслуживает внимания).

Пример 1. Уведомление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Устанавливаем дополнительные оплачиваемые отпуска: позиции Минтруда РФ и судов

Работодатели нередко предоставляют своим сотрудникам дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск, не предусмотренный трудовым законодательством. Рассказываем, за что можно его предоставить, как прописать в локальных нормативных актах, чтобы исключить риски конфликтов с работниками. Отвечаем на вопросы: как оплачивается такой отпуск и нужно ли выплачивать за него денежную компенсацию в случае увольнения работника? сгорает ли он, если работник его не отгулял в текущем году? нужно ли включать такой допотпуск в график отпусков? можно ли его предоставить отдельно от основного оплачиваемого отпуска?

Заполняем раздел об отпуске в личной карточке работника

Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.

Пять ответов на вопросы по графику отпусков

Наступил ноябрь, работа над новым графиком отпусков в самом разгаре. Он хоть и утверждается руководителем организации (или его приказом), но составителем, как правило, выступает кадровик. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – ​это зона ответственности кадровика. Порою она бывает очень ощутима. Мы отобрали 5 наиболее часто встречающихся у наших читателей-кадровиков вопросов, касающихся графиков отпусков, и подготовили ответы них. В частности, необходимо ли включать в график на следующий год ранее перенесенные части отпуска; обязан ли работодатель учитывать пожелания работников по времени отпуска; должен ли он перед составлением графика разъяснять работникам-льготникам их право выбирать удобное время отдыха; надо ли планировать отпуска декретниц и работников в отпусках по уходу за ребенком в графике и если да, то как это осуществить; можно ли включать в график отпуска за рамками рабочего года (спойлер: нельзя, это будет нарушением трудового законодательства, но есть варианты, как попытаться соблюсти баланс интересов работодателя и сотрудников).

Как предоставить отпуск работнику, восстановленному после сокращения?

Как предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск работнику, который восстановлен в должности после сокращения?

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Кого включать в график отпусков?

Давайте разбираться, нужно ли в график отпусков включать мобилизованных, работниц в отпуске по беременности и родам, а также сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Ведь с мобилизованными трудовой договор приостановлен, а молодые мамы или лица, ухаживающие за ребенком, уже находятся в отпуске. Приводим образцы оформления графика отпусков для этих ситуаций. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя нашего журнала.

Устанавливаем разделение рабочего дня на части

Ограничения, введенные из-за коронавируса, оказали значительное влияние на трудовые отношения. Некоторые работодатели стали делить рабочий день сотрудников на части. С одной стороны, для защиты персонала – чтобы они не ездили в общественном транспорте в час пик на работу, а также для обеспечения требуемой дистанции между присутствующими в офисе сотрудниками во время рабочего дня. С другой стороны, из-за пандемии у многих перестроился поток клиентов / покупателей и оказалось бессмысленно держать на работе сотрудников в те часы, когда клиентов / покупателей нет. Расскажем, в каких случаях законодатель разрешает поделить рабочую смену / день на периоды и как пошагово перейти на режим разделения рабочего дня на части.

6 вопросов, по которым Минтруд и Роструд передумали

Письма Роструда и Минтруда РФ не являются нормативными правовыми актами и носят лишь рекомендательный характер. Это, как правило, подчеркивается и в самих письмах. Тем не менее работодателям стоит обращать внимание на эти документы, поскольку они влияют на инспекционную практику и ими руководствуются инспекторы при проведении проверок. При этом ведомства не отличаются завидным постоянством. Нередко изложенная в том или ином письме, разъяснении или консультации позиция по определенному вопросу корректируется или полностью меняется, что находит свое отражение в новых письмах, разъяснениях и консультациях. Бывает и так, что новая позиция вроде бы не противоречит прежней, но идет вразрез со складывающейся судебной практикой. Именно о таких изменившихся и противоречивых позициях Минтруда и Роструда по сложным вопросам мы и поговорим в данной статье. Также дадим связанные с такими позициями рекомендации.