• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2020
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.


Кадровые службы по утверждаемым на государственном уровне типовым перечням:

  • определяют сроки хранения документов по личному составу;
  • разрабатывают с учетом нормативных сроков номенклатуры дел отделов кадров;
  • оформляют дела, в т.ч. личные;
  • составляют описи дел, подлежащих передаче в архив, и пр.
О том, как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации, читайте в № 8’ 2020

Вступление в силу нового Перечня1 ставит перед отделами кадров новые задачи. Согласно разъяснениям Росархива2, все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве (в том числе и до издания приказа Росархива, утвердившего Перечень), должны определяться по Перечню 2019 г.3 Это означает, что необходимо:

См. статью «Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов» в № 5’ 2020

1) изменить сроки хранения документов по личному составу и дать ссылки на статьи нового Перечня в утвержденной номенклатуре дел отдела кадров на 2020 г.;

2) отразить на обложках сформированных дел изменение сроков хранения, а при необходимости скорректировать их заголовки;

3) обратить внимание на состав документов личных дел работников, и если регламент формирования личных дел как ЛНА разработан не был, то запланировать его создание, чтобы утвердить обязательный состав документов личного дела;

4) если описи дел по личному составу и акты о выделении документов к уничтожению за период 2016–2019 гг. до сих пор не утверждены / не согласованы, то внести изменения в сроки хранения документов по новому Перечню и переоформить их;

5) если документы с долговременным или постоянным сроком хранения издаются в организации в форме электронного оригинала и подписываются электронной подписью руководителя, то решить вопрос о заверении бумажных копий электронных документов4 в процессе подготовки дел к передаче в архив и о формировании фонда пользования электронных документов.

Некоторые организации могут задаться вопросом: зачем нам это надо? Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) все организации (и коммерческие) должны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения. Вместе с тем, устанавливая в ст. 22.1 сроки хранения документов по личному составу, Закон № 125-ФЗ не закрепляет обязательности передачи этой категории документов в гос- или муниципальный архив.

Поэтому если организация не создает архив (как специализированное структурное подразделение с квалифицированным персоналом), то для обеспечения архивного хранения указанных документов:

  • разрабатывается Положение об их архивном хранении;
  • назначаются ответственные за хранение и обеспечение сохранности архивных документов (в небольших организациях – один сотрудник, в крупных – в каждом структурном подразделении свой).

Нередко на практике именно кадровая служба компании становится подразделением архивного хранения документов по личному составу5. Для хранения, как правило, выделяется простое оборудование (металлические шкафы, отдельный компьютер, отдельные мощности сервера и т.п.). Совместно с ИТ-отделом кадровая служба поддерживает сохранность электронных копий и учетно-справочного аппарата к документам по личному составу. А на сотрудника, который назначен ответственным за ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним, обработку и защиту персональных данных сотрудников в процессе работы с кадровыми документами, дополнительно возлагаются обязанности по архивному хранению и обеспечению сохранности документов по личному составу.

См. статьи «Как работодателю подготовиться к электронным трудовым книжкам» в № 2’ 2020, «Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА» в № 6’ 2020 и «Электронные трудовые книжки в вопросах и ответах» в № 7’ 2020
К сведению
Свернуть Показать

Документы по личному составу организация должна хранить в течение 50 или 75 лет (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). В государственный или муниципальный архив документы по личному составу могут быть переданы6 лишь в следующих случаях:

  • при ликвидации организации (независимо от того, является она или нет источником комплектования, документы подлежат экспертизе ценности, и при этом передача в архив считается возможной, если у организации не будет правопреемника);
  • по решению суда;
  • при угрозе их сохранности в организации (решение принимается, в т.ч. в рамках контрольно-надзорной деятельности органов, уполномоченных в сфере архивного дела).
О том, что такое экспертиза ценности и зачем она нужна, читайте в статье «Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать» в № 11’ 2016

Понимая социальную ответственность перед работниками, кадровая служба организации должна уделить пристальное внимание правильному формированию дел, их систематизации и подготовке к архивному хранению. Ведь главное в хранении документов – не только обеспечить сохранность, но и организовать их эффективное использование. Например, выдавать по запросам бывших сотрудников архивные справки (выписки) в качестве доказательства (подтверждения) их трудовой деятельности.

См. статью «Выписки из кадровых документов» в № 1’ 2018

Классификация кадровых документов и разделы Перечня

Документы по личному составу отражают трудовые отношения работодателя и работника и возникают в процессе документирования одной из общих функций управления – управление персоналом.

В Перечне 2019 г. нашли закрепление нормативные сроки хранения документов по основным задачам и комплексам документов, возникающих по данной функции7 (Таблица 1).

Таблица 1

Классификация документов по личному составу

Свернуть Показать
Классификация документов по личному составу

Обратите внимание, что в перечнях документов отсутствуют формулировки заголовков дел, а есть только обобщенные названия видов и категорий документов, для которых установлены нормативные сроки хранения. Сформулировать конкретные заголовки в номенклатуре дел на 2021 год (или отредактировать их в уже утвержденной номенклатуре на 2020 год) кадровая служба должна самостоятельно.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.