Начальник управления документационного обеспечения и начальник отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства Аппарата Правительства Пермского края делятся своим опытом внедрения СЭД. Масштабы проекта впечатляют: сейчас в системе работает порядка 1 700 пользователей в 30 территориально удаленных подразделениях, из них 461 человек использует ЭЦП. С какими сложностями пришлось столкнуться и какие выходы были найдены, читайте в статье.
Работа над проектом внедрения системы электронного документооборота в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и других исполнительных органах государственной власти Пермского края началась в январе 2006 года. Для внедрения была выбрана система электронного документооборота на платформе «Documentum». Целью проекта стало создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края.Мы считаем реализацию данного проекта успешной и решили поделиться накопленным опытом. Расскажем о выбранной концепции и конкретных найденных решениях, которые смогут помочь и нашим коллегам.
Концепция и масштабы
В настоящее время наша система электронного документооборота (далее – СЭД) позволяет решить следующие задачи:
- поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
- выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
- рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения;
- создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
- поиск документов по содержанию и реквизитам;
- формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
- ведение единой базы организаций и контактных лиц;
- обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах государственной власти.
СЭД включает в себя процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного исполнителя к другому в соответствии с реальным процессом работы с документом. Всего в СЭД разработано 15 регламентов процессов по подготовке правовых актов губернатора края, Правительства края и председателя Правительства края, приказов руководителя, договоров, работы со служебной корреспонденцией, обращениями граждан и поручениями руководителей.
СЭД была принята в опытную эксплуатацию в октябре 2006 года. Внедрение системы осуществлялось в течение 3 лет. В декабре 2008 г. все работы по внедрению системы были завершены. Приблизительная стоимость проекта составила 57 млн рублей. В апреле 2009 года система была введена в промышленную эксплуатацию.
Особенностью нашей системы является большое количество пользователей. В настоящее время в ней работает около 1 700 пользователей в 30 территориально удаленных подразделениях. Система установлена у всех сотрудников Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края, которые готовят проекты документов в СЭД, осуществляют исполнение документов и поручений, а также еженедельное планирование своей деятельности.
Внедрение системы
На начальном этапе внедрения СЭД мы стояли перед выбором, каким образом осуществить внедрение, учитывая, что система в конечном итоге должна быть установлена у более чем тысячи пользователей (на тот момент планировалось 1 150 рабочих мест) в 30 подразделениях. Можно было:
- создать пилотную группу, включающую несколько подразделений, и отработать все процессы работы с документами в СЭД на ней или
- ввести в СЭД всех пользователей и начать поэтапное внедрение процессов работы с документами.
Мы пошли по второму пути. СЭД была установлена сразу на всех рабочих местах пользователей.
Всего было выделено 3 этапа внедрения системы:
- опытная эксплуатация процессов работы со служебной корреспонденцией (входящие, исходящие и внутренние документы), которая началась в октябре 2006 г.;
- опытная эксплуатация процессов планирования работ сотрудниками в СЭД, работы с поручениями руководителей, обращениями граждан, приказами руководителей – ноябрь 2007 г.;
- опытная эксплуатация процессов работы с нормативно-правовыми актами (акты губернатора края, Правительства и председателя Правительства края) – май 2008 г.
Во время опытной эксплуатации процессов осуществлялись сбор и обработка замечаний пользователей по работе в СЭД. После их устранения система была принята в промышленную эксплуатацию.
Организация обучения
Мы отлично понимали, что для эффективной автоматизации нужно не только отладить работу СЭД, но и научить работать в ней людей. А их число было огромным. Ситуация осложнялась тем, что их рабочие места были не только на разных улицах одного города Перми, но и в разных населенных пунктах! Поэтому организация такого массового обучения людей была задачей непростой.
Кроме того, по результатам мониторинга компетенций сотрудников выяснилось, что большинство из них нуждается в подготовительном обучении, которое позволило бы сначала получить основные знания и навыки работы с компьютером и только потом осваивать СЭД.
Мы решили отказаться от идеи организации очного обучения и создать интерактивную систему корпоративного обучения (далее – СКО). Это система дистанционного обучения, в рамках которой каждый сотрудник обеспечивается индивидуальными учебными материалами и контрольными вопросами, выполняет приходящие ему задания на своем рабочем месте в любое удобное ему время дня.
Рисунок 1. Главная страница системы корпоративного обучения
Мы разработали целый дистанционный курс обучения в СКО, который включает определенное число уроков (обучающих материалов). См. Рисунки 2 и 3. Каждый обучающий материал содержит и теоретическую часть, и практическую, последняя представляет собой набор контрольных вопросов по теме теоретической части.
За правильные ответы пользователю начисляются баллы отдельно по каждому уроку. Баллы по всем урокам одного курса суммируются и демонстрируют общий уровень подготовки пользователя.
Общая сумма баллов сотрудника по курсу обучения фиксируется в ведомости успеваемости – это так называемый отчет по дистанционному обучению. Если пользователь ответил правильно на 75% вопросов, то он считается успешно прошедшим курс обучения.
Рисунок 2. Уроки дистанционного курса обучения в СКО
Рисунок 3. Контрольные вопросы урока
Использование электронной цифровой подписи
Создание собственного Удостоверяющего центра позволило нам самостоятельно изготавливать и аннулировать сертификаты открытых ключей, а также предоставлять иные услуги, определенные Федеральным законом № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи», работникам исполнительных органов государственной власти Пермского края. Это позволило нам существенно сэкономить.
Правила получения, владения и использования электронной цифровой подписи мы утвердили постановлением Правительства Пермского края в качестве внутреннего Регламента.
Электронно-цифровая подпись (далее – ЭЦП) подключена и установлена, то есть используется для работы в СЭД 461 сотрудником из числа руководителей, помощников руководителя, начальников отделов и заведующих секторами.
Рисунок 4. Лист проверки ЭЦП
Мы используем ЭЦП не только для подписания документов, но и как инструмент фиксации операций, которые пользователь делает в СЭД:
- при визировании, согласовании, редактировании и утверждении документа;
- при наложении резолюции на документ;
- при ознакомлении с документом;
- при преобразовании документа из бумажного в электронный формат (верификация).
На любом этапе работы с электронным документом в СЭД есть возможность просмотреть, все ли необходимые операции с документом заверены ЭЦП. Делается это путем вывода листа проверки ЭЦП (см. Рисунок 4).
Работа руководителей в СЭД
В настоящее время в СЭД работают все руководители, которые подписывают документы ЭЦП. Для удобства каждому из них выдан ноутбук, на котором установлена СЭД и есть возможность работать удаленно, но настройка произведена таким образом, что без ЭЦП в систему не зайдешь. Наши руководители работают в СЭД, когда находятся в дороге, в командировках и даже за границей.
Кроме того, мы реализовали проект «Документы – вниз!». Его суть в следующем: при приеме и регистрации входящих документов предварительное рассмотрение и распределение документов проводит канцелярия, исходя из оценки содержания документа, и направляет руководителям разных уровней в соответствии с их компетенцией и функционалом.
Например, губернатор края рассматривает корреспонденцию, поступившую от руководителей федеральных органов государственной власти, тогда как министрам и руководителям агентств направляется на рассмотрение корреспонденция, поступившая от заместителей тех же структур. Данный порядок распределения поступившей корреспонденции помогает значительно сократить время прохождения документа от руководителя до конкретного исполнителя, тем самым позволяя исполнителю больше времени уделить на подготовку ответа.
А в СЭД мы разработали отчетную форму «Реестр поступившей корреспонденции» и по запросу руководителя можем получить информацию о количестве документов, адресованных руководителю, и о том, кому они были распределены в соответствии с установленным порядком организации документооборота.
В электронном виде или на бумаге?
Любой входящий документ на бумажном носителе, который поступает в канцелярию, сначала регистрируется в СЭД (заполняется карточка, присваивается регистрационный номер), потом сканируется (за исключением тех документов, которые поступили по электронной почте уже в электронном виде), после чего электронный образ документа связывается с регистрационной карточкой. Затем документ в электронном виде направляется руководителю на рассмотрение и подготовку резолюции, а далее – исполнителю на исполнение.
Документы на бумажном носителе исполнителям не передаются, они хранятся в канцелярии.
Внутренние и исходящие документы всегда создаются в СЭД.
Документ передается в электронном виде, и вся работа с ним ведется также в электронном виде в СЭД: создание документа, его просмотр и редактирование, создание новой версии документа, поиск по атрибутам и т.д.
Внутренние документы подписываются ЭЦП и направляются дальше в электронном виде.
Исходящие документы после подписания ЭЦП распечатываются, подписываются руководителем на бумажном носителе, сканируются и размещаются в СЭД. Документ на бумажном носителе отправляется адресату по почте.
Результаты
Что мы получили при переходе на электронный документооборот:
- Уменьшились сроки согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между подразделениями.
- Процессы движения документов в СЭД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).
- Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).
- За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭД создана эффективная справочно-информационная система.
- В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.
- Все исполнительные органы государственной власти края теперь находятся в едином информационном пространстве. Введена единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства края, исполнительных органах государственной власти нашего края. Унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.
Пройдя этот нелегкий путь – от выбора системы электронного документооборота до ее внедрения – мы поняли, что нет ничего невозможного. Решайтесь, и у вас тоже все получится!
