Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Определяем сроки хранения документов

Основным документом, с которым мы будем работать, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( утв. Росархивом 06.10.2000, действует в ред. от 27.10.2003¹).

В него включена огромная масса документов, образующихся в деятельности предприятий и организаций. А состав кадровых документов вашего магазинчика может существенно отличаться от состава документов соседнего заводика по производству стеклопакетов. Поэтому, руководствуясь Перечнем, определяйте сроки хранения только тех документов, которые действительно образуются в деятельности вашего предприятия, а не переносите из Перечня документы поголовно в вашу номенклатуру дел.

Итак, с возможным составом обязательных и «факультативных» кадровых документов мы определились в прошлом номере журнала. Теперь разобьем их в соответствии со сроками хранения на группы:

• документы, подлежащие постоянному хранению;
• документы, подлежащие долговременному хранению (свыше 10 лет);
• документы временного срока хранения (до 10 лет).

К документам первой группы отнесем те, срок хранения которых Перечнем установлен как «постоянно»:

• штатные расписания и документы к ним,
• должностные инструкции,
• документы о совершенствовании аппарата управления,
• перечни профессий,
• документы о профессиональной пригодности работников,
• документы об организации труда и совмещении профессий,
• коллективный договор и документы о проверке выполнения условий коллективного договора,
• типовые нормативы по труду, а также нормы выработки и расценок,
• тарифно-квалификационные сетки, справочники, ставки,
• утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников,
• комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий,
• документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности,
• перечень работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста,
• перечень профессий с вредными условиями труда,
• правила по охране труда работающих инвалидов,
• нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий,
• документы, связанные с расследованием аварий (связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами),
• книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий,
• документы о состоянии и проверке работы с кадрами,
• личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания,
• документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (в награждающих организациях); ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы к ним; документы об оформлении представления работников к награждению,
• протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность,
• список (шататно-списочный состав) работников,
• списки членов руководящих и исполнительных органов организации,
• списки ветеранов и участников ВОВ и других военных действий,
• списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий,
• квалификационные требования,
• примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые),
• учебные планы, программы и учебно-методические пособия и др.

Долговременному хранению (от 10 до 75 лет) подлежат:

• 75 лет хранятся:
  • приказы, распоряжения по личному составу,
  • штатные расстановки,
  • должностные инструкции (персональные),
  • лицевые счета работников (ЭПК),
  • списки работающих на производстве с вредными условиями труда,
  • табели и наряды работников вредных профессий,
  • записки, заменяющие приказы по личному составу,
  • личные дела работников,
  • трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел,
  • личные карточки работников,
  • характеристики работников, не имеющих личных дел,
  • документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел,
  • списки работников,
  • книги, карточки учета:
    • приема, перемещения (перевода), увольнения работников,
    • личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых соглашений,
  • документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (в других организациях),
  • ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним (в других организациях),
• 50 лет хранятся:
  • подлинные...