Top.Mail.Ru

Гриф ограничения доступа к документу: быть иль не быть – вот в чем вопрос

В ГОСТе Р 6.30-97 был гриф ограничения доступа к документу. А в заменившем его ГОСТе Р 6.30­-2003 он из состава реквизитов организационно-распорядительных документов изъят. Можем ли мы использовать этот гриф в своей работе сейчас, тем более что его применение необходимо согласно действующему закону «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ? Или же этот гриф нельзя использовать только на организационно-­распорядительных документах? Ответ на вопрос читателя вылился в целую статью.

В майском номере журнала мы начали рассмотрение темы информационной безопасности предприятия, опубликовав две статьи. Мы рассказали вам о порядке создания системы информационной безопасности на предприятии, о правовом регулировании коммерческой и служебной тайн, о том, как «помочь» сотрудникам предприятия хранить доверенные им секреты. Данная тема вызвала живой отклик. Ответ на один из полученных редакцией вопросов мы решили опубликовать в июньском номере журнала. Вот он:

Кому:  delo@delo-press.ru

Тема:  Консультации по делопроизводству

В ГОСТе Р 6.30-97 был гриф ограничения доступа к документу. А в заменившем его ГОСТе Р 6.30-2003 он из состава реквизитов организационно-распорядительных документов изъят. Можем ли мы использовать этот гриф в своей работе сейчас, тем более что его использование необходимо согласно действующему закону «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ? Или же этот гриф нельзя использовать только на организационно-­распорядительных документах?

Елена Астафьева, г. Нижний Новгород

Начать ответ на вопрос хотелось бы с того, что ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Об этом говорится в первой части «Область применения». Несмотря на это, положения ГОСТа Р 6.30-2003 желательно выполнять, так как это говорит о достаточно высокой культуре работы с документами в организации. Более того, положения ГОСТа Р 6.30-2003 можно сделать обязательными для конкретной компании, закрепив их во внутренних нормативных документах.

А вот федеральные законы обязательны для исполнения всеми организациями и физическими лицами, на которые они распространяются. Они имеют большую значимость, чем национальные стандарты (ГОСТы), соответственно, положения ГОСТа не могут противоречить федеральному закону. А если они все-таки противоречат, то соблюдать нужно положения федерального закона.

Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», как это правильно отметила автор вопроса, действительно содержит положения об оформлении грифа ограничения доступа к документу.

Фрагмент документа

Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ

Статья 6. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

1. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления предоставляет им на безвозмездной основе информацию, составляющую коммерческую тайну. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, и срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами.

2. В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления данные органы вправе затребовать эту информацию в судебном порядке.

3. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, а также органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие такую информацию в соответствии с частью 1 настоящей статьи, обязаны предоставить эту информацию по запросу судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, в порядке и на основаниях, которые ­предусмотрены законодательством Российской Федерации.

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося ­индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Статья 10. Охрана конфиденциальности информации

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее ­обладателем, должны включать в себя:

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Итак, для соблюдения положений вышеуказанного федерального закона на документах, составляющих

коммерческую тайну

, необходимо оформлять реквизит «

Гриф ограничения доступа к документу

», содержащего надпись «

Коммерческая тайна

». Это требование касается и организационно-­распорядительных документов.

Мы дали четкий и аргументированный ответ на заданный читателем вопрос. Теперь постараемся разобраться в причинах исчезновения в ГОСТе Р 6.30-2003 из числа реквизитов организационно-распорядительных ­документов «Грифа ограничения доступа к документу».

Приведем мнение Соковой Анжелики Николаевны, одного из ­разработчиков нового ГОСТа.

Мнение эксперта

«Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003…
Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением № 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 г. № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него ­некоторых положений и правил.

Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.

Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. № 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу».1 

Получается, что, по словам Соковой А.Н., реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» был исключен из ГОСТа Р 6.30-2003 в связи с тем, что требования к нему и к его оформлению регламентируются другими правовыми актами. Это многое объясняет.

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 с грифом ограничения доступа к документу можно было поступить так, как это сделали, например, с Государственным гербом Российской Федерации и Гербом субъекта Российской Федерации.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государст­венном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

3.2.  Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках ­документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Таким образом, в ГОСТе Р 6.30-2003 могла красоваться надпись подобного содержания: «Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» помещают на документ в соответствии с правовыми актами Российской Федерации».

Справка

В ГОСТе «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к ­оформлению документов» 1997 года требования к реквизиту звучали так:

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации).

В заключение отметим, что требования по оформлению грифа ограничения доступа содержатся не только в Федеральном законе «О коммерческой тайне», но также и в других нормативных документах.

Фрагмент документа

Федеральный закон «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1. Статья 12 «Реквизиты носителей сведений, составляющих государственную тайну»

На носители сведений, составляющих государственную тайну, наносятся ­реквизиты, включающие следующие данные:

о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт действующего в данном органе государственной власти, на данном предприятии, в данных учреждении и организации перечня сведений, подлежащих засекречиванию;

об органе государственной власти, о предприятии, об учреждении, организации, осуществивших засекречивание носителя;

о регистрационном номере;

о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после ­наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель.

Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих составных частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом присваивается гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных в настоящей статье реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации к нему могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями. Вид и порядок проставления дополнительных отметок и других реквизитов определяются нормативными документами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?