• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2007
  • Рубрика Оформление документов

Гриф ограничения доступа к документу: быть иль не быть – вот в чем вопрос

  • Рейтинг 4.8
  • 0 комментариев
  • 13729 просмотров
В ГОСТе Р 6.30-97 был гриф ограничения доступа к документу. А в заменившем его ГОСТе Р 6.30­-2003 он из состава реквизитов организационно-распорядительных документов изъят. Можем ли мы использовать этот гриф в своей работе сейчас, тем более что его применение необходимо согласно действующему закону «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ? Или же этот гриф нельзя использовать только на организационно-­распорядительных документах? Ответ на вопрос читателя вылился в целую статью.


В майском номере журнала мы начали рассмотрение темы информационной безопасности предприятия, опубликовав две статьи. Мы рассказали вам о порядке создания системы информационной безопасности на предприятии, о правовом регулировании коммерческой и служебной тайн, о том, как «помочь» сотрудникам предприятия хранить доверенные им секреты. Данная тема вызвала живой отклик. Ответ на один из полученных редакцией вопросов мы решили опубликовать в июньском номере журнала. Вот он:

Кому:  

Тема:  Консультации по делопроизводству

В ГОСТе Р 6.30-97 был гриф ограничения доступа к документу. А в заменившем его ГОСТе Р 6.30-2003 он из состава реквизитов организационно-распорядительных документов изъят. Можем ли мы использовать этот гриф в своей работе сейчас, тем более что его использование необходимо согласно действующему закону «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ? Или же этот гриф нельзя использовать только на организационно-­распорядительных документах?

Елена Астафьева, г. Нижний Новгород

Начать ответ на вопрос хотелось бы с того, что ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Об этом говорится в первой части «Область применения». Несмотря на это, положения ГОСТа Р 6.30-2003 желательно выполнять, так как это говорит о достаточно высокой культуре работы с документами в организации. Более того, положения ГОСТа Р 6.30-2003 можно сделать обязательными для конкретной компании, закрепив их во внутренних нормативных документах.

А вот федеральные законы обязательны для исполнения всеми организациями и физическими лицами, на которые они распространяются. Они имеют большую значимость, чем национальные стандарты (ГОСТы), соответственно, положения ГОСТа не могут противоречить федеральному закону. А если они все-таки противоречат, то соблюдать нужно положения федерального закона.

Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», как это правильно отметила автор вопроса, действительно содержит положения об оформлении грифа ограничения доступа к документу.

Фрагмент документа

Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ

Статья 6. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

1. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления предоставляет им на безвозмездной основе информацию, составляющую коммерческую тайну. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, и срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами.

2. В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления данные органы вправе затребовать эту информацию в судебном порядке.

3. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, а также органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие такую информацию в соответствии с частью 1 настоящей статьи, обязаны предоставить эту информацию по запросу судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, в порядке и на основаниях, которые ­предусмотрены законодательством Российской Федерации.

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося ­индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Статья 10. Охрана конфиденциальности информации

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее ­обладателем, должны включать в себя:

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Итак, для соблюдения положений вышеуказанного федерального закона на документах, составляющих коммерческую тайну, необходимо оформлять реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», содержащего надпись «Коммерческая тайна». Это требование касается и организационно-­распорядительных документов.

Мы дали четкий и аргументированный ответ на заданный читателем вопрос. Теперь постараемся разобраться в причинах исчезновения в ГОСТе Р 6.30-2003 из числа реквизитов организационно-распорядительных ­документов «Грифа ограничения доступа к документу».

Приведем мнение Соковой Анжелики Николаевны, одного из ­разработчиков нового ГОСТа.

Мнение

А.Н. Сокова, ведущий научный сотрудник ВНИИДАД, д.и.н.:

«Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003…
Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением № 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 г. № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него ­некоторых положений и правил.

Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.

Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. № 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу».1 

Получается, что, по словам Соковой А.Н., реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» был исключен из ГОСТа Р 6.30-2003 в связи с тем, что требования к нему и к его оформлению регламентируются другими правовыми актами. Это многое объясняет.

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 с грифом ограничения доступа к документу можно было поступить так, как это сделали, например, с Государственным гербом Российской Федерации и Гербом субъекта Российской Федерации.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государст­венном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

3.2.  Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках ­документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Таким образом, в ГОСТе Р 6.30-2003 могла красоваться надпись подобного содержания: «Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» помещают на документ в соответствии с правовыми актами Российской Федерации».

Справка

В ГОСТе «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к ­оформлению документов» 1997 года требования к реквизиту звучали так:

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации).

В заключение отметим, что требования по оформлению грифа ограничения доступа содержатся не только в Федеральном законе «О коммерческой тайне», но также и в других нормативных документах.

Фрагмент документа

Федеральный закон «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1. Статья 12 «Реквизиты носителей сведений, составляющих государственную тайну»

На носители сведений, составляющих государственную тайну, наносятся ­реквизиты, включающие следующие данные:

о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт действующего в данном органе государственной власти, на данном предприятии, в данных учреждении и организации перечня сведений, подлежащих засекречиванию;

об органе государственной власти, о предприятии, об учреждении, организации, осуществивших засекречивание носителя;

о регистрационном номере;

о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после ­наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель.

Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих составных частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом присваивается гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных в настоящей статье реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации к нему могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями. Вид и порядок проставления дополнительных отметок и других реквизитов определяются нормативными документами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.


1 Сокова А.Н. Развитие государственной стандартизации организационно-распорядительных документов. // Секретарское дело. – 2003. – № 5.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.