• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2008
  • Рубрика Оформление документов

Копия, дубликат или выписка?

  • 0 комментариев
  • 43 просмотра
Чем свободная копия отличается от факсимильной и от выписки из документа? Как придать всем этим бумагам юридическую силу? Какие варианты заверения существуют и в каких случаях они уместны? Кто может оформить заверительную надпись и всегда ли ее нужно удостоверять печатью?
Какой документ нотариус откажется заверять? В каких случаях ­он согласится заверить копию без предъявления подлинника документа?
Как оформить выписку из приказа, протокола и из трудовой книжки? Как выглядит дубликат документа?



Оригинал документа содержит все необходимые реквизиты для того, чтобы он обладал юридической силой. В некоторых случаях изготавливают сразу два или более оригиналов документа (например, договор или накладная и т.д.).

Но часто бывает так, что лиц, заинтересованных в получении документа, оказывается больше, чем его оригинальных экземпляров. Например, бывает необходимость срочно довести какой-то документ до сведения большого числа сотрудников.

Бывает, что оригинал документа подшивается в одно дело, а его копии прилагаются к другим документам или направляются в иные структурные подразделения. Например, нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

Копии документов необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, получения заграничной визы. И этот список мы могли бы продолжить.

Итак, получается, что без оформления копий нам никак не обойтись. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования.

Копия документа

Начнем с определения:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия документа, полностью воспроизводящая информацию подлинника, называется факсимильной. Мы постоянно имеем дело с копиями такого рода. Это то, что мы получаем по факсу, вынимаем из ксерокса. Это может быть сканированный (или сфотографированный) образ документа, распечатанный впоследствии на принтере.

Но в работе используются и свободные копии, которые содержат все реквизиты оригинального документа, кроме личных росчерков в подписи. Это, например, может быть повторная распечатка на принтере документа, созданного ранее.

Однако копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена. В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется понятие «заверенная копия». Только заверенная копия признается аналогом подлинника документа.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТом Р 6.30-2003. В Примере 1 мы покажем, как оформить заверительную надпись. Обратите внимание: она оформляется от границы левого поля документа без абзацного отступа ниже реквизита «подпись».

Фрагмент документа
Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», пункт 3.26

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения...

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Пример 1

Теперь предлагаем обратить внимание на следующий вопрос. Заверенные копии каких документов организация вправе выдавать?

Организация может заверить копии только тех документов, автором которых является. Но из этого правила есть 2 исключения:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.