• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2008
  • Рубрика Архивное дело

Готовим документы по личному составу к длительному хранению

  • 0 комментариев
Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания делопроизводственного года. Например, в начале 2008 года нужно было заняться делами 2007-го. Но это весьма трудоемкая работа. И если в вашей организации накопились необработанные дела не только за 2007 год, но и за несколько предыдущих лет, то самое время начать наводить порядок. А как это сделать, вам расскажет специалист.


Сегодня нет необходимости убеждать кого-либо в значимости документов по личному составу. Общеизвестно, что эти документы играют чрезвычайно важную роль в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии и т.п. В результате небрежного отношения к документированию трудовых отношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки.

Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто бывает причиной конфликтов между работниками и администрацией, которые могут доходить и до судебного разбирательства. И здесь одинаково важны как правильное оформление документов, так и обеспечение их сохранности.

На сегодняшний день существуют устоявшиеся, проверенные временем методики обеспечения сохранности определенной категории документов, содержащих персональные данные. Речь идет о документах по личному составу длительного (75 и 50 лет) хранения.

Правила обработки дел с такими документами закреплены в методических документах и кратко описаны в учебных пособиях. Тем не менее у персонала организаций, не сдающих документы на государственное хранение, зачастую отсутствуют навыки оформления и описания дел длительного хранения.

Поэтому мы решили предложить вам в помощь рекомендации специалиста, который имеет такой опыт. Предлагаем вашему вниманию оптимальный алгоритм действий и комментарии относительно сложностей, которые могут возникнуть на каждом его шаге.

Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания делопроизводственного года. Например, в начале 2009-го можно будет заняться делами 2008 года. Но это весьма трудоемкая работа. Поэтому если у вас накопились необработанные документы за несколько предыдущих лет, позаботьтесь о себе, не доводите до аврала – обработайте их сейчас, следуя данным в статье рекомендациям.

Шаг 1. Формирование дел

Шаг 1. Формирование дел:

  • 1.1. Расположить документы дела в определенной последовательности.
  • 1.2. Переплести документы дела.
  • 1.3. В начале каждого дела подшить бланк внутренней описи, а в конце – бланк листа заверителя.
  • 1.4. Пронумеровать листы дела.

В течение делопроизводственного года документы по личному составу в деле, как правило, располагают в обратно-хронологической или обратнонумерационной последовательности. При подготовке документов к длительному хранению необходимо расположить их иначе:

  • в нумерационной (в порядке возрастания регистрационных номеров)
  • или

  • хронологической (в порядке возрастания дат документов) последовательности.

В небольших организациях зачастую подшивают в одно дело документы различных сроков хранения, например, в одном деле могут оказаться все приказы по личному составу организации. При подготовке документов к длительному хранению необходимо сформировать в отдельное дело приказы о движении кадров (приеме, увольнении и переводе сотрудников), которые хранятся 75 лет (в отличие от приказов о направлении в командировки, предоставлении отпусков, наложении взысканий, которые хранятся 5 лет).

Далеко не во всех организациях имеется переплетное оборудование. При его отсутствии вполне допустимо подшить документы дела с помощью толстой иглы и нити на четыре прокола в твердую обложку. При этом недопустимо оставлять в деле какие-либо металлические скрепки – имеющиеся в документах металлические скрепки, булавки и т.п. необходимо удалять.

Документы необходимо переплетать или подшивать так, чтобы их можно было свободно читать:

  • если в деле есть невостребованные личные документы (например, трудовые книжки), их необходимо вложить в конверты. А уже конверты подшить в дело так, чтобы в дальнейшем их содержимое можно было безболезненно изъять;
  • листы большого формата необходимо сложить и подшить так, чтобы их можно было развернуть и прочитать.

Если объем документов превышает 250 листов, их необходимо разделить на два (или более) тома. В нормативных документах указан максимальный объем дела – 250 листов, но на практике часто формируют более тонкие дела.

Пример 1
Свернуть Показать

В 2006 г. издано 220 приказов по личному составу, их общий объем составляет 260 листов.

Эти документы можно подшить в два дела, поместив в первый том приказы с № 1-к по № 100-к, а во второй том – с № 101-к по № 202-к.

Но в этой ситуации удобнее поделить документы по иному принципу: в первый том поместить приказы, изданные в январе–июне, а во второй - изданные во втором полугодии 2006 года (в июле–декабре).

Листы дела нумеруют в правом верхнем углу листа валовой нумерацией, не затрагивая при этом текста. Для нумерации используют простой графитный карандаш или нумератор. Недопустимо нумеровать листы авторучкой.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно, лист-заверитель не нумеруют.

Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруют отдельно.

Если в дело подшит конверт с вложенным документом, сначала нумеруется конверт, затем следующим номером – вложенный документ.

Листы большого формата нумеруют в правом верхнем углу развернутого листа.

В случае отдельных ошибок нумерации допустимо использовать литерные номера:

Пример 2

В деле ошибочно остался непронумерованным лист, расположенный за листом 10. При обнаружении пропуска нумеруем этот лист литерным номером 10а.

В деле ошибочно пронумерованы два листа одним номером 25. Исправляем ситуацию – к номеру второго листа добавляем литеру «а», получаем номер 25а.

Шаг 2. Оформление заверительной надписи и внутренней описи дела

Шаг 2. Оформление заверительной надписи и внутренней описи:

  • 2.1. Оформить заверительную надпись.
  • 2.2. Оформить внутреннюю опись документов дела.

Заверительная надпись оформляется на бланке листа-заверителя, который подшивается в конце дела. Недопустимо оформлять заверительную надпись на обороте последнего листа последнего документа дела или на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно через знак «+» – количество листов внутренней описи (см. Пример 3).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.