Top.Mail.Ru

Готовим документы по личному составу к длительному хранению

Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания делопроизводственного года. Например, в начале 2008 года нужно было заняться делами 2007-го. Но это весьма трудоемкая работа. И если в вашей организации накопились необработанные дела не только за 2007 год, но и за несколько предыдущих лет, то самое время начать наводить порядок. А как это сделать, вам расскажет специалист.

Сегодня нет необходимости убеждать кого-либо в значимости документов по личному составу. Общеизвестно, что эти документы играют чрезвычайно важную роль в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии и т.п. В результате небрежного отношения к документированию трудовых отношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки.

Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто бывает причиной конфликтов между работниками и администрацией, которые могут доходить и до судебного разбирательства. И здесь одинаково важны как правильное оформление документов, так и обеспечение их сохранности.

На сегодняшний день существуют устоявшиеся, проверенные временем методики обеспечения сохранности определенной категории документов, содержащих персональные данные. Речь идет о документах по личному составу длительного (75 и 50 лет) хранения.

Правила обработки дел с такими документами закреплены в методических документах и кратко описаны в учебных пособиях. Тем не менее у персонала организаций, не сдающих документы на государственное хранение, зачастую отсутствуют навыки оформления и описания дел длительного хранения.

Поэтому мы решили предложить вам в помощь рекомендации специалиста, который имеет такой опыт. Предлагаем вашему вниманию оптимальный алгоритм действий и комментарии относительно сложностей, которые могут возникнуть на каждом его шаге.

Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания делопроизводственного года. Например, в начале 2009-го можно будет заняться делами 2008 года. Но это весьма трудоемкая работа. Поэтому если у вас накопились необработанные документы за несколько предыдущих лет, позаботьтесь о себе, не доводите до аврала – обработайте их сейчас, следуя данным в статье рекомендациям.

Шаг 1. Формирование дел

Шаг 1. Формирование дел:

  • 1.1. Расположить документы дела в определенной последовательности.
  • 1.2. Переплести документы дела.
  • 1.3. В начале каждого дела подшить бланк внутренней описи, а в конце – бланк листа заверителя.
  • 1.4. Пронумеровать листы дела.

В течение делопроизводственного года документы по личному составу в деле, как правило, располагают в обратно-хронологической или обратнонумерационной последовательности. При подготовке документов к длительному хранению необходимо расположить их иначе:

  • в нумерационной (в порядке возрастания регистрационных номеров)
  • или

  • хронологической (в порядке возрастания дат документов) последовательности.

В небольших организациях зачастую подшивают в одно дело документы различных сроков хранения, например, в одном деле могут оказаться все приказы по личному составу организации. При подготовке документов к длительному хранению необходимо сформировать в отдельное дело приказы о движении кадров (приеме, увольнении и переводе сотрудников), которые хранятся 75 лет (в отличие от приказов о направлении в командировки, предоставлении отпусков, наложении взысканий, которые хранятся 5 лет).

Далеко не во всех организациях имеется переплетное оборудование. При его отсутствии вполне допустимо подшить документы дела с помощью толстой иглы и нити на четыре прокола в твердую обложку. При этом недопустимо оставлять в деле какие-либо металлические скрепки – имеющиеся в документах металлические скрепки, булавки и т.п. необходимо удалять.

Документы необходимо переплетать или подшивать так, чтобы их можно было свободно читать:

  • если в деле есть невостребованные личные документы (например, трудовые книжки), их необходимо вложить в конверты. А уже конверты подшить в дело так, чтобы в дальнейшем их содержимое можно было безболезненно изъять;
  • листы большого формата необходимо сложить и подшить так, чтобы их можно было развернуть и прочитать.

Если объем документов превышает 250 листов, их необходимо разделить на два (или более) тома. В нормативных документах указан максимальный объем дела – 250 листов, но на практике часто формируют более тонкие дела.

Пример 1

В 2006 г. издано 220 приказов по личному составу, их общий объем составляет 260 листов.

Эти документы можно подшить в два дела, поместив в первый том приказы с № 1-к по № 100-к, а во второй том – с № 101-к по № 202-к.

Но в этой ситуации удобнее поделить документы по иному принципу: в первый том поместить приказы, изданные в январе–июне, а во второй - изданные во втором полугодии 2006 года (в июле–декабре).

Листы дела нумеруют в правом верхнем углу листа валовой нумерацией, не затрагивая при этом текста. Для нумерации используют простой графитный карандаш или нумератор. Недопустимо нумеровать листы авторучкой.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно, лист-заверитель не нумеруют.

Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруют отдельно.

Если в дело подшит конверт с вложенным документом, сначала нумеруется конверт, затем следующим номером – вложенный документ.

Листы большого формата нумеруют в правом верхнем углу развернутого листа.

В случае отдельных ошибок нумерации допустимо использовать литерные номера:

Пример 2

В деле ошибочно остался непронумерованным лист, расположенный за листом 10. При обнаружении пропуска нумеруем этот лист литерным номером 10а.

В деле ошибочно пронумерованы два листа одним номером 25. Исправляем ситуацию – к номеру второго листа добавляем литеру «а», получаем номер 25а.

Шаг 2. Оформление заверительной надписи и внутренней описи дела

Шаг 2. Оформление заверительной надписи и внутренней описи:

  • 2.1. Оформить заверительную надпись.
  • 2.2. Оформить внутреннюю опись документов дела.

Заверительная надпись оформляется на бланке листа-заверителя, который подшивается в конце дела. Недопустимо оформлять заверительную надпись на обороте последнего листа последнего документа дела или на внутренней стороне обложки...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.