• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2008
  • Рубрика Современное делопроизводство

Корпоративные стандарты: тонкости разработки и использования

  • 0 комментариев
  • 35 просмотров
Как сделать так, чтобы внутренние нормативные документы компании работали, а не становились «пятым колесом телеги»? Автор, имея богатый опыт построения систем корпоративных стандартов в крупных организациях, дает свои рекомендации: по подготовке проекта документа, его согласованию, утверждению, по внедрению, актуализации и хранению. Показаны способы документального оформления прохождения нормативным документом ­перечисленных этапов «жизни».


Положения, регламенты, инструкции, выписки... Как же их писать, внедрять и поддерживать в рабочем состоянии? Рано или поздно с такими вопросами сталкивается практически любая организация. Кто-то нанимает консультантов, которые все за него напишут и внедрят, кто-то покупает сборники типовых инструкций и удивляется, что затем они превращаются в мертвый груз, лежащий годами на стеллажах.

Мы же покажем вам, как разрабатывать такие документы полностью самостоятельно, понимая их сущность, назначение и функции. При этом каждый из них будет реально помогать в управлении потоками работ и компании в целом. С их помощью можно будет и обучать новых сотрудников, и контролировать рабочий процесс, анализируя его эффективность, и своевременно вырабатывать подходы к его развитию. Созданная таким образом система корпоративных стандартов вашей организации будет помогать в управлении компанией многие годы, обеспечивая возможность руководству, не отвлекаясь на текучку, сосредоточиться на решении действительно значимых вопросов. Итак, начнем...

Когда необходимость изменений уже назрела

Организации очень похожи на людей. И жизнь у них протекает очень сходно. Так, на этапе «детства» организация только набирает обороты, управляет ею менеджер-собственник, управление является очень неформальным, количество сотрудников невелико, потоков работ немного.

Потом наступает «молодость»: доход компании растет приблизительно на 15% в год и более, среди управленцев начинают появляться наемные кадры, управление по-прежнему остается неформальным и ситуационным (такой менеджмент называется «ситуационным» или «стихийным» и, как свидетельствует практика, присущ он пока большинству работающих в России компаний), количество сотрудников растет, растут и потоки ра- бот. В связи с ростом численности персонала, усложнением потоков работ происходит потеря управляемости организации, вследствие чего снижается и эффективность ее деятельности, увеличиваются затраты, снижается прибыль. При этом чем более творческой является основная деятельность организации, тем менее она управляема. Так, у рекламного агентства или студии веб-дизайна критическим числом управляемых сотрудников является 15–20 человек, а, к примеру, швейный цех сохраняет управляемость и при 80–100 работниках. Средним числом работников, при котором организация начинает терять управляемость и, как следствие, эффективность, является 50–60 сотрудников. Итак, проблема диагностирована. Возникает вопрос: «Что делать?»

В настоящее время есть несколько подходов к решению проблем, вызванных болезнью роста. Главный и наиболее быстрый и эффективный из них — внедрение регулярного менеджмента в растущей организации. Словосочетание «регулярный менеджмент» означает лишь то, что большую часть нагрузки, которую испытывает управленческий состав компании, предлагается унифицировать и прописать в наборе нормативных документов (положений, регламентов, инструкций, выписок). В них и будут содержаться правила выполнения работ в организации, составляющих при этом ту самую текучку, принятие решений по которой перегружает управленцев организации. Сравните эти две схемы:

Рисунок 1
Свернуть Показать

На Рисунке 1 хорошо заметно, что при стандартизации и описании в виде нормативных документов основных процессов в компании мы сразу же высвобождаем управленческий персонал для принятия действительно важных решений. Одновременно избавляем его от ситуационного руководства текучкой, занимавшей до этого основную часть рабочего времени.

Поняв целесообразность внедрения «регулярного менеджмента», рассмотрим предполагаемую им структуру управления посредством документов.

Рисунок 2
Свернуть Показать

Несомненным достоинством внедрения регулярного менеджмента является то, что он прекрасно работает, даже будучи внедренным лишь в небольшой части организации, к примеру, в одном подразделении либо направлении деятельности. Всем известной иллюстрацией такого подхода является сфера общего документооборота. Это может быть секретариат, канцелярия либо управление делами генерального директора компании. В подобных подразделениях, как правило, есть документ «Положение о делопроизводстве» либо аналогичный, который, будучи даже единичным и несвязанным, прекрасно работает, то есть выполняет регулирующую функцию в отношении процессов документооборота не только подразделения делопроизводства, но и организации в целом.

Также при рассмотрении Рисунка 2 хорошо видна следующая преемственность документов: Положению о направлении деятельности организации соответствует Положение о подразделении, Регламенту направления деятельности организации – Регламент единичного процесса внутри подразделения и т.д.

Очевидно, что разработка документов, находящихся на одной горизонтали и носящих одно название (это могут быть положения, регламенты), очень схожа, а сами документы имеют одинаковую структуру с поправкой на величину подразделения. Саму структуру мы рассмотрим чуть позже, сейчас же необходимо разобраться с документами в общем, определить и выработать правила, по которым происходит их жизненный цикл, рассмотреть трудности, возникающие на их пути.

Жизненный цикл документа

Приведем жизненный цикл документа в схематичной форме:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.