Top.Mail.Ru

Корпоративные стандарты: тонкости разработки и использования

Как сделать так, чтобы внутренние нормативные документы компании работали, а не становились «пятым колесом телеги»? Автор, имея богатый опыт построения систем корпоративных стандартов в крупных организациях, дает свои рекомендации: по подготовке проекта документа, его согласованию, утверждению, по внедрению, актуализации и хранению. Показаны способы документального оформления прохождения нормативным документом ­перечисленных этапов «жизни».
Положения, регламенты, инструкции, выписки... Как же их писать, внедрять и поддерживать в рабочем состоянии? Рано или поздно с такими вопросами сталкивается практически любая организация. Кто-то нанимает консультантов, которые все за него напишут и внедрят, кто-то покупает сборники типовых инструкций и удивляется, что затем они превращаются в мертвый груз, лежащий годами на стеллажах.

Мы же покажем вам, как разрабатывать такие документы полностью самостоятельно, понимая их сущность, назначение и функции. При этом каждый из них будет реально помогать в управлении потоками работ и компании в целом. С их помощью можно будет и обучать новых сотрудников, и контролировать рабочий процесс, анализируя его эффективность, и своевременно вырабатывать подходы к его развитию. Созданная таким образом система корпоративных стандартов вашей организации будет помогать в управлении компанией многие годы, обеспечивая возможность руководству, не отвлекаясь на текучку, сосредоточиться на решении действительно значимых вопросов. Итак, начнем...

Когда необходимость изменений уже назрела

Организации очень похожи на людей. И жизнь у них протекает очень сходно. Так, на этапе «детства» организация только набирает обороты, управляет ею менеджер-собственник, управление является очень неформальным, количество сотрудников невелико, потоков работ немного.

Потом наступает «молодость»: доход компании растет приблизительно на 15% в год и более, среди управленцев начинают появляться наемные кадры, управление по-прежнему остается неформальным и ситуационным (такой менеджмент называется «ситуационным» или «стихийным» и, как свидетельствует практика, присущ он пока большинству работающих в России компаний), количество сотрудников растет, растут и потоки ра- бот. В связи с ростом численности персонала, усложнением потоков работ происходит потеря управляемости организации, вследствие чего снижается и эффективность ее деятельности, увеличиваются затраты, снижается прибыль. При этом чем более творческой является основная деятельность организации, тем менее она управляема. Так, у рекламного агентства или студии веб-дизайна критическим числом управляемых сотрудников является 15–20 человек, а, к примеру, швейный цех сохраняет управляемость и при 80–100 работниках. Средним числом работников, при котором организация начинает терять управляемость и, как следствие, эффективность, является 50–60 сотрудников. Итак, проблема диагностирована. Возникает вопрос: «Что делать?»

В настоящее время есть несколько подходов к решению проблем, вызванных болезнью роста. Главный и наиболее быстрый и эффективный из них — внедрение регулярного менеджмента в растущей организации. Словосочетание «регулярный менеджмент» означает лишь то, что большую часть нагрузки, которую испытывает управленческий состав компании, предлагается унифицировать и прописать в наборе нормативных документов (положений, регламентов, инструкций, выписок). В них и будут содержаться правила выполнения работ в организации, составляющих при этом ту самую текучку, принятие решений по которой перегружает управленцев организации. Сравните эти две схемы:

Рисунок 1

На Рисунке 1 хорошо заметно, что при стандартизации и описании в виде нормативных документов основных процессов в компании мы сразу же высвобождаем управленческий персонал для принятия действительно важных решений. Одновременно избавляем его от ситуационного руководства текучкой, занимавшей до этого основную часть рабочего времени.

Поняв целесообразность внедрения «регулярного менеджмента», рассмотрим предполагаемую им структуру управления посредством документов.

Рисунок 2

Несомненным достоинством внедрения регулярного менеджмента является то, что он прекрасно работает, даже будучи внедренным лишь в небольшой части организации, к примеру, в одном подразделении либо направлении деятельности. Всем известной иллюстрацией такого подхода является сфера общего документооборота. Это может быть секретариат, канцелярия либо управление делами генерального директора компании. В подобных подразделениях, как правило, есть документ «Положение о делопроизводстве» либо аналогичный, который, будучи даже единичным и несвязанным, прекрасно работает, то есть выполняет регулирующую функцию в отношении процессов документооборота не только подразделения делопроизводства, но и организации в целом.

Также при рассмотрении Рисунка 2 хорошо видна следующая преемственность документов: Положению о направлении деятельности организации соответствует Положение о подразделении, Регламенту направления деятельности организации – Регламент единичного процесса внутри подразделения и т.д.

Очевидно, что разработка документов, находящихся на одной горизонтали и носящих одно название (это могут быть положения, регламенты), очень схожа, а сами документы имеют одинаковую структуру с поправкой на величину подразделения. Саму структуру мы рассмотрим чуть позже, сейчас же необходимо разобраться с документами в общем, определить и выработать правила, по которым происходит их жизненный цикл, рассмотреть трудности, возникающие на их пути.

Жизненный цикл документа

Приведем жизненный цикл документа в схематичной форме:

Рисунок 3

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.