В прошлом месяце мы говорили о методике разработки и эксплуатации внутренних нормативных документов организации. Сейчас же предлагаем вам перейти к разработке конкретного документа, а именно – положения о структурном подразделении. Сделаем мы это на примере подразделения, в зону ответственности которого входят процессы общего документооборота и делопроизводства – так будет интереснее. Недаром говорят: «Своя рубашка ближе к телу».
Документы этого типа разрабатываются по направлению снизу вверх (по оргструктуре). Это означает, что при регламентации деятельности большого подразделения, состоящего из нескольких меньших, целесообразно начинать разработку с малых подразделений, переходя к более крупным. К примеру, начать с отделов, перейти к департаменту или начать с бюро, перейти к отделам.
Практика показывает, что разработка проекта одного такого документа возможна в среднем за 1–7 рабочих дней. Здесь многое будет зависеть от наличия образцов аналогичных документов, опыта составителя, объема собранной информации и степени ее структурированности.
Очень важно провести опрос среди профильных специалистов и управленцев подразделения с письменной фиксацией полученной информации. Здесь вам могут пригодиться опросные листы (см. Пример 1).
Затем этих же специалистов целесообразно будет привлечь к «публичному обсуждению» разработанного проекта нормативного документа. И здесь важно перевести его в конструктивное русло. Для этого подскажем вам один нюанс. Объявите, что к рассмотрению будут приниматься только правки текста в виде окончательно выверенных формулировок (а не пожеланий и идей) с аргументацией, почему первоначальная формулировка в разработанном проекте документа данного специалиста или управленца не устроила. Если люди поймут, что им придется выполнять положения принятого нормативного документа, им станет небезразлично, по каким правилам придется работать. В этом случае вы получите много действительно ценных предложений и дополнений, а возможно, и исправлений.
Подчеркнем, что круг участников «публичного обсуждения» должен быть шире узкой группы должностных лиц, согласующих проект документа. Однако «задирать планку» не стоит, так как при большом количестве сотрудников, привлекаемых к обсуждению, увеличатся и временные затраты на разработку документа, а вы рискуете оказаться «заваленными» различными рацпредложениями. Оптимальным будет обсуждение только с грамотными, заинтересованными в результате специалистами.
С общими требованиями к разработке и жизнеобеспечению внутренних нормативных документов мы разобрались в предыдущем номере журнала. А вот особенности составления каждого из разделов положения о подразделении мы рассмотрим прямо сейчас. После этого покажем вам пример такого документа.
Предлагаемая в статье структура положения не является жесткой, но она уже отработана на большом количестве разнообразных организаций как в Российской Федерации, так и в ближнем зарубежье. Поэтому ее с уверенностью можно назвать логичной и оптимальной. Таким образом, взяв нашу модель себе на вооружение, вы в значительной степени сможете повысить эффективность разработки не просто единичного документа, а всей структуры аналогичных документов вашей организации. При прочтении этой части статьи вам следует выделять вопросы, которым необходимо уделить особое внимание при интервьюировании коллег. Ведь предлагаемые нами решения могут оказаться для вас оптимальными, но, скорее всего, они потребуют адаптации под вашу корпоративную культуру и особенности бизнес-процессов.
 |
Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь. |
