• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2009
  • Рубрика Оформление документов

Ошибки в служебных письмах

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
Служебные письма во многих организациях составляют до 80% всей корреспонденции, поэтому ошибки оформления, которые затрудняют их обработку, нельзя назвать совершенно безобидными (вы не только усложняете жизнь получателю письма, но и рискуете получить весьма «долго-долгожданный» ответ). Кроме того, разобраны распространенные ошибки, которые подрывают юридическую силу составленного документа или же делают возможным несанкционированное добавление текста в уже подписанное письмо. Автор все объясняет на наглядных примерах.


Служебные письма1 во многих организациях можно отнести к наи более часто создаваемому виду документов, где они занимают до 80% входящей и исходящей корреспонденции организации. Поэтому вопросы подготовки и оформления служебных писем будут актуальны в любое время.

Общее описание правил оформления служебных писем можно найти во многих наших статьях и учебниках по делопроизводству. Но типичные ошибки в оформлении писем рассматриваются крайне редко. Так почему бы нам не разобраться в этом вопросе? А для лучшего восприятия информации сгруппируем ошибки по тем последствиям, к которым они могут привести.

Ошибки, которые увеличивают трудоемкость и сроки обработки письма получателем

Сначала рассмотрим ошибки, которые увеличивают трудоемкость обработки входящих служебных писем в организации-адресате и делают работу с документом менее удобной.

Письмо посвящено нескольким вопросам, не связанным между собой

Вы можете возразить: ну какая это ошибка – составить письмо по двумчетырем вопросам, даже не связанным между собой, ведь организация-адресат одна. Данное мнение может быть характерно для небольших организаций, где один сотрудник или одно подразделение курирует ряд вопросов.

Но перед тем как составить такое письмо, нужно задуматься, в какую организацию оно адресуется. Если организацию нельзя отнести к небольшой, то не связанные между собой вопросы, скорее всего, будут решать разные структурные подразделения. В связи с этим на работу с таким письмом будет затрачено больше времени не только у службы документационного обеспечения управления2, которое уйдет на снятие дополнительных копий, но также у руководителей и исполнителей, которые будут вынуждены ознакамливаться со всем текстом и со всеми вопросами, для того чтобы не упустить информацию, которая относится к их вопросу и адресуется им.

Ни один руководитель или работник не хочет тратить свое время на чтение и осмысление информации, которая не связана с его деятельностью. В связи с этим в деловой переписке принято письмо готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные служебные письма по каждому из них.

Однако все-таки письмо может касаться нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письмо не содержит реквизита «отметка об исполнителе»

Достаточно часто можно встретить письма, на которых не оформлен реквизит «отметка об исполнителе». Из бланка письма можно выяснить только, в какой организации было создано данное письмо, а из реквизита «подпись» – какой руководитель подписал документ.

Хорошо, если у сотрудника, получившего данное письмо, не возникнет никаких вопросов по его содержанию. А если возникнет какой-нибудь вопрос, то что делать? Звонить в организацию по общему телефону, указанному на бланке, и пытаться найти сотрудника, подготовившего письмо и способного ответить на вопрос? При этом существует вероятность, что такого сотрудника не получится найти или придется потратить на поиски много времени, сил и нервов.

Именно поэтому на служебных письмах принято оформлять реквизит «отметка об исполнителе». Он позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который готовил письмо и хорошо знает все нюансы вопроса, может предоставить всю интересующую информацию. Отметим, что в «отметке об исполнителе» указывают именно сотрудника, который готовил письмо (а не просто печатал текст) вместе с его контактным телефоном (сравните Примеры 2 и 3, в образце правильно оформленного письма в нижнем левом углу в качестве исполнителя указана Ю.В. Орлова).

Фрагмент документа
Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков
924 45 67

Письмо-ответ или письмо-подтверждение не содержит реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа»

При получении письма-ответа или письма-подтверждения может возникнуть потребность посмотреть содержание инициирующего письма. Но как это сделать, если в письме-ответе нет ссылки на его регистрационный номер?

Хорошо, если в организации-адресате используется система электронного документооборота, обладающая мощными поисковыми возможностями и позволяющая найти нужный инициирующий документ по другим реквизитам, например, наименованию организации и краткому содержанию. Но если такой системы нет, то поиски инициативного письма могут занять достаточно много времени.

Соответственно, в письмах-ответах и письмах-подтверждениях принято указывать, на основании какого документа создано письмо. При этом правильно делать это не в тексте письма (например, «на Ваше письмо от 20 апреля 2009 г. № 100...»), а оформлять в составе реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (см. Пример 1). Размещение сведений об инициирующем письме в отдельном реквизите позволяет визуально выделить эти данные и облегчить обработку поступающего документа.

Пример 1

На письме не оформлен реквизит «заголовок»

В настоящее время часто поступают письма, на которых не оформлен реквизит «заголовок». В итоге при регистрации таких писем затрачивается больше времени на их аннотирование, то есть заполнение реквизита (поля) «краткое содержание (заголовок) документа» в регистрационноконтрольной форме.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.