• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» апрель 2009
  • Рубрика Налоговый учет

И один в поле воин…

  • 0 комментариев
  • 5624 просмотра
Если компании стало тесно в тех географических рамках, в которых она представлена, ей следует отправить на освоение новых бизнес-территорий своего представителя. При этом для решения целого ряда задач нет необходимости открывать отдельный филиал, с ними может справиться единственный сотрудник, представляющий организацию. Финансовая экономия налицо: не нужно арендовать офисное помещение, нанимать секретаря... Но если речь заходит о налоговых аспектах операций, связанных с направлением такого посланника в другой регион, то у компаний возникают обоснованные вопросы: обязаны ли они вставать на учет по месту работы своего представителя и каков порядок учета его расходов, ­компенсируемых организацией?


Растущей и развивающейся организации со временем становится тесно на занимаемой ею территории, и она начинает осваивать новые ареалы обитания. Одним из способов такого освоения может стать отправка представителя компании в другой регион с наделением его соответствующими полномочиями.

Представитель компании может быть направлен для того, чтобы выяснить возможность открытия филиала, наладить контакты с органами мест ной власти, собрать маркетинговую информацию и т.д. На постоянного представителя в регионе будут возложены полномочия только по ведению переговоров или по отслеживанию прохождения товаров организации через транспортный узел. В общем, вариантов много, и объединяет их тот факт, что выполнение поставленной задачи, вполне вероятно, может затянуться не на один-два месяца, а на несколько лет. В связи с этим у организации возникает вопрос: нужно ли ей вставать на учет в налоговой инспекции по месту работы своего представителя? Кроме того, трудовым договором может быть предусмотрено, что помимо заработной платы сотруднику будут перечисляться дополнительные суммы в качестве компенсации ряда расходов, которые он несет в процессе свой деятельности. Компании озадачиваются налоговыми последствиями таких выплат.

Теперь обо всем подробнее.

Учет в инспекции: быть или не быть?

Как правило, для такого сотрудника (а он чаще всего из местных) нет необходимости арендовать либо покупать офисное помещение, обставлять его мебелью и оборудованием, нанимать секретаря и водителя, наделять его всеми атрибутами, соответствующими статусу «действительного и полномочного посланника». Ведь эффективность его деятельности будет определяться не отсиживанием на рабочем месте с десяти до девятнадцати с часовым перерывом на обед, а успешностью проведенных переговоров, объемом и количеством собранной информации и другими качественными (а не количественными) показателями. Да и переговоры чаще всего проводятся не в конторе, а в заведениях общественного питания и в других не менее приятных местах. Иными словами, не возникает потребность в оборудованном рабочем месте, куда данный сотрудник обязан прибывать для выполнения своих трудовых функций и которое прямо либо косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Фрагмент документа

Статья 209 Трудового кодекса РФ

«Рабочее место – место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Фрагмент документа

Статья 11 Налогового кодекса РФ

«... обособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца».

Можно прийти к выводу, что, поскольку у организации по месту нахождения ее представителя в другом регионе нет оборудованного рабочего места, не возникает и обособленного структурного подразделения (п. 2 ст. 11 НК РФ). А значит, некого ставить на учет в налоговой инспекции по месту исполнения трудовых обязанностей таким сотрудником. Эту точку зрения поддержал и Минфин России в своих письмах от 24.05.2006 г. № 03-02-07/1-129, от 21.07.2005 г. № 03-01-10/6-334. Таким образом, прием организацией на работу в другом городе сотрудника, в трудовом договоре с которым прямо указано, что он будет работать на дому (в библиотеке, в интернет-клубе и т.д.), обязанности по постановке на учет в налоговом органе по месту выполнения им трудовых функций у нее не возникает.

В ресторане...

Как отмечалось выше, работа представителя сопряжена с многочисленными переговорами, которые, как правило, проводятся в местах общественного питания. Затраты, связанные с посещением таких заведений, в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ следует признать представительскими расходами.

Напомним, к представительским относятся расходы на организацию переговоров, цель которых – установить или поддержать партнерские отношения независимо от места их проведения.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

Пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ

«К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий».

Предприятия не могут отнести к представительским расходы, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Также не стоит забывать, что представительские издержки включают в состав прочих расходов только в размере, не превышающем 4% от затрат компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Для того чтобы возместить своему сотруднику понесенные им затраты – доказать их экономическую обоснованность и официальный характер, – организации в начале года следует издать приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели и утвердить смету таких издержек.

В приказе (распоряжении) необходимо перечислить должностных лиц организации, имеющих право проводить такие переговоры (участвовать в них). Смета должна предусмотреть примерный уровень затрат на проведение данных мероприятий. Так как в любом случае смета носит примерный (предварительный) характер, никто не запрещает в случае перерасхода средств ее пересмотреть, подготовив соответствующий приказ.

Для возмещения понесенных расходов представитель должен предоставить в организацию авансовый отчет с приложением оправдательных документов:

  • отчет о проведении мероприятия;
  • список участников с обеих сторон;
  • первичные документы (чеки, счета, счета-фактуры), подтверждающие понесенные расходы.

К такому же выводу пришел и Минфин России в своем письме от 13.11.2007 г. № 03-03-06/1/807.

...в дороге

Обычно работа представителя организации связана с постоянными разъездами. Можно, конечно, компенсировать его расходы на общественный транспорт согласно маршрутной ведомости и приложенным билетам, но чаще всего сотрудник вправе рассчитывать на возмещение затрат по использованию личного автомобиля в служебных целях.

Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса разрешает включать компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в состав прочих расходов организации, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Правда, сделать это можно только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92. Так, в зависимости от класса автомобиля его владельцу ежемесячно может выплачиваться компенсация в размере 1 200–1 500 руб. Этой суммы, по замыслу чиновников, должно хватить на то, чтобы покрыть все расходы владельца машины – на ГСМ, техобслуживание, ремонт, амортизацию транспортного средства. Однако с 2002 года ситуация сильно изменилась, и сегодня этих полутора тысяч рублей не хватит даже на бензин.

Естественно, многие организации предусматривают своими внутренними приказами либо распоряжениями большие размеры таких компенсаций, выплачивая превышение над установленной нормой за счет своей чистой прибыли. Налоговики иногда требуют начислить НДФЛ на суммы этих доплат. Однако они не находят поддержки у судей.

Судебно-арбитражная практика
Свернуть Показать

Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.01.2007 г. № 10627/06 указал, что предельные нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей установлены Правительством РФ в целях формирования расходов организаций при исчислении налога на прибыль и не могут быть применены для расчета другого налога иной категории налогоплательщиков – физических лиц.

Следовательно, ни о каком начислении НДФЛ с превышающей норму суммы речи идти не может. Кроме того, она не включается в налогооблагаемую базу по ЕСН, так как не относится к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Алименты

С компенсационных выплат в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность, с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику, удержание алиментов не производится (подп. «п» п. 2 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 г. № 841 (далее – Постановление № 841)).

В соответствии со статьей 188 ТК РФ работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация в размере, определенном письменным соглашением сторон (приказом руководителя, с которым под роспись ознакомлен сотрудник). То есть можно прийти к выводу, что со всей суммы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, так как она не является доходом его владельца, алименты не удерживаются.

Постановление № 841 не связывает перечень доходов, с которых удерживаются алименты на содержание несовершеннолетних детей, с перечнем расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль (ст. 270 НК РФ).

Однако на практике встречаются и другие толкования Постановления № 841, согласно которым в нем говорится о том, что алименты не удерживаются с компенсации за износ инструментов. Автомобиль же является основным средством, следовательно, сумма компенсации сверх нормы, установленной Постановлением № 92, подпадает в категорию других выплат сотруднику, с которых в обязательном порядке следует удержать 25% (или 33%) и перечислить на содержание детей.

Бумажные доказательства

Для правильного оформления всех оправдательных документов можно руководствоваться, например, письмом УФНС по г. Москве от 18.01.2008 г. № 21-18/44-1. В нем сказано, что для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работник должен представить заверенную копию технического паспорта машины. Если же он управляет автомобилем по доверенности, то доказательным документом будет служить его копия.

Организации необходимо вести учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов. Кроме того, выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) по организации. К сожалению, арбитражной практики по этому вопросу автору найти не удалось. Это может свидетельствовать о том, что представители организаций еще ни разу не доводили дело до суда.

В таком же порядке иногороднему представителю компании могут выплачиваться компенсации за использование сотового телефона (в том числе и услуги оператора), компьютера (в том числе и услуги провайдера Интернета) и другого его личного имущества. Этот вывод подтверждается и вышеупомянутым письмом УФНС по г. Москве от 18.01.2008 г. № 21-18/44-1.

Командировка к «маме»

Время от времени региональный представитель будет обязан (сам либо по вызову) посещать организацию, с которой он связан трудовыми отношениями.

В соответствии с пунктом 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение), поездка работника в обособленное подразделение признается командировкой. Из этого можно сделать и обратный вывод: поездка сотрудника, если местом его постоянной работы является другой город, в головную организацию тоже является командировкой.

Правда, возникает вопрос, как в полном соответствии с вышеуказанным Положением оформить все оправдательные документы? Согласно пункту 7 Положения сотруднику оформляется командировочное удостоверение с отметками о выбытии с места постоянной работы, прибытии к месту командировки, выбытии оттуда и прибытии к месту работы. Другими словами, на командировочном предписании должно быть как минимум две отметки «убыл» и две отметки «прибыл», подкрепленные печатями. Ведь только на основании правильно оформленного командировочного удостоверения, в обязательном порядке приложенного к авансовому отчету, сотруднику могут быть выплачены суточные за каждый день нахождения в командировке. Вот только вопрос – кто поставит региональному представителю печать «прибыл», когда он вернется домой из центрального офиса? К сожалению, на него нет однозначного ответа.

Обратите внимание, что согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ (в ред. от 22.07.2008 г.) с 1 января 2009 года отменен норматив суточных и полевого довольствия за время нахождения в командировке. В связи с этим фактически утратили силу Нормы расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93. Теперь суточные за все время нахождения в командировке, в том числе и за время нахождения в пути, выплачиваются в соответствии со статьей 168 ТК РФ – в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом суточные, превышающие 700 руб. в день (для заграничных командировок – 2 500 руб.), подлежат включению в базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В таком же порядке, как и суточные, то есть согласно трудовому договору либо внутреннему распоряжению руководства, возмещаются и все остальные расходы по поездке в организацию – затраты на проезд (включая такси) и проживание в гостинице. Но все издержки должны быть подтверждены первичными документами – билетами, чеками, счетами.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.