Уполномоченные органы, в т.ч. ИФНС, при проведении контрольных мероприятий нередко получают в свое распоряжение подлинные документы, связанные с деятельностью организаций и индивидуальных предпринимателей. В последствии с возвратом таких документов у хозяйствующих субъектов могут возникнуть трудности. Кроме того, важные бумаги могут быть испорчены, утрачены самими же контролерами. А это, как мы увидим, часто оборачивается для предпринимателей и компаний серьезными неприятностями.
Чем может грозить расставание с оригиналами документов и как правильно оформлять передачу бумаг, как защищать свои интересы, если вас пытаются привлечь к ответственности, а документы, при помощи которых можно оправдаться, утеряны/испорчены не по вашей вине, мы расскажем в настоящей статье.
Как закон регламентирует порядок представления документов проверяющим, рассмотрим на примере налоговых правоотношений как наиболее показательных.
Требования о представлении документов для проверки регламентированы
Ст. 93 НК РФ предусматривает порядок истребования документов при проведении налоговой проверки. Прежде всего о предоставлении документов налоговики должны направить/вручить проверяемому соответствующее требование. В отсутствие такого требования обязанности по представлению документов у налогоплательщика не возникает. Пункт 2 указанной статьи предусматривает, что истребуемые документы представляются в виде заверенных копий (обратите на это внимание). Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации 1, если иное не предусмотрено законодательством РФ. При необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов. Ключевое слово тут - «ознакомиться». Для того чтобы получить в свое распоряжение от проверяемого лица оригинал, налоговики должны оформить выемку (п. 8 указанной статьи).
Документы, истребованные в ходе налоговой проверки, должны предоставляться не немедленно, а в течение 10 дней 2 со дня получения налогоплательщиком соответствующего требования. Если невозможно представить документы в указанный срок, проверяемый должен письменно уведомить об этом налоговиков. В уведомлении указываются причины, по которым запрошенные бумаги не могут быть представлены, и указываются сроки, в течение которых проверяемое лицо может представить документы. Получив уведомление, руководитель (заместитель руководителя) налогового органа в течение двух дней должен своим решением либо продлить сроки представления документов, либо отказать в этом.
Отказ проверяемого лица от представления запрошенных при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением. Ответственность предусмотрена ст. 126 НК РФ. Привлечение лица к налоговой ответственности не освобождает его от необходимости представить затребованные документы. Если этого не произойдет, налоговики вправе произвести выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ.
Порядок выемки документов налоговыми органами регламентирован ст. 94 НК РФ. Пункт 8 предусматривает, что если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, могут изыматься подлинники документов в порядке, предусмотренном указанной статьей. Если у ИФНС имеются серьезные сомнения в подлинности документов, налоговики вправе обратиться в правоохранительные органы.
При выемке документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия.
Выемка документовОснованием для выемки документов сотрудниками ИФНС является постановление должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Это постановление должно быть мотивированным. Утверждает его руководитель (заместитель руководителя) налогового органа. НК РФ не допускает производство выемки в ночное время, в отсутствие понятых и лиц, у которых производится выемка. Пункт 5 статьи 94 НК РФ предусматривает, что не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
В соответствии с действующим порядком до начала выемки сотрудник ИФНС предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим их права и обязанности. После этого лицу, у которого производится выемка, предлагают добровольно выдать документы. В случае отказа выемка производится принудительно. При этом должностное лицо налогового органа вправе самостоятельно вскрывать помещения, места, где могут находиться документы.
О производстве выемки, изъятии документов и предметов составляется протокол (с соблюдением требований, предусмотренных ст. 94 и 99 НК РФ). Изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки. Копия протокола вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы изымаются.
Изъятые документы нумеруются, сшиваются и скрепляются печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). При отказе указанных лиц скрепить печатью или подписью изымаемые документы в протоколе о выемке делается специальная отметка.
