• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» апрель 2010
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Командировки: оформляем документы

  • 0 комментариев
  • 20 просмотров
Окончание статьи, начало в №№ 2,3’2010

В статье мы продолжаем рассматривать нюансы отправления сотрудников в командировки. Вы узнаете порядок и размеры возмещения расходов, а также налоговые нюансы учета затрат командированного сотрудника. Ну и не обойдем своим внимание проблемы, возникающие при составлении отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах.


В статье автор подробно рассмотрела порядок и размеры возмещения командировочных расходов, а также налоговые нюансы, возникающие при их учете. Вы узнаете об условиях начисления суточных, правомерности расходов на проезд (в т.ч. поездки на такси); о том, как подтвердить электронный билет, о законности расходов на возврат билета, затратах по бронированию и найму жилого помещения и многом другом.

Авансовый отчет

Начнем с того, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. Данный вывод следует из п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Унифицированная форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных бумаг:

  • командировочного удостоверения1;
  • о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • об иных расходах, связанных с командировкой.
Кстати
Свернуть Показать

Финансисты в письме Минфина от 19.11.2009 г. № 03-03-06/1/764 отметили, что при оформлении авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствии необходимых приложений к нему (или ненадлежащем их оформлении) указанная в нем сумма затрат не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли. Что же касается других документов, которыми должна оформляться командировка (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)), то их наличие определяется внутренним документооборотом организации и для подтверждения в целях налогообложения прибыли не является обязательным (письма ФНС от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890 и Минфина от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169).

Учтите, что все первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык2. Отметим, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации3. Причем чиновники считают, что в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, будет достаточным произвести однократный перевод на русский язык постоянных показателей данной формы. В последующем же нужно осуществлять перевод изменяющихся показателей первичного документа4. Кстати, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены следующие реквизиты: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. В то же время не потребуется перевода информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов: условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа и иных сведений (письмо Минфина от 14.09.2009 г. № 03-03-05/170).

Кстати
Свернуть Показать

Московские налоговики в письме УФНС по г. Москве от 11.08.2009 г. № 16-15/082607.2 отметили, что наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрены законодательством. Следовательно, отсутствие результата (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.

Согласно порядку признания расходов при методе начисления датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета5.

Командировочные расходы

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом6.

Справка
Свернуть Показать

Работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, прописаны в следующих документах:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.