Журналы регистрации кадровой документации

Преимущества системы регистрации документов

Cогласно официальному определению регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления¹. Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:

• обеспечение сохранности документов;
• организация информационно-поисковых массивов;
• придание документу юридической силы.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько – об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов – сколько зарегистрировали, столько и сохранили.

Правила для регистрации

В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Правило первое гласит: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:

• все виды приказов по личному составу;
• уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора);
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• личные дела работников;
• трудовые книжки работников;
• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
• протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
• командировочные удостоверения.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т.д.).