Приближается отчетная пора. И, как известно, не только для бухгалтеров. Кадровики тоже должны сдать и заполнить специальную статистическую отчетность. И времени на это осталось совсем мало. В нашей статье мы подробно расскажем о двух основных «кадровых» отчетах и на примере покажем, как их следует заполнить.
В должностных инструкциях кадровиков все чаще встречается обязанность заполнять и сдавать статистическую отчетность по кадрам предприятия, предусмотренную законодательством. К таким основным отчетам относятся:
- форма № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», которую должны представлять все организации (и их обособленные подразделения), не являющиеся субъектами малого предпринимательства1;
- форма № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности». Эту форму сдают только те компании, которые попали в перечень организаций, составленный территориальным органом Росстата2. Они не представляют сведения по форме № П-4.
Наша статья поможет вам заполнить обе формы без ошибок.
Форма № П-4
Начиная с отчета за 2007 год, сдается новая форма № П-4, утвержденная постановлением Росстата от 09.06.2007 г. № 46. Принципиальных отличий от предыдущей она не содержит3, поэтому порядок заполнения этой отчетности (далее – Порядок) остался прежним (утв. постановлением Росстата от 20.11.2006 г. № 69).
Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников организации.
Если она превышает 15 человек, то фирма обязана представлять отчет по форме № П-4 ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. При этом разделы 2 и 3 отчета заполняются нарастающим итогом за квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же средняя численность работников 15 человек и меньше, то отчет (состоящий из титульного листа и раздела 1) надо сдавать ежеквартально нарастающим итогом (то есть за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год) также не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом. Разделы 2 и 3 формы № П-4 такие организации заполняют только при сдаче отчета за год.
Заполняем титульный лист
При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:
-
отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие месячный отчет, поставят в этой строке «декабрь 2007 года». А организации, представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут «январь – декабрь 2007 года»;
-
наименование организации. Здесь следует указать полное наименование фирмы в соответствии с учредительными документами и рядом в скобках – сокращенное. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)»;
-
почтовый адрес. Не забудьте указать также почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ;
-
код по ОКПО (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
Раздел 1. «Численность, начисленная заработная плата работников и отработанное время»
Заполнение этого раздела начинается с проставления в графах А и В наименования и кодов видов деятельности по ОКВЭД. Эти данные следует брать из Приложения 4 к порядку заполнения формы.
Далее заполняются графы 2, 3 и 4. В них указываются среднесписочная численность работников за отчетный период, средняя численность внешних совместителей и лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, соответственно. А в графе 1 пишется средняя численность работников, то есть сумма значений, указанных в графах 2, 3 и 4.
Обратите внимание: все сведения по графам указываются отдельно по видам деятельности (в строках 02–11), а в строке 01 пишется сумма этих значений. Забегая вперед, отметим, что такое правило действует и при заполнении других граф.
Переходим к графам 5 и 6. Все организации заполняют их нарастающим итогом с начала года. Здесь приводятся данные по количеству отработанных человеко-часов по основному списочному составу и по внешним совместителям соответственно. Рассчитать их несложно: количество работников следует умножить на число отработанных часов.
При расчете учитываются фактически отработанные часы (в том числе сверхурочные, отработанные в праздники и выходные и в служебных командировках).
В отработанные человеко-часы не включается:
- время нахождения работников в отпусках;
- время болезни;
- время внутрисменного простоя;
- часы перерывов в работе матерей для кормления ребенка;
- часы сокращения продолжительности работы несовершеннолетних лиц;
- время участия в забастовках;
- другие случаи отсутствия работников на работе...
