Отчетность кадровика

В должностных инструкциях кадровиков все чаще встречается обязанность заполнять и сдавать статистическую отчетность по кадрам предприятия, предусмотренную законодательством. К таким основным отчетам относятся:

• форма № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», которую должны представлять все организации (и их обособленные подразделения), не являющиеся субъектами малого предпринимательства¹;
• форма № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности». Эту форму сдают только те компании, которые попали в перечень организаций, составленный территориальным органом Росстата². Они не представляют сведения по форме № П-4.

Наша статья поможет вам заполнить обе формы без ошибок.

Форма № П-4

Начиная с отчета за 2007 год, сдается новая форма № П-4, утвержденная постановлением Росстата от 09.06.2007 г. № 46. Принципиальных отличий от предыдущей она не содержит³, поэтому порядок заполнения этой отчетности (далее – Порядок) остался прежним (утв. постановлением Росстата от 20.11.2006 г. № 69).

Заполняем титульный лист

При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:

• отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие месячный отчет, поставят в этой строке «декабрь 2007 года». А организации, представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут «январь – декабрь 2007 года»;
• наименование организации. Здесь следует указать полное наименование фирмы в соответствии с учредительными документами и рядом в скобках – сокращенное. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)»;
• почтовый адрес. Не забудьте указать также почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ;
• код по ОКПО (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).

Раздел 1. «Численность, начисленная заработная плата работников и отработанное время»

Заполнение этого раздела начинается с проставления в графах А и В наименования и кодов видов деятельности по ОКВЭД. Эти данные следует брать из Приложения 4 к порядку заполнения формы.

Далее заполняются графы 2, 3 и 4. В них указываются среднесписочная численность работников за отчетный период, средняя численность внешних совместителей и лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, соответственно. А в графе 1 пишется средняя численность работников, то есть сумма значений, указанных в графах 2, 3 и 4.

Обратите внимание: все сведения по графам указываются отдельно по видам деятельности (в строках 02–11), а в строке 01 пишется сумма этих значений. Забегая вперед, отметим, что такое правило действует и при заполнении других граф.

Переходим к графам 5 и 6. Все организации заполняют их нарастающим итогом с начала года. Здесь приводятся данные по количеству отработанных человеко-часов по основному списочному составу и по внешним совместителям соответственно. Рассчитать их несложно: количество работников следует умножить на число отработанных часов.

При расчете учитываются фактически отработанные часы (в том числе сверхурочные, отработанные в праздники и выходные и в служебных командировках).

В отработанные человеко-часы не включается:

• время нахождения работников в отпусках;
• время болезни;
• время внутрисменного простоя;
• часы перерывов в работе матерей для кормления ребенка;
• часы сокращения продолжительности работы несовершеннолетних лиц;
• время участия в забастовках;
• другие случаи отсутствия работников на работе (независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет).

При заполнении сведений о фонде заработной платы (графы 7, 8, 9 и 10) нужно учесть, что все данные по выплатам приводятся за отчетный период с учетом НДФЛ и независимо от срока выплаты начисленных сумм и источника их выплаты.

Теперь более подробно пройдемся по заполнению самих граф.