Проверяем контрагента

Предпринимательская деятельность по определению является одной из самых рисковых сфер человеческой деятельности. На ее финансовых результатах может сказаться отрицательным образом практически любое событие политической и общественной жизни. Однако основные риски предпринимательской деятельности подстерегают бизнеменов даже не здесь, а в повседневных управленческих решениях. И если отдельно взятый предприниматель практически не в силах повлиять на политическую среду бизнеса, то уж риски в отношениях со своими контрагентами он в состоянии минимизировать. Одним из основных моментов при этом является четкость и профессионализм в договорной работе.

Договорная работа – понятие собирательное. В узком смысле это юридическая работа с контрактами¹ , а в широком предпринимательская деятельность по большей части и состоит из договорной работы. Например, реализация предпринимателем своей продукции или услуг – это и есть деятельность по заключению договоров. И чем выше культура предпринимательской деятельности, тем четче поставлена у предпринимателя данная работа.

Безусловно, наименее рискованной является классическая стратегия, очень точно сформулированная господами Ильфом и Петровым – «утром деньги, вечером стулья». Однако ее применение не всегда возможно хотя бы потому, что предприниматель-продавец может столкнуться со стремлением контрагента жить именно по ней. И в этом случае придется разбираться, насколько приемлем уровень риска в сделке (то есть может ли контрагент не заплатить, получив товар).

О том, как оценить риски при заключении гражданско-правовых договоров и на что обращать внимание при их заключении, читайте в статье.

Чем хороши шаблоны?

Прежде чем переходить к частностям, хотелось бы дать несколько ­советов общего характера.

По мнению автора, предпринимателю удобнее иметь собственный текст договора. Какие плюсы дает данный подход? Прежде всего договор – это комплексный документ, разработка которого требует знаний сразу в нескольких областях. Это и право, и бухгалтерский учет, и налоги. А достаточно часто к ним еще добавляется психология. Соответственно, чтобы эффективно проанализировать представленный контрагентом договор, избежать возможных неожиданностей при его исполнении в виде дополнительных расходов или проблем с налоговой инспекцией, предприниматель должен обладать теоретической комплексной подготовкой в целом ряде дисциплин.

Такие специалисты встречаются очень редко. Тем более, что в условиях изменчивого российского законодательства и еще быстрее меняющейся практики его применения простое поддержание знаний на необходимом уровне не оставит времени для занятий предпринимательской деятельностью. Поэтому намного проще один раз отработать правовой алгоритм сделок и по возможности его придерживаться. Для этого достаточно составить шаблоны наиболее часто заключаемых договоров. При этом имеет смысл поручить эту работу профессиональному юристу, который учтет ­распространенные ошибки.

Использование собственных шаблонов спасает и от так называемой проблемы «мелкого шрифта». Не секрет, что предприниматели к изучению документов часто подходят поверхностно. Они уверены, что всегда можно договориться. Но при возникновении конфликта некоторые условия договора могут оказаться совершенно неожиданными. Наиболее часто это происходит со штрафными санкциями, стоимостью доставки и условиями оборота тары.

Кроме того, проект договора имеет и большое психологическое значение. Четко продуманный и грамотно составленный документ свидетельст­вует о профессионализме предпринимателя в юридической и финансовой сфере или же о том, что он имеет серьезную профильную поддержку. Это дает представление о нем как о солидном партнере по бизнесу.

Учет – это необходимость!

Учет движения документации при контактах с контрагентом, каким бы нудным он ни казался, в конечном итоге может сослужить хорошую службу. Основное назначение журналов регистрации – подтверждать третьим лицам, и прежде всего в суде, перемещение документов предпринимателя. В связи с этим можно рекомендовать четыре основных журнала учета:

• журнал учета входящей документации;
• журнал учета исходящей документации;
• реестр заключенных договоров;
• реестр контрагентов.

Кроме того, что наличие подобных журналов и реестров может подтвердить или опровергнуть в суде заявление предпринимателя о направлении или получении претензий, осуществлении переписки по предмету и существу договора. Правильно поставленный документооборот и учет документации позволяют эффективнее принимать управленческие решения.

Если с первыми тремя учетными реестрами все более-менее понятно, поскольку основные разделы и порядок их ведения изложены в любой инструкции по делопроизводству, то реестр контрагентов требует пояснений. Этот документ составляется на основании Журнала учета договоров и содержит обычно данные о контрагенте (наименование, место нахождения, Ф.И.О. руководителя или индивидуального предпринимателя, телефоны, электронные адреса) и данные о существе и порядке исполнения сделки (предмет договора, вид и сроки исполнения основных обязательств, суммы, подлежащие оплате или получению). Реестр контрагентов позволяет намного более эффективно взаимодействовать с партнерами по договору.

Проверяем контрагента

Итак, классическая ситуация. К предпринимателю обратился покупатель. Некая фирма хочет купить его товар. Покупатель предпринимателю не знаком и ранее он с ним не работал. Как можно проверить контрагента, чтобы минимизировать риск?

Несуществующие компании и предприниматели

Одним из способом «ведения бизнеса», который по-прежнему встречается в нашей стране, является ведение бизнеса через несуществующую фирму или работа предпринимателем без государственной регистрации. Деловые контакты с подобными «компаниями» и «предпринимателями» могут быть чреваты серьезными последствиями. Начиная с обвинения в уголовном преступлении и заканчивая риском признания сделок, которые вы совершили с данными лицами, незаключенными или ничтожными. Это тоже может привести к налоговым потерям.

Чтобы удостовериться, что обратившиеся к вам фирма или предприниматель действительно зарегистрированы, достаточно попросить у них первичные регистрационные документы²  и проверить их подлинность и актуальность. Это можно сделать, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче Выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП³ . Если налоговая инспекция откажет в выдаче выписки, поскольку данного юридического лица не существует или данный индивидуальный предприниматель не зарегистрирован, то это станет прямым указанием, что обратившийся к вам человек занимается мошеннической деятельностью.

Есть еще более простой способ. Часть информации, содержащейся в реестре юридических лиц, предоставляется в открытом доступе. Для этого достаточно просто зайти на сайт Федеральной налоговой службы – https://egrul.nalog.ru/fns/ и ввести данные интересующей вас организации. По индивидуальным предпринимателям аналогичного централизованного предоставления данных пока нет.

Также можно использовать для проверки данные из неофициальных баз данных. Как правило, такие базы представляют собой нелегально полученные копии закрытой информации налоговых органов и в большинстве своем довольно точны.

Фирмы-«однодневки»⁴ 

Еще одной распространенной схемой «бизнеса», используемой уже многие годы, являются фирмы-«однодневки». Подобные фирмы создаются по поддельным или утерянным документам на фиктивных учредителей, руководят ими такие же фиктивные руководители, а по адресу регистрации их никто и никогда не видел.

Чем опасно иметь с ними дело? Кроме банального «кидка», когда товар отгружен, а за обратиться за деньгами предлагают «на деревню к дедушке», есть еще и налоговый риск. Прежде всего он актуален для предпринимателей, работающих на общей системе налогообложения. Для остальных он тоже существует, но не столь значителен.

Фирмы-«однодневки» – это давно известный налоговой инспекции способ укрывательства налоговых платежей. В случае когда налоговая в ходе проверки выходит на такую организацию, начинается встречная проверка всех ее контрагентов. Причем, действуя по стандартной схеме, налоговый инспектор может просто признать все сделки, проведенные через подобную организацию, мнимыми и совершенными с целью укрывательства от налогов. Кроме уголовных последствий, это приводит к пересчету НДС и НДФЛ в общей системе и к пересчету единого налога в упрощенной системе.

Как обезопасить себя в таком случае? Опять же необходимо запросить первичные регистрационные документы, кроме этого нужно попросить нотариально заверенные копии учредительных документов организации. Самостоятельно получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Данная услуга стоит всего 200 рублей⁵  и занимает 5 дней. Обратиться за информацией, содержащейся в реестре, может любой гражданин. Поэтому достаточно легко найти тех, кто получит данную информацию для вас. В Москве данная услуга, оказанная одной из множества регистрационных компаний, обойдется вам в сумму от 1 500 до 2 500 рублей.

Наиболее достоверным показателем того, что фирма пришла на рынок всерьез и надолго, является наличие у нее большого объема собственных средств. Можно попросить у контрагента копию баланса. Правда, получить такую информацию напрямую бывает достаточно сложно. Кроме того, существует так называемый «черный список», составленный налоговой инспекцией и содержащий перечень граждан, на имя которых зарегистрировано большое количество юридических лиц или которые являются генеральными директорами в более чем десяти компаниях. Сверка с таким списком также указывает на создание компании с целью использовать ее в «серых» или «черных» налоговых схемах.

Даже если данные мероприятия и не выявят фирму-«однодневку», то они позволят вам в споре с налоговыми органами показать, что вы дейст­вовали с максимальной степенью предусмотрительности и, соответственно, не подпадаете под термин «недобросовестный».

Лицензируемая деятельность

Если работы, выполняемые контрагентом для предпринимателя, являются лицензируемыми (например, строительные), тогда необходимо потребовать заверенную копию лицензии со всеми приложениями. Это необходимо, поскольку отсутствие лицензии в случаях, когда закон требует ее наличия, означает отсутствие у вашего контрагента гражданской правоспособности. Это может привести к признанию договора недействительным. Отсутствие лицензии у контрагента также влечет невозможность отнесения расходов по оплате его услуг на себестоимость в целях определения налоговой базы по НДФЛ. Также возможны сложности с отнесением оплаты его услуг на расходы при упрощенной системе налогообложения (при объекте налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»).

Проверить актуальность лицензии можно через открытые электронные базы государственных органов (например, на сайте Росстроя можно получить ­доступ к электронной базе строительных лицензий – http://www.flc.ru/?id=28).

Что дала первичная проверка?

Итак, в ходе первичной проверки вы получили от контрагентов копии следующих документов:

– свидетельство о государственной регистрации;

– свидетельство о постановке на налоговый учет;

– устав;

– лицензию.

Кроме того, самостоятельно получили в налоговой инспекции Выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Путем использования легальных и полулегальных каналов вы удостоверились, что юридическое лицо действительно зарегистрировано и не является фирмой-«однодневкой», созданной специально для ухода от налогов. Теперь можно перейти к следующему этапу заключения договора

Проверяем полномочия «подписанта»

Часто в российской деловой практике контрагент заявляет, что лицо, подписавшее договор, не имело на это полномочий. Соответственно, он не заключен. Данный способ используется активно при попытке снизить или исключить судебные санкции за нарушение действующего договора. Чтобы не оказаться в данной ситуации, существует несколько простых методик.

Если договор заключается с индивидуальным предпринимателем, он должен поставить подпись на договоре собственноручно. Как показывает практика, к доверенностям, выдаваемым индивидуальными предпринимателями, надо относиться очень осторожно. И естественно, перед подписанием договора необходимо удостовериться в личности человека, подписывающего договор. Для этого можно тактично попросить у него паспорт или другой документ.

Для юридического лица проверка полномочий сложнее. Подписать договор от имени юридического лица могут два типа представителей. Первый – это его единоличный исполнительный орган, то есть человек, представляющий организацию в силу закона. Второй – это представитель по доверенности. Методики проверки их полномочий значительно ­отличаются друг от друга. Рассмотрим их более детально.

Единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) вправе представлять организацию с момента назначения. Соответственно, основным документом, подтверждающим его полномочия, является Протокол общего собрания участников (для обществ с ограниченной ответственностью) или Протокол общего собрания акционеров (для акционерных обществ). Поэтому Протокол является первым документом, копию которого необходимо попросить. К этому моменту у вас уже есть Выписка из ЕГРЮЛ, которая подтверждает, что именно этот человек числится в реестре налоговой инспекции как единоличный исполнительный орган данного юридического лица.

Следующий шаг – изучаем Устав организации. При этом надо обратить внимание на следующее:

1. Срок полномочий генерального директора.
   В случае если указанный в Уставе срок с момента назначения генерального директора уже истек, то полномочий он не имеет. Правда, эта проблема в небольших организациях «лечится» очень легко – проводится собрание участников (акционеров), на котором руководитель назначается повторно, часто задним числом, с ­момента, когда его полномочия истекли.
2. Наличие ограничений на заключение сделок генеральным директором. 
   На практике встречаются случаи, когда в целях борьбы со злоупотреблениями со стороны наемного руководителя собственники бизнеса (участники ООО или мажоритарные акционеры АО) устанавливают требование об одобрении сделок, заключаемых на суммы выше некоего порогового предела, или на заключение сделок с имуществом, представляющим для них особый интерес (как правило, недвижимость).

Недаром единоличный исполнительный орган называется единоличным. В гражданско-правовых отношениях без доверенности от имени юридического лица может действовать только один человек. Все остальные нуждаются в доверенности.

Если предполагается, что подписание от имени вашего контрагента будет производиться по доверенности, то необходимо:

1. Удостовериться в личности подписанта (например, попросить паспорт).
2. Проверить порядок оформления доверенности. 
   Доверенность от имени организации может быть подписана только его единоличным исполнительным органом и должна быть заверена печатью.
3. На доверенности в обязательном порядке должна быть указана дата ее совершения.
   Доверенность без даты недействительна.
4. Проверить, не истек ли срок, на который выдана доверенность.
5. Проверить объем полномочий, который передается данной доверенностью.

Из доверенности должно ясно и без двойных толкований вытекать, что представившее ее вам лицо полномочно на совершение подобных сделок, не имеет ограничений по суммам или видам сделок либо эти ограничения не относятся к вашему случаю.

При этом необходимо учитывать, что генеральный директор не может передоверить больше полномочий, чем имеет сам. То есть при проверке доверенности необходимо так же проверить и полномочия генерального директора, обращая внимания на те моменты, о которых мы говорили выше.

В качестве примера, иллюстрирующего, к чему может привести отсутствие проверки полномочия лица, подписывающего договор, можно привести дело, рассмотренное Арбитражным судом г. Москвы.

Также при проверке полномочий лица, подписывающего договор, нужно установить, является ли данная сделка крупной для вашего контр­агента. В законодательстве есть определение понятия «крупная сделка». В соответствии с пунктом 1 статьи 46 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» крупная сделка – это сделка или несколько взаимосвязанных сделок, связанных с приобретением или отчуждением имущества, стоимость которого составляет более 25 процентов стоимости имущества общества за последний отчетный период, если уставом общества не предусмотрен более высокий размер крупной сделки.

В пункте 1 статьи 78 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» есть аналогичный критерий – 25 и более процентов балансовой стоимости активов. При этом делается исключение для сделок, осуществляемых в порядке обычной хозяйственной деятельности.

Под обычной хозяйственной деятельностью понимают «совершение сделок в соответствии с основными видами деятельности, предусмотренными его уставом». При этом, как показывает судебная практика, ­доказательствами обычности в суде служат:

• устав общества, содержащий перечень видов деятельности, соответствующих заключенной сделке. Суд исследует положения устава, указывающие на цель, предмет и виды его деятельности;
• бухгалтерский баланс, позволяющий определить основной вид деятельности;
• заключение аудитора, содержащее указание на осуществляемые виды деятельности, являющиеся обычными видами деятельности.

Данный подход страдает рядом теоретических недостатков, но в целом достаточно легко применим на практике. Кроме того, он приемлем для судов именно в силу легкости доказывания. Естественно, с учетом реальных возможностей его можно рекомендовать предпринимателям. Для того чтобы убедиться, что сделка совершается вашим контрагентом в рамках обычной хозяйственной деятельности, достаточно посмотреть копию устава (который вы уже запросили ранее) и полученную вами в налоговой инспекции Выписку из ЕГРЮЛ, в которой содержатся коды Госкомстата, указывающие на основные виды деятельности организации. Если данные документы не могут дать однозначный вывод, есть смысл запросить дополнительную информацию (бухгалтерский баланс).

*   *   *

Резюмируя сказанное, можно предложить следующий алгоритм ­проверки контрагента – юридического лица:

1. Запрашиваем у контрагента копии учредительных документов.
2. Получаем в налоговой службе выписку из ЕГРЮЛ.
3. Проверяем наличие лицензии (если она необходима для ­осуществления работ).
4. Собираем максимально доступный объем информации по открытым каналам.
5. Если возникли сомнения в контрагенте, собираем информацию по другим доступным каналам (в закрытых информационных сетях силовых органов, через «дружественные связи» в ИФНС и т.д.).
6. Проводим анализ полученной информации и принимаем решение о возможном сотрудничестве.
7. Проверяем полномочия лица, подписывающего договор. Для этого удостоверяемся, что:
   • лицо, подписывающее договор, и лицо, указанное в нем в качестве представителя, идентичны;
   • лицо, подписывающее договор, полномочно на его подписание, имеет полномочия в соответствии с учредительными ­документами или надлежащим образом выданную доверенность.
8. Подписываем договор.

Для индивидуального предпринимателя этот алгоритм более прост:

1. Запрашиваем у контрагента копии свидетельства о регистрации и свидетельства о постановке на учет.
2. Получаем в налоговой службе выписку из ЕГРИП.
3. Собираем максимально доступный объем информации по открытым каналам (каким имуществом владеет, как ведет бизнес, нет ли нареканий в его адрес со стороны партнеров по бизнесу).
4. Проверяем личность лица перед подписанием договора.
5. Подписываем договор.