• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2011
  • Рубрика Оформление документов

Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

  • 0 комментариев
Многие секретари рассматривают свою должность как трамплин для перехода в другую сферу, например, углубляясь в кадровое делопроизводство, они переходят в HR-департамент. Возможна и иная ситуация: работодатель может в целях экономии или за выявленные нарушения уволить единственного кадровика, распределив его обязанности между оставшимися сотрудниками (в порядке совмещения или совместительства). В любой из перечисленных ситуаций «новобранцу» стоит зафиксировать, какие дела он принял и чем больше недочетов предшественника удастся выявить на этом этапе, тем меньше претензий будет потом к новичку. Ведь ответственность за ошибки в кадровом делопроизводстве может быть не только дисциплинарной, но и административной и даже уголовной. Обидно отдуваться за чужие ошибки. Руководству компании тоже выгодна процедура приемки дел и имущества у увольняемого работника до оформления окончательного расставания с ним.


Многие секретари и делопроизводители, стремясь освоить смежные специальности, останавливают свой выбор на кадровой работе. И это не случайно: работа в сфере кадрового делопроизводства требует внимательного и грамотного отношения к оформлению и хранению документов, профессионалы в данной сфере всегда востребованы. Правда, одного этого навыка будет не достаточно для успешной карьеры в новой сфере, понадобятся знания в области кадрового менеджмента. И хорошо, если ситуация в компании позволит вам наработать их безболезненно.
Бывает и такое: сотрудника секретариата, отличающегося аккуратностью в ведении документации, просят заменить временно отсутствующего кадровика (например, при нахождении последнего в очередном оплачиваемом отпуске или отпуске по беременности и родам, который обычно перетекает в отпуск по уходу за ребенком до достижения им определенного возраста, а также при его временной нетрудоспособности, пребывании в длительной командировке и в тому подобных ситуациях) или исполнять его обязанности на период отстранения от работы в предусмотренных законом случаях.
Как в случае поступления на новую основную работу в кадровое подразделение, так и при постоянном либо временном совмещении или совместительстве должностей секретаря и кадрового специалиста первой проблемой, с которой сталкиваются новички, является прием-передача дел от предшественников, которые ранее были ответственны за кадровую работу (или ее определенный участок). Автор статьи предлагает ряд практических рекомендаций, которые помогут справиться с этой нелегкой задачей.

Зачем оформлять прием-передачу кадровых документов?

Действующим законодательством процедура приема-передачи кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом не регламентирована, равно как не установлена и необходимость самого документального оформления ее итогов. В нормативных правовых актах можно найти разве что положения в отношении процедуры смены главного бухгалтера организации:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Пункт 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 (ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов»

Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа.

Поэтому применительно к рассматриваемой теме скорее следует говорить о целесообразности заботы о том, чтобы работнику, приступающему к выполнению обязанностей в кадровой сфере, принять дела и иную документацию, необходимую для надлежащего исполнения своей трудовой функции.

Такая целесообразность обусловлена, с одной стороны, интересами организации, которые сводятся к тому, чтобы в кадровом делопроизводстве был порядок и он поддерживался независимо от того, как часто сменяется ответственный за его ведение работник.

С другой стороны, в интересах самого работника, приступающего к своим новым обязанностям, зафиксировать состояние дел в сфере работы с персоналом на дату вступления в должность. К сожалению, большинство осваивающих кадровую работу впервые недооценивают этот этап приступления к своим обязанностям кадровика. И зря.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.