Top.Mail.Ru

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Мы проанализировали содержание двух документов: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а также Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Для вашего удобства мы выявили и опубликовали список договоров со ссылками на статьи перечней и указанием срока их хранения. Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? что делать, если перечни не назначили договору срок хранения (он в них не числится)? как определить вид (назначение) договора, от которого зависит срок его хранения? что делать с копиями договоров?
Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия. Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным! А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации. И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации.

Нормативная база

В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

  • постоянный;
  • временный (свыше 10 лет);
  • временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Типовые и ведомственные перечни применяются:

  • при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
  • при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек. При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!

Перечень 1 вступил в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 20.09.2010 № 38. А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Сроки хранения договоров...

... по Перечню типовых управленческих архивных документов

При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

  • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
  • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет.

Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.

Чтобы помочь читателям разобраться со сроками хранения договоров, поясним, что Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров. Информацию о сроках хранения договоров можно найти:

  • в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в том числе и интересующий нас вид документа – договор. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1.
  • в статьях, которые содержат конкретные наименования договоров, например, статья 159 Перечня 1.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Перечень 1 состоит из 12 разделов, в каждом их которых содержится информация о сроках хранения тех или иных договоров, связанных с определенным видом деятельности организации.

Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный.

Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством. Оно и понятно. Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.

Таблица 1. Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.)

Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения:

  • сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора. При этом если рядом со сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»;
  • срок хранения «постоянно». Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
  • звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
  • отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).

Во время работы с Перечнем 1 следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечания». Здесь часто уточняются сроки, указанные в графе «Срок хранения»:

  • может уточняться момент, с которого начинает отсчитываться срок хранения (см. Пример 2);
  • для всех документов данной статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется либо сокращается;
  • для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня 1, может быть установлен индивидуальный срок (см. Пример 1).

Пример 1

Статья 623 Перечня 1 посвящена договорам страхования работников от несчастных случаев. И всем таким договорам установлен срок хранения в 5 лет после окончания срока действия. Исключение составляют договоры, в зону действия которых вошли реально произошедшие несчастные случаи, их нужно будет хранить 75 лет. Ниже показано, как данное исключение отображается в таблице Перечня 1. Срок хранения договора страхования при наступлении несчастного случая

Пример 2

Напомним, что по общему правилу срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве. Поясним на примере.

Пример 3

Если договор об информационном обслуживании закончил свое действие 30.09.2010, а статья 533 Перечня 1 предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

  • первым годом хранения будет 2011-й год (с 01.01.2011 по 31.12.2011, а не с 01.10.2010 по 30.09.2011),
  • последним, пятым, годом хранения – 2015 год. Только по окончании 2015 года, т.е. начиная с 2016 года, такой договор можно будет уничтожить.

Здесь не играет роли, сколько мы хранили договор, пока он действовал: несколько месяцев, год или несколько лет. Срок хранения начинаем отсчитывать не на следующий день после окончания срока действия договора, а на следующий год!

Каким может быть срок действия договора?

Поскольку почти все указанные в Перечне 1 сроки хранения договоров аппелируют к такому понятию, как «срок действия договора», дадим некоторые пояснения.

В соответствии со ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, но стороны вправе установить в договоре, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до его заключения, например, договор может быть заключен 15 января 2011 года, а поставка продукции по данному договору может быть произведена в ноябре 2010 года. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.

Срок действия договора может быть:

  • неопределенным (до его расторжения) или
  • определенным – ограниченным.

Договор заключен на неопределенный срок в следующих случаях:

  • если в тексте договора срок его действия не указан1;
  • когда в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок;
  • когда договором предусмотрена его автоматическая пролонгация;
  • когда в договоре предусмотрена формулировка «до полного исполнения сторонами всех обязательств».

Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен:

  • конкретной датой (например, «договор действует до 31 декабря 2011 года») или
  • истечением некоего периода (например, «договор вступает в силу с 01 января 2011 года и действует в течение двух месяцев»).

Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию). Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора2.

... по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

  • контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст. 1051);
  • договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
  • договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
  • договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст. 1053);
  • договоры (контракты) на внедрение результатов НИР (ст. 103);
  • авторские договоры на создание карт и атласов, соглашения с авторскими коллективами (ст. 842);
  • договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
  • договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).

В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

  • о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
  • на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
  • на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).

Обращаем внимание читателей на несоответствие сроков хранения некоторых однотипных договоров, указанных в Перечне 1 и Перечне 2.

Пример 4

В соответствии со ст. 272 Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения – постоянно.

Если срок конкретного договора в перечнях не указан

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Стоит ли договору назначать срок хранения менее 5 лет?

Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.

Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.

Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:

  • срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
  • срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).

В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

Вид договора не всегда однозначен

При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.

Пример 5

Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели.

Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.

Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации.

Копии договора

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Пример 6

Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения – «до минования надобности».

Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам – проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

Сноски 2

  1. За исключением договора страхования и договора доверительного управления имуществом, т.к. для них в соответствии с ГК РФ срок действия договора является существенным условием и без его указания договор считается незаключенным. Вернуться назад
  2. О хранении документов, связанных с заключением и исполнением договоров, мы будем говорить в следующем номере журнала. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.