В преддверии проверок ГИТ: решаем проблемы кадровых документов

Все флаги в гости будут к нам...

Проверить организацию на предмет соблюдения нормативных актов о труде могут представители различных ведомств, например, Государственного санитарно­эпидемиологического надзора или Государственного энергетического надзора. Вправе приехать с проверкой и должностные лица Пенсионного фонда или ФСС³. Но все они будут инспектировать только подконтрольный им участок (соблюдение санитарных норм при выполнении отдельных видов работ или правильность уплаты страховых взносов и обоснованность начисления пособий т.п.). В полном же объеме проверить организацию в плане соблюдения норм трудового законодательства может только прокуратура (как орган, осуществляющий государственный надзор за точным и единообразным исполнением всех законов) и федеральная инспекция труда (как орган по контролю и надзору за соблюдением всеми работодателями на территории России трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) (ст. 354 ТК РФ). Именно для этих структур кадровые документы компании представляют особый интерес.

Кадровый пасьянс

Для проверяющих недостаточно, чтобы в организации трудовые права работников соблюдались только по факту. Необходимо, чтобы были еще и документы, свидетельствующие об этом. Все документы, которые «циркулируют» в кадровой службе, можно разделить на обязательные (см. Таблицу 1), условно­обязательные и факультативные. Обязательные документы должны присутствовать в каждой организации независимо от ее специфики, например, Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персональных данных. Условно-обязательные – только в том случае, если есть обстоятельства и условия, диктующие необходимость принятия таких документов. Например, график сменности, если в организации установлен сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). Или же Положение об оплате труда – если заработная плата включает в себя сложную систему надбавок и доплат (ст. 135 ТК РФ). Если же всем платятся только оклады согласно штатному расписанию (этот документ также является локальным нормативным актом) да к тому же их размеры отражены в трудовых договорах, то можно обойтись без такого документа. И, наконец, группа факультативных документов. Они создаются не в силу требований закона, а для организации и совершенствования работы с персоналом, например, Положение о порядке разработки и утверждения локальных нормативных актов или должностная инструкция.

Таблица 1

Документы, которые потребует предъявить трудинспектор

СвернутьПоказать

Учет документов кадровой службы удобно вести с использованием специальных журналов. Тем более что наличие некоторых из них обязательно (см. Таблицу 2).