Жизнь – настолько сложная вещь, что кажется, в ней нет места планированию. Но планирование – это признак стратегического мышления, признак того, что человек может подняться над ежедневной текучкой дел и привести их в систему.
Слово «план» звучит слишком формально. В воображении возникает образ кипы бумаг с ненужными, на первый взгляд, деталями. На самом деле это не так. Умение планировать свое рабочее и личное время позволит вам развиваться и получать от жизни удовольствие. Давайте поговорим о том, как правильно планировать свою деятельность, как расставлять приоритеты.
Каким бывает планирование?
Стратегическим планированием занимается руководитель. Он составляет, скажем, план работы отдела, основываясь, например, на индивидуальных планах работы сотрудников. Это нужно для того, чтобы корректировать работу подразделения и направлять ее на достижение ключевых показателей. Кроме того, подобное планирование позволяет при необходимости подменить руководителя в случае его отсутствия без отрицательных последствий для отдела (имеется в виду хаос в делах и снижение работоспособности или мотивации сотрудников). Поэтому планированию своей работы надо уделять достаточное внимание.
В общем виде планирование – это деятельность по постановке целей и по их реализации в будущем, которая подразумевает выполнение таких этапов:
- постановка цели, задач;
- детализация плана (составление программы действий, инструкций);
- определение необходимых ресурсов (время, документы и т.п.);
- составление списка исполнителей и доведение плана до них.
Таким представляется процесс планирования руководителю. Что касается рядового сотрудника, то, в общем, этапы те же, только исполнитель один – сам работник. Планирование может быть как «сверху вниз», так и «снизу вверх». Намеренно приведем обобщенные примеры из жизни, не связанные с работой департамента по работе с персоналом, чтобы был понятен принцип действий.
Планирование «сверху вниз»Валентина Васильевна – заведующая кафедрой в педагогическом вузе. Перед ней стоит задача составить кафедральный план учебной работы на год. Есть список предметов с указанием количества учебных часов на преподавание каждого из них и семестра, а также список преподавателей кафедры, которые эти предметы могу вести. Валентина Васильевна составляет таблицу, в которой указывает, какой преподаватель что и в каком семестре проводит. Завкафедрой обязательно учитывает предпочтения преподавателей, которые она выяснила, предварительно с ними поговорив. Затем общий план разбивает на индивидуальные (следующая таблица). Делает распечатку и каждому сотруднику выдает индивидуальный план работы с указанием наименования дисциплины, количества учебных часов и семестра.
Подобным планированием занимаются, например, при составлении плана работы в учебном центре компании, в любом другом подразделении, где работа ведется на основании утвержденных стандартов.
Планирование «снизу вверх»В городе К. планируется проведение масштабного праздника, посвященного 30-летней годовщине со дня образования населенного пункта. Администрация города, которая организует все мероприятия, должна утвердить общий план всех работ, чтобы держать руку на пульсе при подготовке праздника, планировать необходимые затраты. Для этого руководителям подразделений администрации «спускается» задание: подготовить план (список) мероприятий, посвященных юбилейной дате, а также представить список ответственных лиц. В свою очередь руководители поручили задание рядовым сотрудникам. После того как все составили списки мероприятий, был подготовлен общий план.
