• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» май 2011
  • Рубрика Налоговый учет

Документооборот и порядок учета представительских расходов

  • Рейтинг 3.4
  • 0 комментариев
  • 5188 просмотров
Множество организаций сталкивается с необходимостью проведения представительских мероприятий. Встречи с контрагентами и проведение переговоров неизбежно связаны с возникновением всевозможных расходов: от покупки кофе и чая в офис до оплаты гостиниц, перелетов и культурных программ. Учет таких расходов имеет свои особенности. Что конкретно можно учесть в качестве представительских расходов? Какие из них приведут к наибольшим разногласиям с налоговыми органами? Как не превысить норматив для налогообложения прибыли? Ответы на все эти вопросы содержатся в статье. А помимо них – сложный документооборот: от планирования представительского мероприятия до учета фактических расходов после его проведения.


Представительские расходы – это расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, а также участников, прибывших на заседания совета директоров. Относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Понятие представительских расходов и основной документооборот

В целях исчисления налога на прибыль представительские расходы являются прочими (ст. 264 НК РФ) и состоят из:

  1. затрат на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  2. затрат на транспортное обеспечение, т.е. доставки указанных лиц до места проведения мероприятия и обратно;
  3. буфетного обслуживания во время переговоров;
  4. оплаты услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, на период проведения мероприятия.

К представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха.

Представительские расходы, как и любые другие в налоговом учете, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль, только если они экономически обоснованны и документально подтверждены.

Наиболее целесообразным (с точки зрения минимизации налоговых рисков возникновения противоречий с налоговыми органами) пакетом документов по представительским расходам является следующий:

  • внутренний нормативный акт (приказ или распоряжение руководителя организации) об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов (в том числе документы, подтверждающие использование ранее приобретенных материально-производственных запасов, работ или услуг сторонних организаций);
  • акт (отчет) об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
  • бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива представительских расходов для налогового учета.

Сначала планируем…

Внутренний нормативный акт организации – приказ или распоряжение руководителя об осуществлении расходов на представительские цели – должен содержать цель мероприятия, состав участников, перечень ответственных за его проведение лиц и задание по утверждению программы и сметы.

Пример 1
СвернутьПоказать
Приказ о проведении официальной встречи

Если представительские мероприятия проводятся в организации довольно часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств, контроля за их использованием, порядок документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, ответственных за организацию и проведение представительских мероприятий.

Действующие нормы налогового законодательства не содержат требования составления сметы на представительские расходы. Однако официальная позиция Минфина и ФНС заключается в том, что для подтверждения представительских расходов смета необходима1.

Пример 2
СвернутьПоказать
Смета на проведение официальной встречи

Суды указывают, что глава 25 НК РФ не содержит перечня документов, которыми следует подтверждать представительские расходы. Поэтому если есть другие подтверждающие документы, то и при отсутствии сметы представительские расходы можно признать в целях налогообложения прибыли2.

По нашему мнению, смету нужно составить хотя бы для того, чтобы не пришлось доказывать правомерность своей позиции в суде.

Смета представительских расходов показывает одновременно и план мероприятия, и направления расходования денежных средств. Кроме того, смета должна содержать предельные суммы представительских расходов. Составляет смету ответственное за это лицо, после чего смета утверждается руководителем организации.

Учитываем расходы по факту…

По итогам каждого проведенного мероприятия необходимо составить отчет. В отчете о представительских расходах, составленном согласно проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

  1. цель представительских мероприятий и результаты их про­ведения;
  2. дата, время и место проведения мероприятия;
  3. программа мероприятий;
  4. состав приглашенной делегации и принимающей стороны;
  5. результаты проведения встречи.
Пример 3
СвернутьПоказать
Отчет о проведении официальной встречи

Необходимо, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью организации. Именно отчет о проведении встречи поможет организации доказать производственную направленность представительских расходов.

Здесь же указываются и культурные мероприятия, проведенные для гостей организации. Отчет составляется ответственным за проведение встречи сотрудником организации и утверждается руководителем предприятия.

Иногда все расходы на проведение мероприятия также указывают в отчете. В нашем случае для этой цели составлен отдельный акт.

Все расходы, перечисленные в акте, должны быть фактически потрачены и подтверждены соответствующими первичными документами, которые также перечисляются в акте. В зависимости от того, на что были потрачены представительские деньги, это могут быть копии билетов, кассовые и товарные чеки, чеки такси, счета ресторанов, накладные, авансовые отчеты, различные договоры, акты оказанных услуг.

Пример 4
СвернутьПоказать
Акт об осуществлении представительских расходов

Наличие и правильность оформления первичных документов – очень важный момент. Дело в том, что при рассмотрении споров по поводу представительских расходов судьи в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов и их связь между собой. Если они оформлены с нарушениями, не соответствуют друг другу либо какие-то документы отсутствуют, то подтвердить обоснованность представительских расходов будет сложно. В таких случаях суд нередко принимает сторону налоговиков3.

Если говорить о суммах расходов, то они должны быть в рамках утвержденной сметы, поэтому в акте целесообразно указать и фактически произведенные затраты, и сметный норматив, утвержденный при планировании встречи.

Особенности налогового учета

Представительские расходы являются нормируемыми. Для целей налогообложения прибыли их можно признать в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период. Для расчета предельной величины расходов для целей налогообложения организация и составляет бухгалтерскую справку-расчет. В справке перечисляются сами расходы, правда, в данном случае только те, которые компания посчитала возможным учесть для целей налогообложения прибыли.

Пример 5
СвернутьПоказать
бухгалтерская справка

Организация в нашем случае решила не учитывать для целей налогообложения затраты на проведение культурных мероприятий – обзорной экскурсии по Москве и посещение Московского Кремля, так как они не входят в состав представительских расходов, о чем напрямую указано в ст. 264 НК РФ.

Не входят в расчет норматива и расходы на проживание. Они не поименованы в качестве представительских в ст. 264 НК РФ, а значит, их признание для целей налогообложения прибыли несет определенный налоговый риск.

И Минфин, и налоговая служба неоднократно высказывали свое мнение о том, что расходы на проживание в состав представительских расходов не входят4.

Судьи нередко встают на сторону налогоплательщика и считают, что если организация оплатила приглашенной делегации проживание в гостинице, то она может учесть данные затраты как представительские расходы5.

Противоречия могут вызвать и безрисковые, на первый взгляд, транспортные расходы. Все дело в том, что 25 глава предусматривает учет в составе представительских расходов на доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения мероприятия и обратно.

По мнению налоговых органов, под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие6.

Налоговики считают, что на основании данной нормы к представительским расходам относится лишь оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Анализ судебной практики показывает, что судьи в этом вопросе налоговиков не поддерживают7.

Таким образом, включение в состав представительских расходов затрат на оплату проезда участников из других городов (стран) в город проведения представительского мероприятия может привести к спору с налоговым органом, который придется отстаивать в суде. Тем не менее в нашем примере организация приняла решение отстаивать эти расходы в качестве представительских.

Далее для расчета норматива в справке указывается размер расходов на оплату труда и процент, предусмотренный действующим налоговым законодательством. Затем с применением процентов к сумме представительских расходов производится расчет предельного норматива для целей налогообложения прибыли.

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (ст. 274, ст. 315 НК РФ). Значит, сумма расходов на оплату труда будет увеличиваться. Следовательно, будет изменяться и предельный размер представительских затрат, который можно включить в налоговые расходы.

Это означает, что бухгалтерскую справку вы будете составлять ежеквартально, потому что если какая-то часть расходов не вошла в норматив 1 квартала, то по результатам полугодия из-за увеличения расходов на оплату труда и, соответственно, предельного норматива 4% от этих расходов вы сможете учесть для целей налогообложения большую, а может, и всю стоимость представительских расходов.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Вернуться назад

  2. Постановления ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 № А56-338/2007, от 14.08.2007 № А56-3739/2006. Вернуться назад

  3. Постановления ФАС Уральского округа от 24.03.2005 № Ф09-971/05-АК; Восточно-Сибирского округа от 16.07.2003 № А19-2549/03-15-Ф02-2096/03-С1. Вернуться назад

  4. Письма Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748. Вернуться назад

  5. Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), Московского округа от 23.12.2004 № КА-А40/12097-04. Вернуться назад

  6. См. письмо УФНС России по г. Москве от 14.06.2006 № 28-11/62271. Вернуться назад

  7. Постановления ФАС Поволжского округа от 31.08.2006 № А65-18519/2005-СА2-22, Северо-Западного округа от 23.09.2008 № А56-33426/2007. Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.