• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» июнь 2011
  • Рубрика Технологии эффективности

Пишем «трудные» деловые письма: как убедительно требовать, тактично отказывать, результативно просить

  • 0 комментариев
  • 19 просмотров
Все мы хотя бы раз в жизни задаем себе вопрос о том, почему одни люди более успешны, чем другие? Как этим успешным людям удается выстраивать эффективный диалог? Статья посвящена одному из инструментов успешного общения – письменным коммуникациям.


Деловое письмо – это «лицо» сотрудника и всей организации. По содержанию и оформлению послания адресат судит о компетентности отправителя. И если текст изобилует логическими, стилистическими или грамматическими ошибками, то написавший его человек вряд ли создаст впечатление высококлассного специалиста. Из статьи вы узнаете о том, как преодолеть основные сложности при написании деловых писем, а также как сделать эффективными «трудные» послания: претензии, извинения, требования, просьбы и отказы.

Особенности деловой переписки

На пути создания эффективного делового послания нас ожидает много трудностей. Мало изложить свои мысли четко и ясно, важно остаться при этом в рамках официально-делового стиля, а также поддерживать конструктивные отношения с адресатом – будь то клиент, партнер или коллега.

Далеко не всегда удается «с ходу» совместить эти аспекты деловой переписки. В итоге одни письма просты для понимания, но выдержаны в разговорном стиле. Другие выглядят солиднее, однако пестрят канцеляризмами и трудны для понимания. Поговорим о том, как отыскать золотую середину и сделать свое послание более эффективным.

Язык написания деловых документов (в том числе корреспонденции) весьма отличается от разговорного. В письме поставщику нельзя «брать» товар – его необходимо «заказывать» или «приобретать». И оплачивать его следует не «налом» или «наличкой», а «наличными деньгами».

К сведению
СвернутьПоказать

Особенности официально-делового стиля:

  • структурированность информации;
  • логичность и доказательность;
  • отсутствие двусмысленности;
  • соблюдение субординации;
  • отсутствие личных оценок.

Отдельного внимания заслуживает язык переписки с государственными учреждениями. В нем существуют определенные стандарты и используются типовые грамматические конструкции. Например, следует избегать использования глаголов в первом и втором лице единственного числа:

  • вместо «мы осуществили» – «нами осуществлено»;
  • вместо «министерство установило» – «министерством установлено».

Этот стиль отличается как от разговорного, так и от официально-делового, принятого в переписке коммерческих организаций.

Мнение
СвернутьПоказать
Антон Харитонов, руководитель компании «Компьютерный ночной дозор»:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.