• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» июль 2011
  • Рубрика Технологии эффективности

Пишем «трудные» деловые письма: как убедительно требовать, тактично отказывать, результативно просить

  • 0 комментариев
  • 17 просмотров
Окончание статьи, начало в № 6’ 2011

Статья ознакомит с принципами и конкретными приемами написания деловых писем. Даже если вы уверены в том, что всегда правильно оформляете деловую корреспонденцию, то можете еще раз проверить себя.


В предыдущей части статьи мы рассмотрели особенности «трудных» писем: претензий, извинений, требований, просьб и отказов. А сейчас давайте обратимся к универсальным принципам создания деловых посланий. Обычно мы создаем письмо, имея общее представление о том, что хотим сказать, и подбирая слова по ходу. Такой подход не совсем удачен, и нередко результат оказывается не таким, как нам хотелось бы. Если вы хотите писать эффективные деловые сообщения, «бьющие точно в цель», и делать это быстро – используйте приемы, предложенные в данной статье.

Цель письма

Как правило, письмо начинают писать с того, что… начинают писать письмо. Это неверно. Прежде чем браться за клавиатуру или ручку, определите самое главное: какова цель вашего сообщения. Или, другими словами, что в идеале должен сделать получатель, прочитав письмо:

  1. Позвонить вам и заказать предлагаемый товар?
  2. Подтвердить получение документа?
  3. Вовремя выплатить кредит?
  4. Согласиться выступить на конференции?

От грамотной формулировки цели зависит результат. Между «проинформировать клиента о спецпредложении» и «сделать так, чтобы клиент воспользовался спецпредложением» разница весьма велика.

Мнение
СвернутьПоказать
Евгений Екимов, предприниматель:

«Целью делового письма может быть и напоминание. Вот совершенно типичная ситуация: человек увидел рекламное сообщение и записался на тренинг, то есть сказал «хочу» и ясно выразил свое намерение. Проходит два или три дня, наступает дата начала, а от него нет никаких известий. Случилось что-то серьезное? Может быть, передумал? Или просто забыл? Вот и приходится писать письма.

Другое дело, что у меня все клиенты – частные лица, и среди них нет «особо важных персон». Поэтому свои деловые письма я пишу обычным языком, близким к разговорному. Конечно, в них не встречаются обороты «как следует из вышесказанного и нижепропущенного». Напротив, я говорю кратко и ясно. Это я могу себе позволить».

Средства также будут зависеть от цели. Представьте, что у вашего ключевого клиента подходит срок расчета за очередную партию товара. Вы беспокоитесь, что оплата может не прийти вовремя, и решаете тактично напомнить о сроках.

Еще одна ситуация: другой клиент, бравший товар в рассрочку, превысил все мыслимые и немыслимые сроки. Вы пишите письмо с очередным требованием рассчитаться за товар. Нетрудно догадаться, что хотя эти два письма будут схожи по форме, тон послания, язык изложения и аргументы будут разными.

Чтобы письмо достигло цели и привело к нужному вам результату, сделайте текст максимально понятным для получателя. Достигается это главным образом за счет логичного построения текста и «правильного» языка. О языке написания деловой корреспонденции мы поговорили в прошлой статье. Сейчас давайте подробнее остановимся на структуре и аргументации.

Мнение
СвернутьПоказать
Наталья Одегова, интернет-тренер по балансу личного и рабочего, автор проекта 1day1step.ru:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.