Электронным счетам-фактурам быть!

На страницах журнала мы рассматривали эту тему еще в 2008 году¹.

Законодательный барьер снят, а остальные...

Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ² среди многочисленных изменений в налоговое законодательство содержал, наверное, самое долгожданное – возможность выставления счетов-фактур в электронном виде. Вот как теперь выглядит статья 169 НК РФ:

В Налоговом кодексе были установлены лишь основные принципы использования электронных счетов-фактур. Также предусматривалось, что основные правила использования электронных счетов-фактур будут установлены тремя названными в законе подзаконными актами:

• Правительство РФ должно было установить порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, формы этих документов, а также порядок заполнения счетов-фактур;
• Министерство финансов РФ должно было определить «порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;
• Федеральная налоговая служба должна была установить «форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде».

Когда же сказка станет былью? Ждем новый Порядок выставления счетов-фактур

Хотя разработка нормативной базы уже идет, сказать точно, когда же электронные счета-фактуры станут реальностью, пока трудно, поскольку п. 4 ст. 10 Закона № 229 устанавливает, что «до утверждения Правительством Российской Федерации документов, предусмотренных пунктом 8 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), составление и выставление счетов-фактур, ведение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж осуществляются с учетом требований, установленных до дня вступления в силу настоящего Федерального закона».

В ожидании этого момента приказом Министерства финансов России от 25.04.2011 № 50н был утвержден «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (далее – Порядок), который устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота счетов-фактур. Документ вступил в силу 3 июня 2011 года.

Технология работы

Переход на использование электронных документов и электронного документооборота требует от участников исполнения ряда организационных и технологических требований.

В данном случае к организационным требованиям можно отнести «взаимное согласие сторон сделки». Кроме того, необходимо (п. 2.1):

• получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это;
• оформить и представить оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
• получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту.

К техническим требованиям относятся:

• составление счета-фактуры в утвержденном формате и подписание его электронной цифровой подписью продавца (п. 1.2);
• выставление и получение счетов-фактур в электронном виде через оператора электронного документооборота (п. 1.3);
• наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур как у организаций, так и у операторов (если в электронном документообороте их будет задействовано несколько) (п. 1.4);
• обязательное использование сертифицированных средств криптографической защиты информации, которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие/наличие искажения информации. Эти средства криптографической защиты должны быть совместимы с используемыми в Федеральной налоговой службе (п. 1.16);
• получение сертификатов ключей подписи в организациях, которые являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы (п. 1.8).

Электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности (п. 1.9).

Кроме того, Порядок описывает, в каких случаях счет-фактура:

• считается исходящим – если он подписан ЭЦП, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора (п. 1.5);
• считается выставленным – если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора, а также извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанное ЭЦП покупателя и полученное через оператора (п. 1.10);
• считается полученным покупателем – если, во-первых, ему поступило соответствующее подтверждение оператора, а во-вторых, сформировано извещение покупателя о получении им счета-фактуры, подписанное ЭЦП покупателя и подтвержденное оператором (п. 1.11).

Датой выставления покупателю счета-фактуры считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10). Датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11).

Таким образом, в нормативном документе четко устанавливаются условия, при которых юридически значимый факт считается зафиксированным, а также порядок определения даты каждого такого события.

Процедуры выставления и получения электронных счетов-фактур

В Порядке подробно описаны все процедуры, которые должны быть осуществлены при выставлении/получении электронных счетов-фактур: какие документы должны быть сформированы, какими ЭЦП (продавца, оператора, покупателя) должны быть подписаны, кому и в какие сроки должны быть направлены и кем должны быть сохранены (см. Таблицу).

В процессе выставления счетов-фактур в электронном виде создаются и подписываются электронными цифровыми подписями, помимо самих счетов-фактур, еще 9 видов документов. Порядок предусматривает сохранение этих документов в электронном виде. Распечатка документов на бумажные носители не предусмотрена.

В случае выявления ошибок в счете­-фактуре покупатель сообщает об этом продавцу через оператора. И тогда продавец должен внести исправления и предоставить покупателю уточненный счет-фактуру (п. 2.15–2.17).

Продавцы и покупатели должны самостоятельно отслеживать факты получения всех необходимых документов в сроки, установленные в Порядке, и сообщать о неполучении документов оператору (п. 2.20–23), а при неполучении счета-фактуры или извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры (п. 2.21) – еще и продавцу.

Операторы помимо сохранения полученных/отправленных документов обязаны фиксировать:

• дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры оператору (п. 2.5);
• дату и время отправки файла счета-фактуры покупателю;
• дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры (п. 2.10).

Требования к сохранности электронных документов

В Порядке по каждому участнику информационного обмена указано, какие документы они должны сохранить в своем электронном архиве (см. Таблицу). Стоит обратить внимание на то, что операторы обязаны обеспечить сохранность только технических документов, подтверждающих выставление/получение счетов-фактур контрагентами. Сами счета-фактуры в электронном виде обязаны хранить только контрагенты.

Порядок содержит требование к обеспечению сохранности всех электронных документов и сертификата ключа подписи на протяжении сроков хранения, установленных для счетов-фактур (п. 1.13).

Счета-фактуры являются документами налогового учета и необходимы для исчисления НДС. Поэтому на них распространяются сроки хранения, установленные Налоговым кодексом (ст. 23) для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, – не менее 4 лет.

Однако напомним следующее. Согласно «Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденным постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, в организации в процессе работы со счетами-фактурами формируются четыре вида документов:

• Журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур (журнал учета полученных счетов-фактур) – ведется покупателями;
• Журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур (журнал учета выставленных счетов-фактур) – ведется продавцами;
• Книга покупок;
• Книга продаж.

Книгам покупок и продаж постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 установлен срок хранения «в течение полных 5 лет с даты последней записи» (п. 15 и 27). А в журналах учета, согласно п. 1.1 Правил, хранятся оригиналы счетов-фактур, поэтому срок хранения журналов устанавливается по Налоговому кодексу – 4 года.

Отношение организаций к нововведениям

Опросы, проведенные в конце 2010 – начале 2011 года, показывают, что объем документооборота по счетам-фактурам в большинстве организаций значительный (см. Рисунок 1), поэтому заинтересованность в переводе его на электронные рельсы постоянно увеличивается. При этом основными целями внедрения информационных технологий является повышение эффективности бизнес-процессов и сокращение затрат на хранение бумажных документов (см. Рисунок 2).

В апреле 2011 года на сайте еженедельной профессиональной газеты «Учет. Налоги. Право» был проведен опрос читателей, в ходе которого выяснялось их отношение к использованию электронных счетов-фактур. Итоги опроса показали, что большинство респондентов уже сейчас готово перейти на современные технологии.

Намерения ФНС

Помимо самих налогоплательщиков, во внедрении современных технологий явно заинтересована и налоговая служба, которая с самого начала планировала использовать электронный обмен счетами-фактурами для ужесточения контроля над деятельностью организаций и процессом возмещения НДС. Об этом свидетельствуют доклады и выступления ряда руководителей службы.

Так, 19 апреля 2011 года в презентации доклада заместителя начальника Управления кадров Федеральной налоговой службы «Использование ФНС России автоматизированных технологий и перспективы их развития» на конференции «Инфофорум.док 2011» была представлена схема электронного документооборота счетов-фактур, предусматривающая получение налоговыми органами необходимой информации в электронном виде через тех же операторов электронного документооборота (http://www.infoforum.ru/pr_edoc11/1/3_Chepchugov.ppt).

В апреле 2011 г. заместитель начальника Управления информатизации ФНС России Андрей Богданов подчеркивал, что налоговые инспекторы были «готовы принимать электронные счета-фактуры еще вчера», однако Минфин должен утвердить новую форму счета-фактуры. Что касается формата электронного документа, то было сказано, что «под действующую форму формат готов. Переделать его под новую несложно».

Более того, представители налоговой службы регулярно упоминают еще более амбициозные планы ведомства. В ФНС с самого начала изучалась, например, идея о том, чтобы возложить обязанность хранения электронных счетов-фактур на операторов, поскольку тогда истребовать документы можно будет напрямую у них, «не тревожа налогоплательщика».

Выступая на конференции «Налогообложение в странах СНГ» 16 мая 2011 года, руководитель Федеральной налоговой службы Михаил Мишустин заявил, что ФНС в течение полугода после регистрации соответствующего приказа Минфина РФ в Минюсте будет готова к введению оборота и обработки счетов-фактур в электронном виде. Налоговая служба планирует сформировать институт спецоператоров и разработать технологические требования к ним. Одновременно ведется работа над тем, чтобы информационные системы налоговой службы были готовы к обработке такой информации в электронном виде.

Основные выводы

Всем организациям, которые планируют переходить на электронный обмен счетами-фактурами, необходимо обратить внимание на следующие моменты.

В Порядке установлены четкие сроки обмена документами (уведомления, извещения) – все ответные электронные послания должны быть отправлены «не позднее следующего рабочего дня». При значительных объемах таких документов отслеживать это «вручную» практически невозможно. Необходимо сразу продумывать возможность автоматизации такой работы.

Фактически на каждый счет-фактуру придется формировать отдельное досье, где должны будут храниться все электронные документы, относящиеся к процессу его выставления/передачи в электронном виде. Поэтому стоит продумать вопрос о том, в какой информационной системе или системе электронного документооборота можно обеспечить их надлежащую сохранность.

Порядок работы со счетами-фактурами в организации будет зависеть и от положений еще одного документа, который пока не утвержден Правительством, – порядка ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, включающего формы этих документов, а также порядок заполнения счетов-фактур. Пока же действует порядок, установленный постановлением Правительства в 2000 году.

Кстати, изменения, внесенные Законом № 229-ФЗ, предусматривают возможность не только выставления электронных счетов-фактур, но и их представление в налоговый орган тоже в электронном виде.