Top.Mail.Ru

Внеофисное хранение документов для АО проблематично?

Требования к организации хранения документов акционерных обществ, установленные в законе «Об акционерных обществах», могут привести к попыткам привлечь их к ответственности в тех случаях, когда документы хранятся, например, в территориально-удаленном от центрального офиса архиве общества или в случае использования депозитарного хранения. Одну такую попытку уже предприняла ФСФР.

Проблема для акционерных обществ связана с тем, что в федеральном законе «Об акционерных обществах» четко указано, где акционерное общество (далее – АО) должно хранить свои документы. См. первый фрагмент документа и сравните его с требованиями законодательства к хранению документов организаций других форм собственности:

Фрагмент документа

Федеральный закон № 208 от 26.12.1995 «Об акционерных обществах». Статья 89 «Хранение документов общества»

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 50 «Хранение документов общества»

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 161-ФЗ от 14.11.2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Статья 28 «Хранение документов унитарного предприятия»

2. Унитарное предприятие хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте.

Таким образом, закон об акционерных обществах в его нынешнем виде ущемляет право акционерного общества на выбор наиболее надежного, защищенного и экономически для него выгодного места хранения, с целью обеспечения сохранности документов во исполнение других, более жестких требований законодательства к акционерным обществам. Имеет место дискриминация в этом вопросе акционерных обществ по сравнению с организациями других форм собственности. В результате для акционерных обществ возник риск санкций за хранение документов в неположенном месте.

Было ясно, что рано или поздно, но регулятор – Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР) – попытается привлечь какое-либо общество к ответственности за выявленный факт хранения документов в ненадлежащем месте.

В марте 2011 г. Арбитражный суд Республики Татарстан разбирался, есть ли нарушения в деятельности ОАО «Татэнергосбыт» (далее – ОАО), которое организовало хранение хозяйственных договоров не по месту нахождения его исполнительного органа (дело № А65-29269/2010).

Суть спора

ФСФР в августе-сентябре 2010 г. провела плановую выездную проверку деятельности ОАО на соблюдение требований законодательства о ценных бумагах. В ходе проверки было обнаружено, что в нарушение требований п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», п. 186 подраздела 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня типовых управленческих документов 2000 года, п. 346 (похоже, что здесь опечатка и имелся в виду п. 436) подраздела 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 года ОАО не обеспечило хранение хозяйственных договоров по месту нахождения своего исполнительного органа. ОАО не согласилось с предписанием ФСФР и обратилось в суд.

Кстати, статьи перечней, упомянутые в предписании ФСФР, устанавливают только сроки хранения и не устанавливают требования к месту хранения документов:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службой России 06.10.2000)

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Позиция Арбитражного суда

Суд решил, что перечень документов, которые общество обязано хранить по месту нахождения его исполнительного органа, установлен в п. 1 статьи 89 Закона и что в указанный перечень все договоры, заключаемые обществом в процессе осуществления им хозяйственной деятельности, не входят.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 208 от 26.12.1995 «Об акционерных обществах». Статья 89 «Хранение документов общества»

1. Общество обязано хранить следующие документы:

договор о создании общества;

устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы общества;

положение о филиале или представительстве общества;

годовые отчеты;

документы бухгалтерского учета;

документы бухгалтерской отчетности;

протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

отчеты независимых оценщиков;

списки аффилированных лиц общества;

списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;

судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Регулятором не было представлено доказательств и того обстоятельства, что уставом ОАО, его внутренними документами, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета), органами управления установлен перечень иных документов (кроме прямо поименованных в п. 1 статьи 89 Закона), которые должны храниться по месту нахождения его исполнительного органа.

Еще суд сослался на то, что Перечень типовых управленческих документов 2000 года предусматривает хранение в составе документов бухгалтерского учета (раздел 4) некоторых видов договоров, но не всех.

В результате суд пришел к выводу, что ОАО не нарушило требования законодательства о хранении документов, и на этом основании признал предписание, выданное отделением ФСФР в Волго-Камском регионе, недействительным. Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд в июне 2011 года оставил данное решение без изменения. Эту позицию поддержал в августе 2011 года и Федеральный арбитражный суд Поволжского округа.

Мнение специалиста

Не могла удержаться от любопытства и посмотрела, о каком объеме документов в данном случае идет речь. Информация нашлась в годовом отчете открытого акционерного общества «Татэнергосбыт» за 2010 год (www.tatenergosbyt.ru/download/reporting_2010.doc):

  • На обслуживании у ОАО «Татэнергосбыт» находятся 27 384 юридических лица и 849 841 физическое лицо (население). Таким образом, по итогам 2010 года клиентская база ОАО «Татэнергосбыт» составила 877 225 потребителей электрической энергии.
  • По итогам 1 квартала 2010 года клиентская база ОАО «Татэнергосбыта» составила 6562 потребителя тепловой энергии. Таким образом, на обслуживании у ОАО «Татэнергосбыт» находятся 5464 юридических лица и 1098 физических лиц (население).

Можно себе представить объем документации этой компании, который любой здравомыслящий руководитель постарается разместить в помещениях со стоимостью на порядок дешевле, чем в головном офисе компании.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.