Top.Mail.Ru

Сложности оформления трудовых отношений с сотрудниками на расстоянии

Когда говорят о дистанционном оформлении трудовых отношений, то первое, что приходит в голову, – это оформление отношений с надомниками. Однако чаще встречаются трудовые отношения с сотрудниками на удаленных рабочих местах. Такая схема работы используется, например, в федеральных торговых сетях. Автор рассматривает плюсы и минусы удаленного оформления отношений с работниками, отмечая ошибки, которые нередко допускают работодатели.

Не секрет, что многие работодатели, имеющие филиалы, представительства и иные обособленные подразделения в городах и селах страны, оптимизируя свои затраты и унифицируя взаимоотношения с регионами, сосредотачивают весь процесс оформления трудовых отношений с работниками в головном офисе компании. В таком варианте кадрового решения есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим их, а также возможные риски, сопровождающие оформление приема и увольнения сотрудников на расстоянии.

Оформление трудовых отношений на дистанции свойственно только трем направлениям:

  • надомники;
  • фрилансеры;
  • сотрудники обособленных подразделений на стационарных рабочих местах.

Тема взаимоотношений с надомниками требует отдельного рассмотрения. Фрилансеры – новая для РФ категория сотрудников, с которыми в большинстве случаев пока оформляются договоры только гражданско-правового характера, а то и не оформляются вовсе. Темой же настоящей статьи будет порядок оформления приема, переводов и увольнения сотрудников на удаленных рабочих местах.

Исследуя вопрос оформления трудовых отношений на расстоянии, следует заметить, что такой подход к решению данного вопроса появился сравнительно недавно. И связан он был в большей степени с развитием розничной сети и нарастающей популярностью федеральных сетей.

Плюсы и минусы централизованного оформления трудовых отношений

Плюсы подобного централизованного оформления для кадровой службы и компании в целом неоспоримы. Рассмотрим их:

  • Сосредоточение всей кадровой базы в едином для всех обособленных подразделений месте, как правило – в центральном офисе.
  • Небольшой состав кадровой службы по сравнению с возможным формированием отделов кадров во всех подразделениях разветвленной структуры организации.
  • Архив личных дел, хранящихся 75 лет, будет сосредоточен в одном месте.
  • Облегченность отслеживания нормативов, влияющих на возникновение определенных обязанностей работодателя. Так, обязанность по квотированию рабочих мест для инвалидов в соответствии с законодательством РФ у работодателя возникает при превышении численности сотрудников организации 100 человек (п. 2 ст. 13 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
  • Единая отчетность.
  • Единая бухгалтерия. Все начисления и выплаты производятся централизованной бухгалтерией.
  • Нет распыления полномочий. Все приказы, распоряжения, трудовые договоры и прочую кадровую документацию подписывает руководитель организации (или уполномоченное им лицо), не делегируя свои полномочия в данной части многочисленным руководителям среднего звена на местах.
  • Нет потребности в сотруднике, занимающемся подбором персонала. Эти задачи возлагаются либо дополнительно на руководителей структурных подразделений, либо собеседование и отбор кандидатов также производится дистанционно – по телефону, скайпу, при помощи телеконференции (то есть средств связи).
  • Оптимизация затрат на фонд оплаты труда (ФОТ) кадровой службы организации.
  • Удаленность сотрудников для работодателя сказывается положительно на частом пропуске сроков исковой давности работниками для обращения в суд (длительное ожидание пересылки документов из центрального офиса для обращения в суд покрывает все сроки, установленные ТК РФ для обращения в суд за защитой нарушенного права (один месяц – по спорам об увольнении, три месяца – по иным спорам).

Минусы, однако, едва ли не перевешивают плюсы:

  • Возникает возможность нарушения требований ТК РФ и, как следствие, ответственность работодателей. Хотя, надо отметить, что нарушения в этой сфере в настоящее время довольно часто для работодателя остаются безнаказанными. Вместе с тем не надо обманываться: возможность возникновения штрафных санкций за нарушения требований законодательства РФ вполне реальна. Так, прокуратура постоянно проверяет соблюдение работодателями требований ч. 2 ст. 64.1 ТК РФ, Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», постановления Правительства РФ от 08.09.2010 № 700 в части сообщения работодателем при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после его увольнения с этой службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы. Для многих работодателей это влечет административный штраф, предусмотренный ст. 19.29 КоАП РФ.
  • Ответственные сотрудники отсутствуют на местах. Никто не несет ответственности за своевременное направление больничных листков и трудовых книжек в отдел кадров предприятия при головном офисе. И, как следствие, нет возможности привлечь к дисциплинарной ответственности виновных в нарушении трудовых прав работников.
  • Повышенное внимание контролирующих органов, которое особенно активизируется после возникновения ситуации применения к работодателю наказания за выявленные нарушения.
  • Хаос с предоставлением отпусков, полное несоблюдение графика отпусков.
  • Длительность оформления, начисления и выплаты пособий по социальному страхованию.
  • Недоплата работникам заработной платы, в том числе премий и бонусов. Причина – несвоевременное получение центральным офисом служебных записок руководителей структурных подразделений, несвоевременное оформление приказов о приеме на работу и трудовых договоров.
  • Большие затраты на средства связи, почтовые расходы и услуги курьерской доставки документации.
  • Высокая вероятность возникновения судебных споров, а также удовлетворения требований работников, поскольку нарушения работодателя легко доказуемы и очевидны. Можно добавить, что при удовлетворении судом денежных требований работника возможно сопутствующее взыскание компенсации по ст. 236 ТК РФ.
  • Высок риск привлечения к административной ответственности за нарушение законодательства о труде по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибки работодателей

Мы привели лишь неполный перечень плюсов и минусов, которые свойственны процедуре оформления трудовых отношений с работниками подразделений на расстоянии. При избрании централизованного оформления трудовых отношений с работниками территориально удаленных структурных подразделений работодателям стоит подготовиться и к возможности возникновения определенных рисков, связанных с нарушениями, свойственными для такого варианта оформления.

Как избежать негативных последствий? На что следует обратить внимание работодателям? Рассмотрим, какие ошибки чаще всего допускают компании при оформлении удаленных работников.

1. Просрочка выдачи трудовой книжки

Из-за расстояния, отделяющего отдел кадров от работника на месте, выдать трудовую книжку в день увольнения фактически невозможно, поэтому возникает риск нарушения ч. 4 ст. 84.1. ТК РФ – просрочка выдачи трудовой книжки.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю об изменении даты увольнения, взыскании заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки и компенсации морального вреда.

Суд установил, что трудовая книжка в день увольнения истице действительно не выдавалась. Приказ был издан в г. Ачинске, тогда как истица работала уборщицей общежития в г. Новобирилюсске. По почте было направлено уведомление с приглашением забрать трудовую книжку в отделе кадров работодателя в г. Ачинске. Уведомление было получено истицей 11.07.2007, а трудовая книжка – лишь 16.12.2010. Она пояснила, что за трудовой книжкой не явилась, поскольку не было возможности поехать в Ачинск, но она многократно обращалась к ответчику сначала по телефону, а затем с письмами с просьбой направить ей трудовую книжку по почте, а в мае 2010 г. приехала в г. Ачинск. Факт обращения истицы к ответчику с такой просьбой в устной форме она подтвердить не смогла, но представила суду копию письма, содержащего данную просьбу, и уведомление о вручении этого письма ответчику 24.12.2008.

Ответчик в своем уведомлении о необходимости забрать трудовую книжку не разъяснил увольняемому работнику его право просить о направлении документа по почте. Кроме того, при предъявлении истице приказа об увольнении за прогул и аналогичного уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой в другой город работодатель получил со стороны работницы отказ в ознакомлении, о чем был составлен соответствующий акт. Тем не менее получить трудовую книжку в указанный день истице никто не предлагал. Объяснить, почему истице намеревались вручить лишь уведомление о необходимости получения трудовой книжки, а не саму трудовую книжку, представитель ответчика не смогла.

Более того, суд согласился с доводами истицы о том, что фактически запись о ее увольнении была произведена уже после августа 2010 г., поскольку сделана специалистом по кадрам, работающей в этой должности лишь с сентября 2010 г.

Все эти обстоятельства в совокупности – отсутствие предложения получить трудовую книжку по почте, осуществление записи в трудовой книжке об увольнении от 2007 г. лишь в 2010 г., невыполнение просьбы истицы о направлении трудовой книжки по почте на протяжении двух лет, хотя и поступившей в письменном виде спустя год после увольнения, – суд расценил как нарушение трудовых прав истицы на своевременное получение трудовой книжки и пришел к выводу о том, что задержка выдачи трудовой книжки истице имела место по вине ответчика.

Несмотря на это, суд отказался удовлетворять требование истицы о взыскании в ее пользу заработной платы за время задержки трудовой книжки. Суд сослался на ст. 234 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (например, в случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки). Однако суд установил, что в спорный период истица не имела намерений трудоустроиться, так как осуществляла уход за чужими детьми, за что получала от их родителей вознаграждение, превышающее размер ее заработной платы. Таким образом, она не была лишена возможности трудиться по вине ответчика.

С учетом установленных обстоятельств по делу суд удовлетворил исковые требования истицы частично: взыскал с работодателя компенсацию морального вреда и изменил запись о дате увольнения в ее трудовой книжке (решение Бирилюсского районного суда Красноярского края от 15.03.2011) 1.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Изменения в охране труда-2024, которые повлияют на работодателя

Текущий, 2024 год, снова станет годом изменений в области охраны труда. Запланировано множество поправок в законодательство, затрагивающих стандарты охраны труда, процедуры оказания первой помощи, требования к пожарной и промышленной безопасности, а также проведение медосмотров и проверок ГИТ. Обсуждаемые в Правительстве РФ новеллы касаются и системы учета несчастных случаев на производстве, и специальной оценки условий труда. В статье рассматриваем в деталях, на какие планируемые и уже принятые изменения работодателям стоит обратить внимание и как правильно к ним подготовиться.

Работник желает пройти диспансеризацию: действия работодателя

С какой периодичностью работник может проходить диспансеризацию. Как именно она проводится. Чем обычная диспансеризация отличается от углубленной и от профилактического медицинского осмотра. Какие работники обязаны проходить диспансеризацию. Может ли работодатель отказать сотруднику в выборе конкретного дня диспансеризации и предложить новую дату. Какие документы работодателю следует получить от сотрудника и затем оформить. Какие формулировки стоит заранее включить в локальный нормативный акт, чтобы защитить интересы работодателя при предоставлении им гарантий сотрудникам, желающим пройти диспансеризацию в рабочее время. Как быть, если работника отпустили на диспансеризацию, а в поликлинике ему отказали, в том числе должен ли сотрудник вернуться в указанный день на работу и как его в таком случае оплачивать. Что делать, если сотрудник не успел пройти диспансеризацию за один день. Приводим образцы всех необходимых документов.

Коллективные средства защиты

Когда, говоря об охране труда, затрагивают тему средств защиты, большинству на ум приходят костюмы, ботинки, каски, перчатки. Немногие помнят, что средства защиты делятся на индивидуальные и коллективные. В статье говорим о средствах коллективной защиты: что они собой представляют, какие требования к ним установлены, кому предписана обязанность ввода в эксплуатацию средств коллективной защиты. Приводим удобную таблицу-шпаргалку по таким средствам, которую можно использовать на практике.

Топ-3 ошибок при увольнении за утрату доверия

Трудовое законодательство допускает увольнение сотрудников, к которым работодатель утратил доверие из-за виновных поступков, по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Мы выделили три ошибки, которые работодатели (а точнее, кадровики, оформляющие прекращение трудового договора) чаще всего совершают и тем самым «обнуляют» законность увольнения. Это применение основания по утрате доверия не к той категории работников, к которой оно относится; отсутствие доказательств совершения работником действий, подрывающих доверие, или если такие доказательства оказываются с пороком и не соответствуют требованиям законодательства; ссылка в документах на действия работника, которые в силу закона и сложившейся практики его применения не могут свидетельствовать о подрыве доверия к сотруднику в финансово-материальном плане.

Льготы участникам СВО и членам их семей

За период с 24.02.2022 принято беспрецедентное количество федеральных и региональных нормативных правовых актов, направленных на поддержку участников специальной военной операции (СВО) и членов их семей. Им предоставляются финансовые и социальные льготы, кредитные каникулы, а бизнес призванного на службу официально освобожден от проверок, продлены сроки уплаты налогов и сдачи отчетности до окончания службы. Причем разным участникам СВО (мобилизованным в рамках частичной мобилизации, служащим по контракту, добровольцам) полагаются различные по содержанию льготы. Рассказываем, на что именно могут претендовать они, их родственники и при каких условиях. Приводим основные льготы, касающиеся различных выплат, трудовых гарантий, налогообложения, судопроизводства и пр.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

ПФР и ФСС РФ объединяются. К чему готовиться работодателям

С 2023 года вместо ПФР и ФСС России появится единый Социальный фонд России. Его создание и функционирование требует существенного изменения многих норм. Для работников упростится порядок получения соцвыплат. Все социальные гарантии можно будет получить в режиме «одного окна». Снизятся издержки и государства, вместо двух фондов останется один. Но большинство изменений затронет, конечно же, работодателей. Власти предполагают, что это позволит снизить нагрузку на бизнес. Ведь сократится количество отчетов, работодатели станут платить все взносы единым платежом. Но появятся и новые обязанности, например, в отношении граждан, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Автор простым языком (чтобы было понятно не только кадровикам и бухгалтерам, но и всем интересующимся) рассказывает про изменения, вступающие в силу с 2023 года, и приводит удобные таблицы-шпаргалки, которыми можно пользоваться на практике, чтобы ничего не упустить из нововведений. Дает рекомендации работодателям, что надо успеть сделать и учесть до вступления их в силу.