Top.Mail.Ru

Собственный архив или аутсорсинг – что выбрать?

Перечислены плюсы и минусы обоих вариантов: создания собственного архива и его передачи на аутсорсинг. Описаны типичные ошибки и возможные риски.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer – source-using) – использование внешнего источника/ресурса) – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих эпизодически случайный характер, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной бесперебойной поддержке работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее одного года).

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

Сегодня на аутсорсинг часто передаются такие функции:

  • ведение бухгалтерского учета (часто этим направлением занимаются аудиторские фирмы);
  • компьютерные услуги;
  • рекламные услуги и т.п.

Что же такое аутсорсинг в архивной деятельности? Известно, что архив – одна их важнейших структур любой организации, которая принимает на хранение, ведет учет и в дальнейшем использует документы в научно-практических и производственных целях. Ни одна организация не может существовать без архива. Даже если в штате только одна единица (допустим, индивидуальный предприниматель), то документы все равно создаются (приказы, отчетность в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и др.). Чем крупнее организация, тем больше дел хранится в архиве.

Чтобы организовать грамотное хранение документов, нужно выбрать один из вариантов:

  • создание собственного архива;
  • заключение договора аутсорсинга архивных услуг на обработку документов и депозитарное хранение, т.е. привлечение сторонней архивной фирмы.

Вышеперечисленные варианты имеют как плюсы, так и минусы. Что больше подойдет вашей организации – решать вам.

Создание собственного архива

Положительные стороны собственного архива:

  • ваши документы находятся всегда в шаговой доступности;
  • у вас постоянный доступ к любой информации.

Трудности при создании собственного архива заключаются в том, что вам потребуются:

  • большие затраты на создание и содержание собственного архива:
    • на дополнительные площади под архив (их арендная плата будет постоянно увеличиваться из-за роста инфляции и увеличения необходимых квадратных метров);
    • на архивное оборудование (архивные стеллажи, архивные короба, стол, компьютер и другая оргтехника);
    • на систему пожаротушения и сигнализации;
    • на обеспечение нормального температурного режима и влажности помещения архива;
    • на круглосуточную охрану архива;
    • как минимум на одну дополнительную штатную единицу (зарплата архивиста, налоги на ФОТ, больничные листы, отпуска, соцпакет и т.д.);
    • иногда дополнительно необходим переплетчик для подшивки дел (постоянного хранения и по личному составу);
    • возможно привлечение архивной фирмы для обработки документов в случае больших объемов;
  • разработать положение об архиве и должностную инструкцию архивиста;
  • найти архивиста с профессиональным образованием (например, выпускника РГГУ, МГИАИ) и хотя бы с небольшим стажем работы по профилю. Кроме того, сотрудник должен быть предельно аккуратным, внимательным и с хорошей памятью;
  • обеспечить работника специальными справочниками, инструкциями, пособиями и тематической литературой;
  • желательно направлять на обучение и повышение квалификации работников в области архивоведения и делопроизводства (эти две области взаимосвязаны);
  • разработать или отредактировать номенклатуру дел в соответствии с архивными требованиями;
  • продумать систему (схему) хранения документов и создать четкий научно-справочный аппарат...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.