• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2012
  • Рубрика Архивное дело

Собственный архив или аутсорсинг – что выбрать?

  • 0 комментариев
Перечислены плюсы и минусы обоих вариантов: создания собственного архива и его передачи на аутсорсинг. Описаны типичные ошибки и возможные риски.


Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer – source-using) – использование внешнего источника/ресурса) – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих эпизодически случайный характер, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной бесперебойной поддержке работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее одного года).

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

Сегодня на аутсорсинг часто передаются такие функции:

  • ведение бухгалтерского учета (часто этим направлением занимаются аудиторские фирмы);
  • компьютерные услуги;
  • рекламные услуги и т.п.

Что же такое аутсорсинг в архивной деятельности? Известно, что архив – одна их важнейших структур любой организации, которая принимает на хранение, ведет учет и в дальнейшем использует документы в научно-практических и производственных целях. Ни одна организация не может существовать без архива. Даже если в штате только одна единица (допустим, индивидуальный предприниматель), то документы все равно создаются (приказы, отчетность в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и др.). Чем крупнее организация, тем больше дел хранится в архиве.

Чтобы организовать грамотное хранение документов, нужно выбрать один из вариантов:

  • создание собственного архива;
  • заключение договора аутсорсинга архивных услуг на обработку документов и депозитарное хранение, т.е. привлечение сторонней архивной фирмы.

Вышеперечисленные варианты имеют как плюсы, так и минусы. Что больше подойдет вашей организации – решать вам.

Создание собственного архива

Положительные стороны собственного архива:

  • ваши документы находятся всегда в шаговой доступности;
  • у вас постоянный доступ к любой информации.

Трудности при создании собственного архива заключаются в том, что вам потребуются:

  • большие затраты на создание и содержание собственного архива:
    • на дополнительные площади под архив (их арендная плата будет постоянно увеличиваться из-за роста инфляции и увеличения необходимых квадратных метров);
    • на архивное оборудование (архивные стеллажи, архивные короба, стол, компьютер и другая оргтехника);
    • на систему пожаротушения и сигнализации;
    • на обеспечение нормального температурного режима и влажности помещения архива;
    • на круглосуточную охрану архива;
    • как минимум на одну дополнительную штатную единицу (зарплата архивиста, налоги на ФОТ, больничные листы, отпуска, соцпакет и т.д.);
    • иногда дополнительно необходим переплетчик для подшивки дел (постоянного хранения и по личному составу);
    • возможно привлечение архивной фирмы для обработки документов в случае больших объемов;
  • разработать положение об архиве и должностную инструкцию архивиста;
  • найти архивиста с профессиональным образованием (например, выпускника РГГУ, МГИАИ) и хотя бы с небольшим стажем работы по профилю. Кроме того, сотрудник должен быть предельно аккуратным, внимательным и с хорошей памятью;
  • обеспечить работника специальными справочниками, инструкциями, пособиями и тематической литературой;
  • желательно направлять на обучение и повышение квалификации работников в области архивоведения и делопроизводства (эти две области взаимосвязаны);
  • разработать или отредактировать номенклатуру дел в соответствии с архивными требованиями;
  • продумать систему (схему) хранения документов и создать четкий научно-справочный аппарат (НСА) (именно благодаря системе хранения и НСА возможен в дальнейшем быстрый поиск запрашиваемых документов. Если архив будет неправильно укомплектован, то оперативный поиск дел будет невозможен. Не секрет, что часто руководство просит найти документы за считанные минуты).

Теперь назовем типичные ошибки, которые допускают организации при создании собственного архива.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.