Папков Андрей

Рекомендации и предлагаемые алгоритмы опробованы в Белгородском государственном национальном исследовательском университете и доказали свою эффективность. Наибольший эффект от этой технологии классификации будет ощутим в крупных организациях со сложной структурой, которые активно используют информационные системы на различных участках своей деятельности. Вы узнаете, какую логику лучше заложить при кодировании подразделений, в т.ч. временных (создаваемых под конкретные проекты), при их реорганизации и т.п. А образцы документов помогут вам регламентировать эту работу, определить круг задействованных лиц и порядок их работы.

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Табель и Альбом форм документов организации чрезвычайно полезны в работе. Только чтобы их использование сделать максимально удобным, пора перевести эти документы в электронный вид. В статье описан успешный опыт размещения и использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Вам покажут, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

В прошлом номере журнала мы разобрались со спецификой оформления документов для командировки сотрудников бюджетных организаций, в т.ч. занимающих несколько должностей. В этом номере предлагаем вам воспользоваться памяткой для тех, кого направляют в командировку. Она поможет им правильно оформлять служебные задания и отчеты об их выполнении, а вас избавит от необходимости объяснять каждому прописные истины.

При оформлении командировок работников бюджетных организаций возникают определенные трудности. Во-первых, в бюджетных организациях, занимающихся деятельностью, приносящей доход, необходимо определять источники финансирования оплаты командировочных расходов. Во-вторых, для значительного числа бюджетных организаций характерно совмещение должностей их штатными работниками. Поэтому приходится оформлять направление работника в командировку не только по основному месту работы В-третьих, при направлении в командировку руководителя (организации или ее подразделения) необходимо документально оформить возложение его обязанностей на другого работника на период командировки. В этой статье мы покажем, как можно решить все три проблемы, внеся соответствующие дополнения в унифицированные формы, используемые при оформлении командировок работников.