Оформление документов

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Сражу же после принятия новых «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» встал вопрос, является ли несоблюдение госорганами данных Правил при оформлении своих решений основанием для признания соответствующих документов недействительными? Или это лишь мелкое нарушение, на которое не стоит обращать внимания? Ответ уже есть – первое судебное решение принято! Думаем, что оно будет интересно всем специалистам в области управления документами. (№2, 2010)
Читать статью

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Данной статьей мы начинаем цикл публикаций, посвященный «трудовому паспорту» гражданина. В этом номере журнала вы узнаете, как приобрести трудовую книжку, не опасаясь подделки, в каких случаях работодатель обязан заводить работнику трудовую книжку и каким образом в нее вносятся сведения о работнике, как правильно возложить ответственность за трудовые книжки в организации, а также найдете ответы на многие сопутствующие вопросы. (№2, 2010)

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления. (№1, 2010)
Читать статью

Сергеева Н., начальник юридического отдела ЗАО "Дормашинвест"

Каких только «чудес» в оформлении дубликата трудовой книжки не увидишь! И чем дольше работаешь, тем больше убеждаешься, что ничего невозможного на этом свете нет. Вот и на сей раз мы разбирались с конкретными ситуациями, которые могут быть для вас интересны. (№12, 2009)

Скрябина О.Н., консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Многие путают совмещение и совместительство. А различия существенны и в продолжительности рабочего времени, и по составу оформляемых документов при приеме на работу, а также по ряду других ключевых условий. Разобраться в вопросе вам помогут исчерпывающие юридические комментарии, сравнительная таблица и образцы оформления всех необходимых документов. (№11, 2009)

Скрябина О.Н., консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Сейчас многие компании оптимизируют распределение рабочей силы, перераспределяя ее по «разным фронтам». В т.ч. довольно распространенной стала схема, при которой работника переводят на работу в другую организацию, оставляя у себя совместителем. Это некий гибрид сразу двух процедур. Мы объяснили алгоритм действий и показали, как документально оформить «частичное расставание» со своим работником. (№11, 2009)

Синякова М. В., юрист

Для ускорения работы организации все чаще начинают использовать документы, полученные по электронной почте и по факсу, без их оформления на бумажном носителе с собственноручными подписями уполномоченных лиц и оригинальными оттисками печатей. Некоторые компании поступают так даже с договорами.
Автор объясняет, какие процедуры необходимо соблюсти, чтобы потом быть уверенными в юридической силе подобных документов. Здесь в ход идут аппаратные отметки факса, подтверждения получения электронной почты, классические журналы регистрации исходящей и входящей корреспонденции, специальные условия в тексте договоров или соглашения об организации электронного документооборота между компаниями. (№11, 2009)
Читать статью

Аминов В., генеральный директор ООО «АБС-Консалт»

Окончание статьи, начало в № 10` 2009

Соколова Г.А., юрист, специалист по трудовому праву

Часто бывает, что предлагаемый к подписанию договор ваша организация готова заключить, но с изменением некоторых его условий. Как действовать в подобных случаях? В каких ситуациях целесообразно оформлять к договору дополнительное соглашение, приложение, протокол разногласий и протокол согласования разногласий? Какова процедура и тонкости оформления этих документов? Что будет, если одна из сторон подпишет проект договора с  протоколом разногласий, а вторая – только договор? Что будет, если вы  сами решите проигнорировать присланный вам протокол разногласий? (№10, 2009)
Читать статью

Аминов В., генеральный директор ООО «АБС-Консалт»

Смена фамилии работницей – довольно распространенное явление. Какие документы она должна собрать сама, а какие телодвижения придется сделать сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство в  организации? Какая специфика есть у государственных гражданских служащих? Мы описали порядок действий и привели образцы оформления всех документов (заявления, регистрационных форм, приказа, трудовой книжки, личной карточки; в следующем номере продемонстрируем документы, подаваемые в  Фонд обязательного медицинского страхования и Пенсионный фонд, а  также допсоглашение к трудовому договору или служебному контракту). (№10, 2009)

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

В какой ситуации оптимальнее организовать согласование своего распорядительного документа со сторонней организацией, а когда – издать совместный документ? Как выглядят эти две процедуры делопроизводства? Какие тонкости оформления и регистрации нужно будет учесть? (№9, 2009)

Антонова А., юрист

Когда в семье рождается малыш, родители не сразу вспоминают о тех документах, которые необходимо оформить новорожденному. Наш автор, юрист и юная мама, делится собственным опытом прохождения тернистого пути «легализации малыша». Главное – соблюдайте отведенные сроки.
Какие документы нужно забрать из роддома? Как подтвердить рождение у вас ребенка, если роды проходили не в роддоме?
Что будет, если вы придете в ЗАГС получать свидетельство о рождении позже отведенного месячного срока? В какой ЗАГС идти и каким «составом делегации»? Какие документы отдать и что взять? Какие особенности оформления документов есть у мам­-одиночек?
Как получить полис обязательного медицинского страхования на ребенка? Как действовать родителям, которые проживают не в том регионе, где зарегистрированы?
Кто поставит отметку о детях в паспорте родителей? Куда и как прописать малыша? (№9, 2009)
Читать статью

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Окончание статьи, начало в № 8` 2009
Оформление заверительной надписи на копии документа, представляемого в суд, возможно не только в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.302003. Юрист рассмотрела правила различных действующих и обязательных к выполнению документов, а также сложившуюся практику.
Кроме того, вы узнаете, кому следует заверять своей подписью верность копии, копии каких документов заверять нельзя, как приобщить представляемые организацией документы к материалам дела и как осуществить процесс передачи документов в суд. (№9, 2009)

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Как подготовить документы к представлению в суд? Какова цена ошибки? Мы не станем разбирать тонкости подготовки исков и ходатайств – это вотчина юристов, а сосредоточимся на тех документах, которые прилагаются для подтверждения заявленных сведений и фактов. В каких случаях придется отдать подлинники и как их потом получить обратно? Как заверить копии? (№8, 2009)

Аладышева К.Н., руководитель отдела бухгалтерского и налогового учета юридической консультации «Консультант по налогу и праву»

Кого можно отправить в командировку? Куда и надолго ли? Как оформить служебное задание, командировочное удостоверение и приказ? Что делать, если допущена ошибка в командировочном удостоверении и поэтому принимающая сторона встретила вашего сотрудника как «шпиона»? Нужно ли вести журналы отбывающих и прибывающих в командировку? (№8, 2009)

Синякова М. В., юрист

Чтобы показать технологию самостоятельного получения шенгенской визы в деталях, мы выбрали конкретную страну, а именно – Германию, т.к. с ней в последнее время выстроились наиболее активные деловые отношения. Теперь вы сможете получить визу для деловой поездки для себя и для своего шефа или любого другого сотрудника, направляемого туда в командировку. Куда обращаться? Какие бумаги собрать? Как составить выдаваемые ­работодателем документы? Каковы сроки официальные и реальные? Кроме того, в конце статьи мы приводим справочные данные о стоимости визовых сборов и услуг агентств по получению виз для стран, наиболее часто посещаемых россиянами. (№8, 2009)

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Одна из трудностей, возникающих при заполнении трудовой книжки, – правильность формулирования причины увольнения работника. Парадокс заключается в том, что в данном случае Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда, может противоречить нормам Трудового кодекса. Самый распространенный случай – увольнение по пункту 3 статьи 77 ТК РФ. Что же в итоге писать – «работник уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника»? Мы привели образцы наиболее часто встречающихся формулировок записей об увольнении работников. (№6, 2009)

Юшина Л.Н., юрист ООО «Весь аудит»

Мы постоянно составляем тексты, в которые необходимо вставлять ссылки на нормы законодательства. Это и заполнение трудовой книжки, и составление разнообразных писем, приказов, договоров и т.п.

Как вычислить «юридические координаты» найденного вами положения и правильно записать их в составляемом документе? Что называется статьей, пунктом, подпунктом, частью и абзацем? Как вычислить 11-й абзац, если текст содержит список (после двоеточия идет перечисление элементов списка и каждый – с красной строки), весь ли этот список признается единым абзацем? Положения какого нормативно-правового документа будут иметь приоритет, если вы натолкнулись на коллизию?

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Служебные письма во многих организациях составляют до 80% всей корреспонденции, поэтому ошибки оформления, которые затрудняют их обработку, нельзя назвать совершенно безобидными (вы не только усложняете жизнь получателю письма, но и рискуете получить весьма «долго-долгожданный» ответ). Кроме того, разобраны распространенные ошибки, которые подрывают юридическую силу составленного документа или же делают возможным несанкционированное добавление текста в уже подписанное письмо. Автор все объясняет на наглядных примерах. (№5, 2009)

Минина М.О., эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

Статья о классификации приказов из февральского номера вызвала новые уточняющие вопросы, ответы на которые мы решили объединить в статью. Речь идет о тонкостях трудового права, оформлении документов и разделении зон ответственности между службой ДОУ и кадровой службой.

Каким приказом необходимо оформлять на работу первых лиц организации – по личному составу или по основной деятельности? На какой документ при этом делать ссылку в трудовой книжке, может, на протокол собрания учредителей?

Если сотрудников премируют ежемесячно по результатам основной финансово-производственной деятельности, стоит ли это оформлять приказами по основной деятельности, а приказами по личному составу – лишь разовые премии, не связанные с конкретным результатом труда и выплачиваемые в связи с каким-то событием, добросовестным отношением к труду и т.п.? В каком подразделении должны оформляться приказы о премировании? Можно ли их регистрировать отдельным комплексом документов?

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

С нами вы разберетесь в оформлении перевода работника на имеющуюся вакантную должность, а также в оформлении увольнения по сокращению штата и / или численности. Кроме того, вы поймете, на какие денежные выплаты и в каких случаях может претендовать сокращаемый сотрудник, какие варианты поведения и их последствия возможны. Предлагаем вам
разъяснение юридических тонкостей, практические рекомендации и максимальное число образцов составляемых документов. (№3, 2009)

Бикбаева В.А., эксперт журнала

При работе с бухгалтерскими документами нужно учитывать множество положений бухгалтерского и налогового законодательств, т.к. от наличия и правильного оформления такой документации напрямую зависят доходы, расходы и налоги вашей организации. Ситуация усугубляется пристальным вниманием контролирующих органов к подобным документам.

Какие утвержденные формы документов используются и какая свобода творчества допускается в этом вопросе? Каковы особенности работы с бланками строгой отчетности? При помощи каких внутренних нормативных документов можно дисциплинировать исполнителей, работающих с «первичкой»? Как быть с документами, составленными на иностранных языках? Возможно ли использование факсимиле? На каких документах допускается исправление ошибок и как это оформить? И, наконец, сколько хранить «первичку»?

Быкова Т.А. , доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»? (№3, 2009)
Читать статью

Санкина Л.В., к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов. (№2, 2009)
Читать статью

Иритикова В.С. , начальник Управления делами Финансовой Корпорации, член Гильдии Управляющих документацией

Как определить, к какому блоку приказов относится тот или иной документ – к приказам по основной деятельности или по личному составу? И если с приказами о приеме на работу или увольнении вопросов не возникает, то приказы об изменении оклада, выговоре и т.п. порой приводят в замешательство. А ведь от грамотной классификации приказов зависит правильность их регистрации, формирования в дела и в конечном счете соблюдение установленных сроков хранения. (№2, 2009)

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Продолжение статьи, начало в № 1` 2009

Данная тема раскрыта автором с позиции человека, которому приходится претворять в жизнь принятое руководством непопулярное в коллективе решение о сокращении численности и / или штата работников. С одной стороны, чрезвычайно важно соблюсти предписанную процедуру увольнения, а с другой – преодолеть сопротивление тех, кто попал в «черный список». Обе задачи сложны, но юрист, имеющий опыт подобной работы, как никто лучше сможет дать вам полезные советы.

В этом противостоянии вы можете оказаться не только на стороне администрации предприятия, а совсем наоборот – в числе увольняемых. Тогда наша статья поможет вам понять свои права, а также заметить возможные отклонения от надлежащей процедуры. Это позволит вам обосновать незаконность увольнения по данному основанию, а может быть, и договориться с работодателем о дополнительных выплатах.

В этом номере журнала читайте: Кого нельзя сократить? У кого будет преимущественное право на оставление на работе, если, например, из пяти человек на одинаковой должности принято решение оставить только двоих? Когда поименный состав «отбывающих в самостоятельное плавание» определен, наступает время их персонального уведомления. Когда и как это оформить? Как преодолеть саботаж, выражающийся в отказе от ознакомления с подобными документами? Какую иную вакантную работу обязаны предложить этим людям и, опять же, когда и как оформить такое предложение?

Рогова О.А., начальник отдела кадрового консалтинга­ Аудиторско-консалтинговой группы BKR-Интерком-Аудит

Каковы негативные последствия отсутствия в организации правильно оформленного табеля учета рабочего времени? Как его заполнять и кого назначить ответственным за эту работу?
Кроме того, мы разобрались, какое время считается рабочим, что такое нормальное, сокращенное и неполное рабочее время. Для вашего удобства привели производственный календарь на весь 2009 год. (№1, 2009)

Емельянов А.С., юрисконсульт ООО «СпецСтройСервис-Р»

Когда инициатором расставания становится работник, то он по привычке, даже не задумываясь, пишет заявление об увольнении по собственному желанию. Но постойте! Здесь есть над чем подумать. Существует еще один вариант увольнения – по соглашению сторон.

Мы разобрали плюсы и минусы обоих вариантов, а также конкретные ситуации, способные вызвать затруднение при увольнении. Например, сколько должно пройти времени от составления инициирующего документа до момента расставания? И что будет, если человек передумал увольняться? Мы рассмотрели множество головоломок с датами.

Сараева Н.А., эксперт журнала

Вашему вниманию предлагается полный комплект документов, для каждого из рассматриваемых оснований увольнения: по собственному желанию (пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ) и по соглашению сторон (пункт 1 части первой статьи 77). (№12, 2008)

Бикбаева В.А., эксперт журнала

Сейчас многие предприятия вынуждены сокращать свой штат. Кто-то относится к этому крайне отрицательно. А кто-то понимает, что так у «оставшихся на корабле» появляется шанс удержаться на плаву во время бури. И спасенных будет больше.

Когда компания вынуждена сократить численность персонала, не стоит сразу затевать процедуру под названием «сокращение штата», можно попробовать договориться полюбовно и расстаться по соглашению сторон. В этой статье мы сравнили эти два основания увольнения с точки зрения интересов работника и работодателя.

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Окончание статьи, начало в № 10` 2008

Чем грозит указание в договоре фактического адреса организации, отличного от юридического? Как можно обойти эти «грабли»? В каком порядке указывать элементы адреса (начиная с индекса и заканчивая улицей и домом или наоборот)? Как проверить правильность указания партнером его места нахождения?
Какую контактную информацию и как следует указать? Что означают аббревиатуры ИНН, КПП, ОГРН, ГРН? И какие коды по Общероссийским классификаторам принято отражать в реквизитах сторон? Нужно ли включать в договор данные о имеющихся лицензиях?
Каковы особенности отражения реквизитов организации, индивидуального предпринимателя и «обычного» гражданина? Показаны образцы составления преамбулы и последнего раздела договора, а также так называемой карточки контрагента. Кроме того, предложен вариант оперативного уведомления партнеров об изменении ранее указанных в договоре реквизитов. (№11, 2008)

Васильева Е.М. , эксперт журнала

Юрьева Л.Н., юрист

Одним из оснований увольнения работника в Трудовом кодексе РФ значится перевод на работу к другому работодателю. Причем такое основание может стать достойной альтернативой сокращению штата или увольнению по собственному желанию. Что выигрывает при этом работник и что – работодатель (как можно подсластить пилюлю под названием «увольнение»)?
Как будет меняться документальное оформление увольнения в зависимости от того, какая сторона станет инициатором расставания? Ну и, конечно, ни одна подобная статья не обходится без образцов всех необходимых ­документов! А их не так уж мало. (№11, 2008)

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Сначала мы систематизируем сведения, которые каждая сторона указывает о себе при заключении договора. Разъясняем, что необходимо отразить в обязательном порядке, а что можно опустить.

Далее подробно разбираемся с правилами написания наименования организации. Какие аббревиатуры организационно-правовых форм встречаются и что они означают? Чем отличается полное наименование от сокращенного, какие ошибки при их написании чаще всего допускают?

Какие риски возникают у вашей компании при заключении сделки с мнимой организацией? Как проверить ее реальное существование?

Как указать Ф.И.О., должность и документ, который устанавливает полномочия лица, подписывающего договор от имени организации? Это может быть генеральный директор либо другой человек, исполняющий его обязанности, глава филиала или представительства, кроме того, подписание договора можно поручить даже человеку, не являющемуся сотрудником этой организации. В каждом случае будут свои тонкости оформления преамбулы договора. А еще вы узнаете, как следует проверять полномочия всех этих лиц (где запросить нужную информацию и документы).

В следующем номере читайте продолжение статьи. Вы поймете тонкости юридического и почтового адресов, подноготную банковских реквизитов, особенности реквизитов индивидуальных предпринимателей.

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Какую информацию должен содержать бланк письма и где ее разместить? На примерах показано продольное и флаговое расположение реквизитов. Вы увидите, чем отличаются бланки писем организации, структурного подразделения и должностного лица. Узнаете тонкости размещения герба РФ, товарных знаков и эмблем.

Эта статья написана в жанре классического делопроизводства: здесь все изложено по порядку и с максимальным количеством примеров.

Гущина И.А., преподаватель Института туризма и гостеприимства

Автор разобрала правила составления и привела образцы обязательных для оформления документов и «дополнительных», которые помогут работодателю доказать правомерность увольнения по причине неудовлетворительного результата испытания, если это потребуется в суде или перед ­представителями трудовой инспекции.

В статье вы найдете заявление о приеме на работу, соглашение об установлении испытательного срока, приказы о приеме и об увольнении работника, уведомление об увольнении (когда инициатором расставания является администрация) и заявление об увольнении (когда им становится работник), образцы заполнения трудовой книжки, а также «дополнительные» документы, которые могут пригодиться работодателю.

Юрьева Л.Н., юрист

Полагаем, многие из наших читателей при составлении приказа об увольнении по форме № Т-8 не раз задумывались, что же требуется зачеркнуть: строку «Прекратить действие трудового договора…» или строку «уволить…». И какая в этом логика?

Вопрос непростой, поэтому среди специалистов ходят 4 версии ответа на него. Мы озвучили все версии и выбрали оптимальную.

Титова Ю.Б., юрист

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Как в договоре может быть прописана дата окончания его действия? Какими документами можно оформить пролонгацию договора или его досрочное прекращение? Как быть, если в договоре вообще не указан срок его действия?

Ответы на поставленные вопросы даны с юридическими комментариями, примерами формулировок договоров и образцами оформления документов.

Юрьева Л.Н., юрист

Полагаем, многие из наших читателей при составлении приказа об увольнении по форме № Т-8 не раз задумывались, что же требуется зачеркнуть: строку «Прекратить действие трудового договора…» или строку «уволить…». И какая в этом логика? Вопрос непростой, поэтому среди специалистов ходят 4 версии ответа на него. Мы озвучили все версии и выбрали оптимальную. (№8, 2008)
Читать статью

Бурдаева М.А., начальник отдела по правовому обеспечению работы с персоналом ООО «МЛП»

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Окончание статьи, начало в № 6’ 2008

В этом номере мы рассказываем об особенностях оформления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, о правилах замены отпуска денежной компенсацией, об оформлении разделения ежегодного оплачиваемого отпуска на части, его перенесении и отзыве работника из отпуска, а также о предоставлении отпуска «за свой счет». И делаем это как обычно: с объяснением юридических тонкостей и образцами оформления ­необходимых документов. (№7, 2008)

Семенова Д.А., эксперт журнала

Вы узнаете об основных реформах русского языка и с удивлением обнаружите, что правила, по которым мы сейчас пишем и говорим, до конца «не утверждены».

татья содержит ответы на множество частных вопросов. Как правильно писать сокращения от слов миллион и миллиард – с точкой или без нее? Какие кавычки (« » или “ ”) и как корректнее использовать в документах? В каких случаях слово «Интернет» и его производные пишутся с большой, а в каких – с маленькой буквы? Как правильно: «бренд» или «брэнд», «оффшор» или «офшор», «дистрибьютор» или «дистрибьютер», «риелтор» или «риелтер»? И др.

Рассказано о последних тенденциях: молодежном сленге, новых способах эмоциональной окраски письменной речи. Теперь, получив от коллеги послание по электронной почте с лишними знаками препинания :-), вы будете знать, что он не ошибся, а просто улыбнулся вам.

Бурдаева М.А., начальник отдела по правовому обеспечению работы с персоналом ООО «МЛП»

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Как правильно оформить «массовый исход» ­сотрудников в летние отпуска?

Сначала предлагаем разобраться в юридической стороне вопроса: какие виды отпусков предусмотрены действующим законодательством, каковы основания их предоставления. При этом мы делаем акцент на том, в каких случаях работодатель обязан пойти навстречу пожеланиям ­работника, а в каких – нет.

Далее подробно разбираемся с составом и сроками подготовки документов, необходимых для ухода в ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Предлагаем образцы документов и комментарии по их составлению.

Аладышева К.Н., руководитель отдела бухгалтерского и налогового учета юридической консультации «Консультант по налогу и праву»

Каков порядок получения наличных по расходному кассовому ордеру? В каких случаях допустимо отсутствие подписи руководителя на этом документе? Какие проблемы вам будут грозить при подписании не до конца заполненного «расходника»? Какой удостоверяющий личность документ потребует у вас кассир и в каких случаях нужно запастись доверенностью? (№6, 2008)

Гущина И.А., преподаватель Института туризма и гостеприимства

Чем свободная копия отличается от факсимильной и от выписки из документа? Как придать всем этим бумагам юридическую силу? Какие варианты заверения существуют и в каких случаях они уместны? Кто может оформить заверительную надпись и всегда ли ее нужно удостоверять печатью?

Какой документ нотариус откажется заверять? В каких случаях ­он согласится заверить копию без предъявления подлинника документа?

Как оформить выписку из приказа, протокола и из трудовой книжки? Как выглядит дубликат документа?

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. И каждый вариант имеет свои особенности оформления. Вы узнаете, зачем и как в «Адресат» включается почтовый адрес, как адресовать документ нескольким получателям и как составить список рассылки.

Каждое правило оформления, которое объясняется в статье, для наглядности иллюстрируется примером.

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Окончание статьи, начало в № 4’ 2008

Описаны правила оформления доверенности на предоставление права подписи счетов-фактур за руководителя или главбуха. Мы объясняем, какая информация в обязательном порядке должна в ней присутствовать, а какая факультативна. Вы сможете определить период действия доверенности, если он в ней прямо не указан. Опубликованы образцы генеральной, специальной и разовой доверенностей. Вы узнаете, обязательно ли представлять налоговым органам и контрагентам копии документов, подтверждающих полномочия доверенных лиц.

И последний вопрос: если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо и в расшифровке подписи указывается его фамилия, то чья должность в таком случае должна писаться? К сожалению, здесь теория часто расходится с практикой применения: трактовка налогового законодательства самими налоговыми инспекторами бывает весьма вольной, и дело может дойти до судебного разбирательства. Поэтому мы рассказали вам обо всех тонкостях и возможных последствиях.

Шнайдер С.А., заместитель руководителя Департамента трудового права ООО «Центр профессионального развития»

Допустим, работник был уволен. Однако, хорошенько подумав, он решил, что лучше ему остаться на прежнем месте. И с этим намерением он идет прямиком в суд. А поскольку обычно организации допускают немало ошибок в процедуре увольнения, то велика вероятность, что работник к вам вернется. И теперь работодатель должен его правильно восстановить. Какие нужно оформлять документы? Какую запись необходимо внести в трудовую книжку? Надо ли выплачивать работнику деньги за вынужденный прогул? (№4, 2008)

Аладышева К.Н., руководитель отдела бухгалтерского и налогового учета юридической консультации «Консультант по налогу и праву»

Если вам дали поручение приобрести что-то для организации и выдали деньги, то это означает, что вы стали подотчетным лицом. Какие требования к оформлению подобного поручения предъявляет Центральный Банк России? Кому может быть выдан аванс? Существует ли предел выдаваемой суммы? Какие документы нужно будет принести вместе с покупкой из магазина и из оптовой фирмы? До какого срока нужно успеть отчитаться за полученные деньги? А теперь самое главное – как заполнить авансовый отчет, мы показали на конкретном примере. (№4, 2008)

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную или объяснительную записку? Чем внутренние записки отличаются от внешних? Сначала мы отвечаем на эти вопросы, а потом объясняем правила оформления «всего многообразия записок». (№4, 2008)

Юсипова Е.Г., начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией

Окончание статьи, начало в № 2’ 2008

Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи. С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания). С другой – это опасно (если не организовать работу на должном уровне, то потом будет сложно откреститься от подписи на «опасном» документе).
Автор рекомендует определенный порядок изготовления факсимиле. Объясняет, как закрепить перечень документов, на которые оно может быть проставлено, как назначить ответственных за хранение и использование факсимиле, как организовать их учет и контроль наличия, как уничтожить факсимиле уволенного сотрудника. При ответе на каждый вопрос автор демонстрирует образцы необходимых для оформления документов. (№3, 2008)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Почему организациям выгодно перейти на использование электронных счетов-фактур вместо бумажных? Какие деньги это принесет? Какие попытки уже предпринимались Правительством России и почему налоговые органы пока против?

Как страны Евросоюза реализовали задачу перехода с бумажных инвойсов и счетов-фактур на электронные и какой выигрыш с этого получили?

Гущина И.А., преподаватель Института туризма и гостеприимства

Что считать появлением на работе в пьяном виде? Как определить степень опьянения? В каких случаях работник не будет считаться виновным, а в каких ему не миновать расплаты?
Быть уволенным за пьянство и получить запись об этом в свою трудовую книжку – это все равно, что получить «волчий билет». Поэтому «пострадавшие» не жалеют сил, оспаривая основание своего увольнения, и часто доводят дело до судебного разбирательства. Вот почему так важно правильно оформить целый комплект документов, который станет неоспоримым доказательством вашей правоты, – он избавит вас от человека, который создает проблемы и себе, и другим. (№2, 2008)

Ататева А.А. , юрист, специалист по трудовому праву

Представьте себе, что руководитель ключевого департамента уходит в декрет. Гендиректор хочет срочно заменить работницу. Ваши действия? Временный перевод, подумаете вы. Правильно! Но знаете ли вы, как документально оформить эту процедуру? С помощью статьи вы сможете не только организовать временный перевод, но и грамотно вернуть «заместителя» на место. (№2, 2008)

Еганова А.С., юрист Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Как правильно составить расписку? Какие требования к ней выдвигает закон? Как правильно начислять проценты? Какие существуют правила для возврата долга? Что делать, если должник отказывается возвращать заем в срок? Какими методами можно с ним бороться? Как обратиться в суд (составить заявление о вынесении судебного приказа)? На какое имущество должника нельзя обратить взыскание? Как видите, автор отвечает на наи­более актуальные вопросы, связанные с заключением и исполнением договора займа в форме расписки. (№1, 2008)

Чернышева О.Н., кандидат исторических наук, доцент кафедры истории российской государственности Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации

Вы познакомитесь с наиболее распространенными видами бумаги. Узнаете, по каким характеристикам нужно делать выбор. Какие системы форматов существуют и какие размеры бумаги они обозначают? Какие факторы и как быстро способны уничтожить бумажные документы?

Кроме того, вы узнаете о стойкости (долговечности) различных чернил рукописного текста и нанесенного принтером (матричным, струйным и лазерным).

Скрябина О.Н., консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

График отпусков – обязательный документ, который должен быть оформлен не позднее, чем за 2 недели до наступления нового года. Как организовать сбор пожеланий сотрудников? Какие положения законодательства необходимо будет соблюсти в процессе составления этого документа? В каких ситуациях возможны продление либо перенесение отпусков с ранее запланированных дат? И как это отразить в уже утвержденном графике отпусков? (№12, 2007)

Чернышева О.Н., кандидат исторических наук, доцент кафедры истории российской государственности Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации

Автор предлагает вам оптимальный алгоритм разработки эмблемы организации, приводит примеры современной корпоративной геральдики (герб общественной организации, эмблему подразделения, нагрудный знак).

Какие требования законодательства и какие геральдические правила необходимо будет соблюсти? Какая символика подлежит обязательной госрегистрации?

Голубев В.В., кандидат юридических наук, доцент, Адвокат Межрегиональной коллегии адвокатов «Закон и человек»

Как распознать поддельную подпись или печать? Как бороться с самым сложным для выявления интеллектуальным подлогом? Практикующий адвокат рассматривает проблему с двух сторон: раскрывает кустарные и профессиональные технологии подделки, а также вооружает читателя методами их выявления. Вы будете знать, по каким следам вычислить подделку и как усложнить жизнь мошенникам. (№10, 2007)

Черникова К.А., юрист

Как соотносятся понятия логотипа организации, товарного знака / знака обслуживания, эмблемы и герба? Автор не только объясняет сходства и отличия этих понятий, но и развенчивает самые распространенные мифы. Ведь многие уверены, что герб может быть только дворянским, или что корпоративным гербам нет места в современной России. Некоторые считают, что коль герб принадлежит частному лицу, то в нем можно «нарисовать» любые понравившиеся элементы, не подозревая при этом, что использование неподобающих атрибутов автоматически делает такой герб фальшивым. (№10, 2007)

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Документы, авторами которых являются две или более организации, принято называть совместными. В практике чаще всего встречаются совместные распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) и письма. Особенности их оформления разбираются отдельно по каждому реквизиту. Для наглядности опубликованы образцы таких документов. (№10, 2007)

Брызгалова К.М., эксперт журнала

Когда в документах инициалы нужно ставить перед фамилией и когда – после? Для разных реквизитов документа установлены разные правила. Чем ­обусловлена такая пестрота в правилах, только ли обычаем делового ­оборота? (№9, 2007)

Козырева В.П., специалист по нормоконтролю документов межрегиональной телекоммуникационной компании

Автор делится собственным опытом составления деловых писем. Статья содержит исчерпывающие разъяснения относительно правил оформления каждого реквизита письма (использование специального бланка; указание даты, регистрационного номера письма и ссылки на инициирующий документ; оформление реквизита «Адресат» при адресации документа организации, ее структурному подразделению, должностному или частному лицу с указанием почтового адреса или без оного; формулирование заголовка и самого текста письма; оформление отметки о наличии приложений; подпись ­с печатью; включение отметки об исполнителе). Кроме того, вы найдете интересные комментарии относительно тонкостей русского языка и человеческой психологии. Какие фамилии склоняются, а какие – нет? От чего зависит используемая в письме форма обращения? Какие формы изложения допустимы? Какие композиции текста возможны? И, конечно, автор предлагает готовые стилистические обороты ­и предостерегает читателя от совершения распространенных ошибок. (№9, 2007)
Читать статью

Чернышева О.Н., кандидат исторических наук, доцент кафедры истории российской государственности Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации

Какие ошибки при воспроизведении и использовании изображения Государст-венного герба Российской Федерации встречаются в практике делопроизводства? Где граница между допустимым отклонением и нарушением при воспроизведении Государственного герба на бланках и печатях, визитных карточках, официальных сайтах, буклетах и другой полиграфической продукции организации? Автор на примерах подробно разобрала конкретные ошибки. (№8, 2007)

Митрофанова В.В., к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

Поправки, внесенные в Трудовой кодекс РФ, усложнили жизнь работодателю и развязали руки недобросовестным работникам.
Раньше все было просто. Новую трудовую книжку мы заводили только работнику, который устраивался на свое первое место работы. Если же преж-няя трудовая книжка была утеряна или повреждена, вместо нее выдавался дубликат. Теперь же в обоих случаях мы должны оформить новую трудовую книжку! О последствиях таких изменений читайте в статье. (№8, 2007)

Юсипова Е.Г., начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки? (№8, 2007)
Читать статью

Козырева В.П., специалист по нормоконтролю документов межрегиональной телекоммуникационной компании

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. (№7, 2007)

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

Какие аббревиатуры чаще всего мы встречаем в документах? Конечно же, это обозначение организационно-правовой формы предприятия и наименования всевозможных государственных и коммерческих, а также зарубежных организаций. Автор рассказывает, как определить род аббревиатуры, чтобы правильно сформулировать предложение, какие аббревиатуры склоняются, а какие нет, допустимо ли их употребление во множественном числе. (№7, 2007)

Брызгалова К.М., эксперт журнала

В ГОСТе Р 6.30-97 был гриф ограничения доступа к документу. А в заменившем его ГОСТе Р 6.30­-2003 он из состава реквизитов организационно-распорядительных документов изъят. Можем ли мы использовать этот гриф в своей работе сейчас, тем более что его применение необходимо согласно действующему закону «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ? Или же этот гриф нельзя использовать только на организационно-­распорядительных документах?
Ответ на вопрос читателя вылился в целую статью. (№6, 2007)
Читать статью

Ларина С.Н., юрист, налоговый консультант

Вы замечали, как при подписании большой стопки документов подпись руководителя медленно, но верно изменяется в сторону упрощения? Конечно, сравнив личный росчерк на первом подписанном документе с тем, что красуется на последнем из этой стопки, увиденное может не отозваться болью в вашем сердце. А если произвести сравнение с подписью, поставленной несколько лет назад в паспорте или банковской карточке при открытии расчетного счета компании? Что вы скажете тогда?
Нужно ли срочно убеждать руководителя вернуться к первозданной подписи хотя бы при подписании важнейших документов? Или одновременное существование «правильной» и «упрощенной» подписей только запутает дело? Каковы риски? Как подтвердить подлинность подписи, если дело дошло до судебного разбирательства? Как графологическая экспертиза определяет принадлежность личного росчерка конкретному лицу? (№6, 2007)

Демушкин А.С., ст. научный сотрудник ВНИИДАД

Предлагаем вам разобраться в структуре и наименованиях федеральных органов исполнительной власти, которые за последнее время претерпели множество изменений. Это поможет избежать ошибок в адресовании документов. Кроме того, статья содержит перечень узаконенных сокращений наименований федеральных органов исполнительной власти. Теперь, читая документы, вы всегда будете знать, о каком госоргане идет речь. (№6, 2007)

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

Автор объясняет, когда в названиях учреждений, организаций и должностей слова пишутся с большой буквы, а когда – с маленькой. И в этом вопросе главенствующую роль не всегда играют правила русского языка. (№6, 2007)

Киселева И.А. , руководитель налоговой практики компании МЭТР

Семенова Д.А., эксперт журнала

Думаем, вы не раз попадали в ситуацию, когда при сдаче документов в бухгалтерию после закупки товара выяснялось, что счет-фактура оформлена неверно и нужно срочно получить исправленный документ.

Мы решили объяснить вам причину столь трепетного отношения бухгалтеров к счетам-фактурам и вооружить вас памяткой, при помощи которой вы легко сможете проверить на правильность вручаемый вам документ.

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

При составлении документов мы часто сталкиваемся со всевозможными перечнями. Бывают простые и многоуровневые списки. Как их оформлять? В каких случаях использовать нумерацию, буквы и тире? Когда в конце каждого элемента списка уместной будет точка, а когда нужна запятая или точка с запятой? (№5, 2007)
Читать статью

Романова Ю.Э., консультант по правовым вопросам адвокатского бюро адвоката В.М. Калинина

Оформление трудовой книжки при увольнении работника – весьма ответственная процедура. Каждый специалист по кадровому делопроизводству знает, что блок записей в трудовой книжке нужно закрывать двумя подписями: работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и увольняющегося сотрудника. Однако сложилась устойчивая ошибочная практика их оформления! И только скрупулезный анализ правовых норм позволяет найти правильное решение. Кроме того, автор поясняет, какой печатью может быть заверена подпись в трудовой книжке. Статья содержит примеры оформления с исчерпывающими объяснениями. (№4, 2007)
Читать статью

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

Какие знаки сноски лучше использовать и где их следует располагать? Какие сложности возникают при сквозной и постраничной нумерации сносок? Каковы правила составления текста самой сноски для ссылок на официальные документы, статьи из журналов, книги и материалы из Интернета? Как вставить сноску в текстовом редакторе MS Word? (№4, 2007)

Брызгалова К.М., эксперт журнала

С 1 июля 2003 г. действует ГОСТ Р 6.30-2003, до которого правила оформления организационно-распорядительной документации регулировались ГОСТом Р 6.30-97 (с 1 января 1999 г. по 26 января 2001 г.).
ГОСТ Р 6.30-2003 немного откорректировал ранее установленный состав и расположение реквизитов. И чтобы с вводом в действие нового ГОСТа по-прежнему грамотно оформлять документы, специалистам важно было освоить эти изменения. Данная тема поднималась на страницах специализированных изданий неоднократно. Но сейчас мы предлагаем вам узнать кое-что новое, о чем ранее вслух еще никто не говорил. Знание найденных нами нюансов оградит читателя от совершения ошибок. (№3, 2007)

Устьянцев Е.А., к.э.н., ведущий специалист отдела методологичекой поддержки и налогового планирования Налогового управления «Home Credit & Finance Bank»

Годовое общее собрание акционеров – обязательное мероприятие для любого акционерного общества. Но два действующих сейчас закона устанавливают разные периоды для его проведения. Поэтому вам будут особенно интересны рекомендации наших экспертов о том, как действовать в данной ситуации.
Статья демонстрирует всю процедуру подготовки собрания с образцами оформления необходимых документов. Вы узнаете, как акционеру направить свои предложения, чтобы они были внесены в повестку дня общего собрания; какие вопросы необходимо рассмотреть на заседании Совета директоров по созыву годового общего собрания акционеров и как оформить его протокол; как определить список лиц, которых нужно пригласить на собрание акционеров; какие документы и в течение какого периода необходимо разослать его участникам.
(№3, 2007)

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

При составлении документов и в деловой речи мы часто используем числа. А они порой ставят нас в тупик. Чтобы подобного больше не произошло, прочитайте эту статью. И тогда вы с легкостью просклоняете четырехзначную сумму (например, 1 234 рубля), не ошибетесь при употреблении парных и не парных понятий (двурукий, двухъярусный), дефиса в словах, написанных частично цифрами и частично буквами (50-летие), в сокращениях (7-е, 2-й, 10-го). Вы будете уверены в правильности употребления собирательных (двое, трое), дробных и смешанных числительных, слова «полторы» и др. В дальнейшем вы сможете использовать эту статью в качестве памятки. (№3, 2007)

Кузнецова Т.А., руководитель проекта Kadroviki.ru

Статья рассказывает, к каким последствиям могут привести ошибки в наименованиях должностей. Даются конкретные рекомендации по их устранению. (№2, 2007)

Быкова Т.А. , доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Окончание статьи, начало в № 1` 2007

Если первая часть статьи была посвящена типовым требованиям к оформлению протокола, то в этом номере мы говорим уже об особенностях оформления протокола общего собрания акционеров, о составе информации, которая в обязательном порядке должна найти свое отражение в этом документе. При изложении материала мы учли требования таких основополагающих документов, как ФЗ «Об акционерных обществах», постановления ФКЦБ от 31.05.2002  г. № 17/пс и др. Вы увидите, насколько типовой протокол отличается от протокола общего собрания акционеров. (№2, 2007)

Санкина Л.В., к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Наиболее распространенными документами-основаниями для издания приказов по личному составу являются заявление (когда работник информирует или просит работодателя) и уведомление (когда инициирующей стороной является организация). Автор перечисляет ситуации, в которых составление этих документов является обязательным (согласно ТК РФ). Разъясняются правила оформления и приводятся примеры документов (заявления о предоставлении отпуска, заявления об увольнении, уведомления о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата). (№2, 2007)
Читать статью

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом  комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов. (№2, 2007)
Читать статью

Быкова Т.А. , доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

В первой части статьи, которую мы публикуем в этом номере журнала, автор рассматривает типовые требования к составлению протокола. Подробно разобран состав обязательных реквизитов. В зависимости от документируемой ситуации показано, как по-разному они могут оформляться.
В следующем номере речь пойдет об особенностях составления протокола общего собрания акционеров. (№1, 2007)
Читать статью

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Этапы обработки документов и хода их исполнения рассматриваются в статье через призму специально предусмотренных для этого реквизитов: «Отметка о поступлении документа в организацию», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Вы узнаете о порядке и способах их оформления. Многочисленные цитаты нормативных документов и емкие примеры позволяют полностью разобраться в вопросе. (№1, 2007)
Читать статью

Самарина Е.Н., заместитель директора по обучению Департамента корпоративного питания "Росинтер Ресторантс”

Проблема заключается в том, что для заполнения некоторых сведений в личной карточке работника (форма № Т–2) мы вынуждены нарушать отдельные положения трудового законодательства. Поэтому автор объясняет, где нужно быть особенно осторожными и как «обойти острые углы». (№12, 2006)
Читать статью

Юсипова Е.Г., начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Мы привыкли с должным вниманием обращаться с заключенными договорами. Оно и понятно: данные документы накладывают на вашу организацию определенные обязательства, нарушение которых может повлечь неблагоприятные последствия, в т.ч. штрафные санкции. Поэтому мы соблюдаем установленные в договорах сроки, отслеживаем полномочия лиц на подписание таких важных документов.
Но со столь же должным вниманием мы относимся к письмам или, к примеру, счетам? А ведь при определенных условиях получение вами или направление контрагенту таких документов будет приравниваться к заключению договора со всеми вытекающими из этого последствиями. Авторы объясняют, какие документы способны заменить собой подписание единого договора, демонстрируют образцы оформления, рекомендуют полезные формулировки. Кроме того, даны необходимые юридические комментарии по процедуре такой формы совершения сделки. (№11, 2006)

Самарина Е.Н., заместитель директора по обучению Департамента корпоративного питания "Росинтер Ресторантс”

На предприятиях всех форм собственности должен вестись воинский учет. Автор выявляет категории военнообязанных работников и для каждой из них дает пошаговую инструкцию по отражению необходимой информации в их личных карточках (по унифицированным формам № Т–2 и № Т–2 ГС(МС)). Теперь у вас есть подсказки, где взять информацию и как ее правильно отразить. (№11, 2006)

Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Автор систематизирует правила оформления приложений, закрепленные в нескольких нормативных документах. В результате такого анализа выявлены нестыковки и даны дополнительные авторские комментарии.
Статья рассматривает не только вопросы, освещенные в ГОСТе Р 6.30–2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но и находит ответы, упущенные разработчиками этих документов. Например, остается непонятным: в каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»; всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» и какие еще правила его оформления существуют? (№11, 2006)
Читать статью

Сироткина И.В., руководитель имидж-агентства «Ген Гениальности», заместитель генерального директора компании «Блик»

У вас еще нет логотипа? И вы понимаете, что компании уже необходим фирменный стиль? Отлично! Но что вы скажете дизайнеру, который придет, чтобы претворить вашу мечту в жизнь?
Предлагаем вам ознакомиться с типологией логотипов и основными правилами их создания. А главное, расскажем о психологических характеристиках цветов и их сочетаний. Ведь человек сначала воспринимает цвет, а уже потом — форму предмета. (№10, 2006)

Оксюта А.А. , эксперт журнала

Сейчас многие употребляют такие слова, как «логотип», «эмблема», «товарный знак», «знак обслуживания», «элементы фирменного стиля», но не все четко представляют, чем отличаются друг от друга эти понятия. Автор объясняет тонкости значений, иллюстрируя их примерами.
В статье вы найдете способы размещения логотипа на фирменных бланках организации, а также варианты регламентации правил его использования на предприятии.
Вы узнаете, как от цветового решения логотипа будет зависеть стоимость изготовления бланков и других атрибутов фирменного стиля. Выявляются плюсы и минусы 4-х способов печати фирменных бланков с точки зрения стоимости, качества и оптимального тиража. Таким образом, из статьи вы почерпнете основы знаний в области полиграфии. (№10, 2006)
Читать статью

Юсипова Е.Г., начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией

Кто обладает правом первой подписи на предприятии? Какими документами это фиксируется? Как подтвердить полномочия руководителя перед сторонними организациями? Здесь есть свои тонкости.
Авторы показывают, как следует оформлять делегирование полномочий на период временного отсутствия руководителя (отпуск, командировка, болезнь) и в случае назначения исполняющего обязанности уволившегося директора.
Приведены примеры оформления разовой, специальной и генеральной доверенностей. Объясняются последствия превышения полномочий по доверенности, рассказывается, в каких случаях необходимо ее нотариальное заверение. Отдельное внимание уделено составлению доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
Кроме того, авторы отвечают на вопрос о возможности использования факсимиле для подписания договоров и счетов-фактур. (№9, 2006)

Оксюта А.А. , эксперт журнала

Выявлены сферы применения приказа по основной деятельности, отмечены его отличия от приказов по личному составу.
Рассмотрены правила оформления всех реквизитов приказа. Предлагается перечень типовых формулировок, которые вы сможете использовать для создания вводной и распорядительной частей текста.
Комментируются этапы прохождения приказа от подготовки его проекта до подшивки исполненного документа в дело. (№8, 2006)

Муравьева Н.В., зав. кафедрой «Документационное обеспечение управления и прикладная лингвистика» МАТИ – РГТУ им. К.Э. Циолковского, доктор филологических наук

На примерах объясняются особенности синтаксиса, пунктуационного и пространственно-­графического оформления трафаретов, анкет и таблиц. (№8, 2006)

Свистунова Н.А., юрист, эксперт журнала

Вы узнаете, какие страны не требуют от граждан России визы, в каких необходимо лишь предъявить приглашение, в каких странах виза оформляется мгновенно при пересечении границы, в каких она выдается в посольстве или консульстве страны без каких­-либо специальных требований, а в каких при этом требуется предоставить дополнительные документы и даже явиться на собеседование.
Из стран, в которые наши соотечественники чаще всего ездят в командировки и на отдых, пожалуй, наибольшие сложности возникают с 15-ю европейскими государствами, входящими в Шенгенское соглашение. Поэтому процедуру получения шенгенской визы мы решили рассмотреть подробнее. Для посещения каких стран она нужна? Куда подавать документы, если сотрудник планирует посетить несколько государств? В чем отличие различных категорий шенгенской визы? Какой комплект документов следует подготовить? Особое внимание мы уделили требованиям к фотографии, которые в последнее время существенно ужесточились. Приведена пошаговая инструкция по заполнению анкеты для получения шенгенской визы. Объясняется, как правильно подать документы и через сколько времени можно получить долгожданную визу. (№7, 2006)

Смолин А.В., заместитель директора по работе с персоналом ООО «Светопрозрачные конструкции»

Вы узнаете, какие виды отпусков предусмотрены нашим трудовым законодательством. Подробно рассмотрен самый распространенный случай — предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Кто, когда и на сколько может его взять? Показана вся процедура его оформления. (№7, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Окончание статьи. Начало в №№ 5, 6 за 2006 год

Что такое оферта, как может быть оформлен такой документ? Как акцептировать оферту?
Что делать, если предлагаемый к подписанию договор содержит пункты, с которыми ваша сторона не согласна? Каким документом известить об этом контрагента? Как зафиксировать новую, согласованную сторонами, редакцию договора?
Автор отвечает на поставленные вопросы, приводя примеры оформления необходимых документов. (№7, 2006)

Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Автор на наглядных примерах объясняет правила оформления реквизитов письма в различных ситуациях. Опубликованы образцы наиболее распространенных разновидностей служебных писем: сопроводительное, информационное, гарантийное, благодарственное, письмо-просьба, запрос, подтверждение, извещение. Имея в качестве пособия данную статью, вам будет сложно допустить ошибку при составлении служебного письма. (№6, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Продолжение статьи, начало в № 5` 2006

Предварительный договор, в отличие от ранее рассмотренных нами документов, уже имеет юридическую силу, т.е. обязателен для исполнения. Автор объясняет, зачем нужен такой документ и как правильно его составить. Приводится судебно-арбитражная практика, иллюстрирующая последствия несоблюдения требований к оформлению этого документа. (№6, 2006)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Как правило, значимые для предприятия хозяйственные договоры заключаются не сразу. Переговоры по условиям договора проходят в несколько раундов, итоги которых фиксируются в соответствующих документах. О том, как их лучше составить, какие нюансы при этом необходимо учитывать, какую юридическую силу они имеют, вы прочтете в статье. Кроме того, автор приводит образцы оформления протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве, протокола о результатах проведенных переговоров. (№5, 2006)

Винокур В.Л., эксперт журнала

Автор рассказывает об особенностях расторжения трудового договора по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) и объясняет, почему при этом во всех документах необходимо ссылаться на п. 1 ст. 77 ТК РФ. Описана процедура увольнения с оформлением необходимых документов. При этом рассматриваются две ситуации: когда инициатором разрыва является работодатель и когда — работник. Подчеркиваются выгоды расторжения трудового договора по данному основанию для каждой из сторон. (№5, 2006)
Читать статью

Лотош Л.С., к.п.н., филолог, преподаватель факультета довузовской подготовки МФЮА

Автор предостерегает читателя от совершения наиболее распространенных ошибок. Это «нанизывание» слов родительного падежа, тавтология, наличие плеоназмов, ошибочное склонение фамилий, паронимия и неправильное словоупотребление. Все разъяснения даются на примерах текстов документов. А в конце статьи вам предлагается небольшой шуточный тест на грамотность. (№4, 2006)

Мольков Г.Г., доцент кафедры информационных систем Государственного университета управления

На конкретных примерах продемонстрированы правила составления резолюции. Отмечается, в каких случаях какие упрощенные способы оформления уместны. Описаны несколько вариантов месторасположения резолюции. (№4, 2006)
Читать статью

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Как правильно провести переименование должности? Оказывается, это зависит от многих обстоятельств. В частности от того, вакантна ли должность, согласится ли сотрудник, занимающий ее, на переименование сразу или возьмет тайм-аут для размышлений и т.д.
Описано несколько вариантов проведения процедуры изменения названия должности. Приведены образцы составления необходимых документов. (№3, 2006)

Пономарева Н.Г., специалист кадровой службы ООО "Конфин-С"

Окончание статьи, начало в №№ 12` 2005, 1` 2006, 2` 2006

В статье рассказывается о том, как внести сведения о награждениях в трудовую книжку. Разъясняется порядок выдачи дубликата, вкладыша, а также заверенной копии трудовой книжки. (№3, 2006)

Доронина Л.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно.
Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов. (№3, 2006)
Читать статью

Пономарева Н.Г., специалист кадровой службы ООО "Конфин-С"

Продолжение статьи, начало в №№ 12` 2005, 1` 2006

Автор статьи рассказывает о том, как сделать исправления в трудовой книжке в следующих случаях: когда запись была произведена изначально неправильно, когда уволенный сотрудник был восстановлен на работе, когда было неверно указано основание увольнения. Описан алгоритм действий при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением. Приведены образцы заполнения трудовой книжки. Даны ответы на сложные вопросы, возникающие у читателей нашего журнала при работе с этим документом. (№2, 2006)

Пономарева Н.Г., специалист кадровой службы ООО "Конфин-С"

Продолжение статьи, начало в № 12` 2005

В статье рассказывается о том, как правильно внести сведения о работе в трудовую книжку. Приведены образцы записей в нее. Автор дает ответы на сложные вопросы, возникающие у читателей при заполнении этого раздела трудовой книжки. Вносить ли записи об окончании вуза, о периоде действия срочного трудового договора? В каких случаях в трудовую книжку делается запись “назначен”, а в каких – “принят”? Каким образом влияет запись о работе по совместительству на исчисление страхового стажа? Заполнять ли трудовую книжку работнику, который при приеме на работу уже является пенсионером? И др. (№1, 2006)

Пономарева Н.Г., специалист кадровой службы ООО "Конфин-С"

Статья написана по многочисленным вопросам читателей, пришедшим в редакцию. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, рассказано: как правильно составить приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками; в каких случаях работодатель должен оформить работнику трудовую книжку, а в каких нет; как заполнить сведения о работнике и как зафиксировать их изменения (например, при смене фамилии или получении высшего образования). (№12, 2005)

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

Окончание статьи, начало опубликовано в № 11` 2005

Автор на примерах демонстрирует, как отдельные ошибки в оформлении писем усложняют и запутывают процесс обработки входящих документов. (№12, 2005)
Читать статью

Краснов В.В., заместитель начальника отдела обеспечения ведения кадастра объектов недвижимости федерального государственного учреждения "Земельная кадастровая палата по городу Москве"

Прочитав данную статью, вы с легкостью сможете оформить копию, выписку или дубликат любого документа. Приведены образцы их оформления.
В конце статьи автор дает советы, которые помогут вам ускорить процесс получения от соответствующих инстанций копий, выписок, дубликатов документов. (№11, 2005)

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

На сегодняшний день не существует жестких, обязательных для исполнения всеми организациями требований к составлению организационно-распорядительных документов. К сожалению, это стало причиной ослабления контроля над правильностью внешнего оформления письма и привело к множеству ошибок и нарушений, некоторые из которых могут существенно повлиять на процесс прохождения документа в организации-получателе, а значит, на решение затронутого в письме вопроса. Автор рассказывает об ошибках оформления отдельных реквизитов письма и о возможных последствиях допущенных неточностей. (№11, 2005)

Санкина Л.В., к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Представьте ситуацию: вам необходимо перевести сотрудника на работу в другую организацию. При оформлении этого действия возможны два варианта в зависимости от жизненной ситуации: во-первых, увольнение с прежнего места работы и прием на новую работу обычным порядком; во-вторых, соглашение работодателей о переводе работника на постоянную работу в другую организацию. Предлагаем вашему вниманию детальное описание правил оформления документов, составляемых в заданной ситуации (заявлений, приказов, трудовой книжки, гарантийного письма). (№10, 2005)

Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Продолжение статьи, начало опубликовано в № 8 ` 2005

Статья посвящена оформлению реквизитов, используемых на бланках документов. Автор не только на конкретных примерах объясняет правила оформления различных реквизитов, но и дает правовые комментарии. Так, особо подчеркнуто, что в документах, регламентирующих использование такого реквизита, как ОГРН, существуют противоречия: в статье 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений сказано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица, в то время как в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30–2003 говорится, что данный реквизит проставляется только в бланке письма. (№9, 2005)

Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала

Согласно статье 126 ТК РФ часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
Автор дает правовые комментарии по вопросу образования «отпускных излишек», которые можно обменять на наличные деньги. Разъясняются правила документального оформления отзыва из отпуска, а также его переноса на другой календарный год.
Описана технология замены основного отпуска денежной компенсацией с образцами оформления необходимых документов. (№9, 2005)
Читать статью

Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Автор разъясняет, чем отличается общий бланк от бланка письма и бланка конкретного вида документа, а также бланк организации от бланка структурного подразделения и должностного лица. Описаны правила оформления бланков с угловым и продольным расположением реквизитов. Приводятся наглядные примеры. (№8, 2005)

Щербань В.П., ведущий инженер отдела дисциплины и трудовых отношений Управления кадров и социального развития ООО “Ямбурггаздобыча”

Автор делится опытом, наработанным компанией “Ямбурггаздобыча” в сфере наложения мер дисциплинарного взыскания за нарушения трудовой дисциплины и ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Основную ценность статьи составляют рекомендации по документированию факта проступка, опубликованы разработанные для этого формы документов. (№7, 2005)

Иритикова В.С. , начальник Управления делами Финансовой Корпорации, член Гильдии Управляющих документацией

Описаны правила оформления резолюции, продиктованные необходимостью контроля исполнения документов. Отмечается, в каких аспектах практика в данном вопросе оказывается далека от теории. (№6, 2005)

Титова И.М., профессиональный бухгалтер

Рассмотрены два примера – оформление документов для загранкомандировки и для командировки в пределах России. Автор разъясняет, как правильно составить приказ, служебное задание, командировочное удостоверение и авансовый отчет. Отмечается, в каких случаях оформление командировочного удостоверения не является обязательным.
Также рассмотрен ряд вопросов. Кого работодатель не может направить в командировку? Каков максимальный срок ее продолжительности? Как быть, если работник заболел во время командировки? Какие денежные выплаты полагаются командированному сотруднику? (№5, 2005)

Сборец М.В. , начальник Управления обеспечения документооборота ОАО АКБ «Конверсбанк-Москва»

Выявлены сроки исполнения различных запросов, получаемых от правоохранительных и налоговых органов. Даны подробные пояснения правил оформления ответов. Рассмотрены различные варианты с точки зрения подробности предоставляемых сведений и способов оформления приложений к ответному письму (копий запрашиваемых документов). (№5, 2005)

Санников Б.Г. , юрист отдела дисциплины и трудовых отношений управления кадров и социального развития ООО “Ямбурггаздобыча”

Как выплачивается вознаграждение по итогам работы за год? Какие бывают премии и надбавки к заработной плате?
Провинившихся работников можно наказать путем невыплаты или снижения премии / надбавки. Автор демонстрирует, как грамотно оформить наложение и снятие данной меры материального воздействия. (№5, 2005)

Семенова А.М., юрист ООО «Право»

Как утвердить регламент работы Общего собрания акционеров и состав Счетной комиссии? Какова процедура проведения собрания и подсчета голосов? Как оформить протокол Общего собрания акционеров и протокол Счетной комиссии? Каковы правила хранения итоговых документов собрания? (№4, 2005)

Санников Б.Г. , юрист отдела дисциплины и трудовых отношений управления кадров и социального развития ООО “Ямбурггаздобыча”

Какие меры воздействия и за какие проступки могут быть применимы к нерадивому работнику? При наличии каких условий дисциплинарное увольнение будет считаться законным — какие факты при этом необходимо задокументировать? Даны практические рекомендации по оформлению наложения и снятия дисциплинарных взысканий.
Зная юридические тонкости и правила оформления необходимых документов, вы сможете отстоять интересы компании, а в определенных случаях и свои собственные, если дисциплинарное взыскание будет грозить вам. (№4, 2005)
Читать статью

Макарова С.А., юрист ООО «Ликбез»

Годовое собрание акционеров проводится в срок с 1 марта по 30 июня. Если не соблюсти требования к оформлению документов или к срокам, процедуре подготовки и проведения годового общего собрания акционеров, то принятые на собрании решения не будут иметь юридической силы. В статье изложены правила проведения собрания, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах» с учетом последних изменений. Разработан план-график всех подготовительных мероприятий, соблюдающий законодательно установленные сроки. В рамках единого сквозного примера разъясняется, как составить протокол заседания Совета директоров, как грамотно внести предложения по повестке дня собрания и как ее утвердить, как оформить бюллетени для голосования, как составить список акционеров, которых надо пригласить, как уведомить их о предстоящем мероприятии, как зарегистрировать участников собрания, как оформить доверенность для участия в голосовании представителя вместо самого акционера, как оформить протоколы счетной комиссии и протокол годового общего собрания акционеров. (№3, 2005)

Кузнецова Т.А., руководитель проекта Kadroviki.ru

К сожалению, несоблюдение работодателем процедуры расторжения трудового договора приводит к обжалованию увольнений, к судебным разбирательствам. Статья содержит образцы документов, которые необходимо составить в процессе сокращения численности или штата работников (протокол или приказ о внесении изменений в штатное расписание, решение профсоюзного органа, документы, направляемые в государственный орган занятости, предупреждение об увольнении и уведомление об имеющихся вакансиях для работников, приказ о расторжении трудового договора и оформление записи в трудовой книжке). Особо отмечены сроки, с течение которых должны быть оформлены те или иные документы. (№3, 2005)

Макарова С.А., юрист ООО «Ликбез»

Годовое собрание акционеров проводится в срок с 1 марта по 30 июня. Если не соблюсти требования к оформлению документов или к срокам, процедуре подготовки и проведения годового общего собрания акционеров, то принятые на собрании решения не будут иметь юридической силы. В статье изложены правила проведения собрания, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах» с учетом последних изменений. Разработан план-график всех подготовительных мероприятий, соблюдающий законодательно установленные сроки. В рамках единого сквозного примера разъясняется, как составить протокол заседания Совета директоров, как грамотно внести предложения по повестке дня собрания и как ее утвердить, как оформить бюллетени для голосования, как составить список акционеров, которых надо пригласить, как уведомить их о предстоящем мероприятии, как зарегистрировать участников собрания, как оформить доверенность для участия в голосовании представителя вместо самого акционера, как оформить протоколы счетной комиссии и протокол годового общего собрания акционеров. (№2, 2005)

Санкина Л.В., к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Опубликована примерная номенклатура дел кадровой службы. Сроки хранения документов по личному составу определены на основе анализа положений “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”. Статья содержит детальные рекомендации по оформлению номенклатуры дел. (№1, 2005)

Голубев В.В., кандидат юридических наук, доцент, Адвокат Межрегиональной коллегии адвокатов «Закон и человек»

Эпидемия фальшивок продолжает распространяться по стране и вред от нее колоссален. Мнимые инженеры, доктора, педагоги, юристы и другие суррогатные специалисты продолжают спокойно жить и работать среди нас.
Выделены три варианта фиктивности документа об образовании (фальшивка, формальное обучение и интеллектуальный подлог). Даны практические рекомендации по распознаванию таких документов. Указаны меры наказания, предусмотренные за изготовление и использование заведомо подложного документа. (№1, 2005)