Современное делопроизводство

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.
Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание. (№9, 2010)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Росархив достаточно долго не обращал внимания на то, что большинство федеральных ведомств активно использует законодательные и подзаконные нормативные акты для установления сроков хранения, и совершенно забросили работу по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Предлагаем вам ознакомиться с нынешней позицией Росархива по данному вопросу, а также со статистическими данными, которые наглядно демонстрируют масштабы этого процесса. (№9, 2010)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Речь идет о внушительных штрафах в 200 000 и 500 000 рублей, которым уже подвергаются организации за нарушение порядка хранения документов. Мы рассказываем, в каких случаях и какие решения принимают суды. Эту информацию вы сможете использовать, во-первых, чтобы понять, что нужно исправить в своей работе, и, во-вторых, чтобы убедить руководство собственной организации в важности вашей работы и необходимости исправления ситуации, если оно того требует. И пусть потом не говорят, что вы их не предупреждали! (№8, 2010)

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Перед службами ДОУ сейчас все чаще ставят задачу разработки показателей оценки деятельности подразделений и сотрудников на основе данных системы делопроизводства. Эта задача не нова, хотя сейчас ее «одевают в новые одежды». Что такое KPI? Как устроена эта система? (№8, 2010)

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходную книгу по учету бланков этих документов? Кто за что отвечает? Каков порядок хранения и выдачи бланков, а также заполненных трудовых книжек работников? Какие документы и сколько нужно хранить? Как поступить с работником, попросившим временно выдать ему оригинал трудовой для начисления пенсии либо получения загранпаспорта? Случается, что работник отказывается забрать свою трудовую, которую вы обязаны выдать ему в день увольнения (так бывает при оспаривании основания увольнения или просто от нежелания увольняться). Как действовать в этом случае и оформление каких документов обезопасит вас? Как принять дела у предыдущего ответственного за ведение трудовых книжек в организации, чтобы не отвечать за его «грехи»? (№8, 2010)

Юсипова Е.Г., заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Окончание статьи, начало в № 4, 5 и 6` 2010

Демонстрируем два способа регламентации работы с доверенностями в организации: путем фиксации в приказе общего порядка работы и путем утверждения специальной подробной инструкции.
Показываем варианты алгоритмов работы отдельно для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и на представление интересов предприятия: кто инициирует выдачу доверенности, кто ее оформляет, кто подписывает, регистрирует и как все это делается. В табличной форме мы систематизировали правила составления доверенностей, отметив, какие требования жесткие, а какие факультативные.
В завершении мы разъясняем порядок ведения регистрационного дела доверенностей и сроки хранения, которые вам нужно соблюдать. (№7, 2010)
Читать статью

Россол С.В., корпоративный консультант Адвокатского кабинета Калинина В.М.

Окончание статьи, начало в № 5'2010

В этом номере журнала мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов. (№6, 2010)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Какие командировки считаются длительными, а какие краткосрочными? Нужно ли разделять документацию по заграничным и внутрироссийским командировкам? Какие сроки хранения следует устанавливать для этих документов? Почему в Перечне сроки хранения документов по заграничным командировкам более длительные, чем по внутрироссийским? (№6, 2010)

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Прежде всего в статье дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Вы узнаете, что можно позаимствовать из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Статью отличает системность подхода. При этом даны и конкретные рекомендации (например, объясняется, почему технологию работы с печатями и штампами не стоит включать в текст Инструкции по делопроизводству, а лучше выделить в отдельный регламент; почему в Правилах делопроизводства отсутствует раздел о контроле исполнения документов и в какой части этот аспект стоит регламентировать в разрабатываемой вами Инструкции). (№5, 2010)

Россол С.В., корпоративный консультант Адвокатского кабинета Калинина В.М.

В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассказали, как восстановить утерянные свидетельства о постановке на учет в фондах, как получить копию устава и дубликат свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ и др. (№5, 2010)
Читать статью

Семинар Натальи Храмцовской «Защита персональных данных с точки зрения управления документами» состоялся! Предлагаем вашему вниманию ответы на некоторые вопросы, заданные его участниками, полученные нами отзывы и высказанные пожелания. (№5, 2010)
Читать статью

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – ведущего НИИ в нашей сфере – постоянно осуществляет профессиональное консультирование по вопросам делопроизводства. Мы публикуем обзор ответов, относящихся к периоду конца 2009 – начала 2010 гг. (№4, 2010)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Ход событий показывает, что высшее руководство страны придает сейчас большое значение реализации программы электронного правительства, в том числе и вопросам совершенствования нормативной базы. Владимир Путин, например, предложил регионам «провести ревизию нормативной базы, убрать из нее нормы, которые мешают внедрению электронных услуг». А значит, в ближайшее время можно ожидать обновления региональной нормативной базы по управлению документами. И чем больше документов будет появляться, тем больше возможностей у тех, кто идет следом, взять на вооружение все лучшее и учесть ошибки, чтобы упростить себе задачу. В этом номере знакомим вас с опытом Тамбовской области.. (№3, 2010)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Банк России регламентировал порядок использования и хранения электронных документов в кредитных организациях – с 1 января 2010 года вступили в силу два новых документа. Теперь кредитные организации могут снять со своих плеч значительную часть «бумажного бремени».
Наконец-то даны ответы на злободневные вопросы относительно работы с электронными документами: что делать с документами со сроком хранения более 10 лет? как исправлять ошибочные записи? На каких хранителях хранить и как следить за их исправностью? В каких форматах? и др. Правда, есть и проблемы, которые мы тоже выявили в результате анализа новых нормативных документов Центробанка. (№2, 2010)
Читать статью

Соколова Г.А., юрист

В 2009 году объем претензионно-исковой работы, связанной с неисполнением обязательств по подписанным договорам, существенно возрос. Судя по всему, эта тенденция сохранится и в наступившем году. Поэтому вам важно знать, когда стоит направлять претензию, в какой форме и каким способом.

Автор статьи подробно рассмотрела нюансы такой работы. Например, поведение курьера, доставляющего претензию; необходимые отметки на ней, которые потом позволят доказать в суде факт ее доставки; сроки рассмотрения претензии. Кстати, отсутствие подписи уполномоченного лица организации адресата на почтовом уведомлении о вручении не позволит отказаться от факта получения корреспонденции, если это засвидетельствовано подписью сотрудника отделения связи. Еще любопытен тот факт, что оставление претензии без ответа в определенных обстоятельствах будет означать согласие ее удовлетворить.

Прочитав статью, вы будете знать, как отправить претензию, чтобы адресат не смог от нее отказаться, и что делать с полученной претензией.

Быкова Т.А. , доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения.
Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании. (№12, 2009)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Завершающийся год принес много нового в области управления документами, в статье дан обзор наиболее «острых углов» действующего законодательства. Судя по всему, год Тигра будет еще более богат на события в области управления документами, чем уходящий. Мы попытались оценить, что нам, специалистам ДОУ, готовит 2010 год. Есть все основания полагать, что темп перемен не только не снизится, а, наоборот, события будут развиваться еще более стремительно. Наша задача — быть чуть впереди коллег из других служб и попытаться, пользуясь ситуацией, укрепить свое положение и роль в организации. (№12, 2009)
Читать статью

Косульникова М.Л., главный бухгалтер ООО «Галан»

Как вести учет трудовых книжек? Как правильно хранить их и через какое время уничтожать? На кого возложить ответственность за эти документы? Что делать, если сотруднику, который у вас работает, потребовался оригинал трудовой книжки? Как вести приходно-расходную книгу по учету бланков? Этим и другим вопросам посвящена наша статья. (№11, 2009)

Афанасьев А., директор по качеству компании «ИнтерТраст»

Процедура постановки, проведения и снятия с контроля поручений показана во всей красе – вам станет понятно, кто, что и когда делает. Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.ч. отчетности, которая позволяет анализировать исполнительскую дисциплину по разным критериям. (№10, 2009)
Читать статью

Казаринова Н. Л., Начальник отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края

Хабарова Э. А., Начальник управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края

Начальник управления документационного обеспечения и начальник отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства Аппарата Правительства Пермского края делятся своим опытом внедрения СЭД. Масштабы проекта впечатляют: сейчас в системе работает порядка 1 700 пользователей в 30 территориально удаленных подразделениях, из них 461 человек использует ЭЦП. С какими сложностями пришлось столкнуться и какие выходы были найдены, читайте в статье. (№10, 2009)
Читать статью

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Такая позиция значительно повышает стоимость проекта, т.к. увеличивает количество владельцев сертификатов ключей подписей, а также усложняет процедуру согласования.
Действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования ЭЦП в процессе согласования, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»? (№9, 2009)
Читать статью

Приняты новые Правила делопроизводст­ва в федеральных органах исполнительной власти. Когда вступил в силу этот документ и для кого он обязателен? Каковы последствия его несоблюдения? Какова судьба Типовой инструкции по делопроизводству, разработанной ранее для этих же органов? Что появилось нового и что не вошло в окончательную версию Правил? Когда можно ожидать выхода Методических указаний по применению новых Правил? Об этом знаковом событии мы по­просили рассказать одного из разработчиков Правил – заместителя директора ВНИИ документоведения и архивного дела, кандидата исторических наук, доцента Валентину Федоровну Янковую. (№8, 2009)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Известный отечественный специалист прокомментировала новые Правила делопроизводства. Выявлены опасности, которые таит в себе этот документ для своих пользователей, а также сформулированы возможные пути его развития. (№8, 2009)
Читать статью

Аносов И.А., юрисконсульт ООО «ЛХИ РУС»

Окончание статьи, начало в №№ 5 и 6` 2009

В этом номере мы рассмотрели, при каких обстоятельствах сотрудники налоговой могут изъять из вашего офиса документы. Что делать, если они готовы забрать копии, и что делать, если они уносят оригиналы? Во втором случае особенно актуальны вопросы: кто, как и когда изготавливает копии с уносимых подлинников, чтобы у организации осталось хоть что-то? Ведь эти документы потребуются потом, чтобы оспаривать доводы налоговой, предъявить их новым проверяющим, корректно взаимодействовать со своими парнетрами.
Что будет, если интересующие инспекторов документы находятся у сторонней организации на ответственном хранении? А если их забрал домой главбух или директор, чтобы поработать на досуге?
Когда и как вам должны вернуть изъятые оригиналы? Что делать, если проверяющие их потеряли? (№7, 2009)

Аносов И.А., юрисконсульт ООО «ЛХИ РУС»

Продолжение статьи, начало в № 5` 2009

В предыдущей части статьи мы разобрались с представлением документов в налоговую инспекцию в рамках камеральной проверки. В этом номере речь пойдет о приеме в своих стенах непрошенных гостей в рамках выездной налоговой проверки. Кто может нагрянуть к вам с визитом и как их встречать? Почему секретарю не стоит расписываться в ознакомлении с решением о назначении такой проверки? Где посадить проверяющих и какие документы ­им предоставить? (№6, 2009)

Аносов И.А., юрисконсульт ООО «ЛХИ РУС»

Первая часть статьи, которую мы публикуем в этом номере журнала, поможет вам разобраться в правилах представления документов, которые налоговая инспекция может запросить в рамках камеральной проверки.
Как выглядит требование налоговой? Какое наказание грозит за непредставление документов и за нарушение указанного в требовании срока? От какой даты отсчитывается отведенный срок? В календарных или рабочих днях он исчисляется? В каких ситуациях он может быть сокращен вполовину? И как составить письмо в налоговую с просьбой его продлить? Как оформить передачу собранных документов в налоговую, чтобы потом к вам не было претензий? (№5, 2009)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Мы привыкли использовать в своей работе перечни документов с указанием сроков хранения. Но сейчас даже специалисты относятся к ним и используют по-разному. Являются ли перечни нормативными правовыми актами, положения которых обязательны для всех организаций любых форм собст­венности, или же нет? Какова основная функция, выполняемая перечнями: отбор документов на постоянное хранение в государственных архивах или выделение на уничтожение документов с истекшими сроками хранения? Как перечень используется в акционерных войнах?

Мы поступили нестандартно: вместо сбора мнений отдельных специалистов ДОУ проанализировали решения, принятые за последние годы арбитражными судами РФ. Ведь именно суды определяют трактовку законодательства в неоднозначных ситуациях.

Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией

Кто может прийти к вам изъять ваши документы и на каком основании? Как должно быть оформлено подобное решение?

Автор делится личным опытом, поясняя специфику работы в кредитных учреждениях. Как получить и зарегистрировать постановление о выемке? Как организовать кропотливую работу по подбору необходимых оригиналов документов, изготовлению и заверению их копий, которые потом возвращаются в дела? Как подготовить комплект собранных документов для их передачи сотрудникам правоохранительных органов с обязательным оформлением протокола изъятия?

Бурова Е.М., доцент Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Перечни представлены в виде системы: чем различаются их разновидности? какие перечни еще действуют, а какие утратили силу? какие сейчас разрабатываются (т.е. вполне вероятно, что номенклатуры дел за 2010 год мы уже будем составлять на их основе)?

Автор обращает внимание на то, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют, потому для ряда документов сейчас нужно использовать не Перечень типовых управленческих документов 2000 года, а его ­предшественник – ­Перечень 1989 года. Комментируется ситуация с разными сроками хранения для различных ­организаций, предусмотренная Перечнем 2000 года. Даны советы в отношении документов по личному составу.

Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией

Окончание статьи, начало в № 12’ 2008 и № 1’ 2009

Что считается датой фактического исполнения запроса налогового органа? В каких документах она фиксируется?

Показана технология организации почтовой отправки документов, которая сводит число возможных ошибок к минимуму. Рассказано, как и когда подшивать исполненные документы в дела (запрос налогового органа, ответ банка и почтовые документы, фиксирующие факт его отправки).

Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией

Продолжение статьи, начало в № 12` 2008

Статья полна практических рекомендаций. И это неудивительно, ведь ее автор делится собственным выстраданным опытом.

Как организовать регистрацию входящих запросов налоговых органов и их доставку исполнителям? Как можно настроить систему электронного документооборота, чтобы эта работа проводилась максимально комфортно и оперативно? Как рассчитать крайний срок исполнения запроса, от какой даты при этом отталкиваться?

Большое внимание уделено советам, которые помогут вам оградить сотрудников делопроизводственной службы от чужой халатности и ответственности за нарушение предписанных сроков исполнения запросов. Ведь это влечет штраф в размере 10 000 рублей!

Объясняются правила составления выписок и справок по унифицированным формам, которые направляются в качестве ответных документов. Найдено решение, как избежать распечатки и последующего хранения полных копий таких документов, т.к. объем каждого из них часто превышает сотню страниц. ­Предложены образцы документов, составляемых в нестандартных ­ситуациях.

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Жизненный цикл проекта документа начинается на этапе его разработки, потом происходит его согласование, подписание (утверждение) и регистрация документа. Давайте рассмотрим, как осуществляется работа с проектом документа на каждом из перечисленных этапов при традиционном (бумажном) ­документообороте и при электронном. (№1, 2009)

Юсипова Е.Г., заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

По просьбе нашего читателя мы разобрались с проблемой нумерации договоров, когда к первоначальному номеру, присвоенному одной организацией, вторая добавляет свой номер через косую черту. Какие негативные последствия могут наступить в случае учета договора в разных организациях под разными номерами? Как упорядочить собственные действия и действия партнеров по нумерации договоров? (№1, 2009)
Читать статью

Боровлева З.А., преподаватель ДОУ, начальник УМУ Сыктывкарского лесного института

Вы еще сомневаетесь в необходимости включения электронных документов в номенклатуру дел своей организации? Если да, то проведенный в статье анализ действующей нормативно-методической базы снимет все оставшиеся вопросы.

Кроме того, мы показали, как отразить электронные документы в номенклатуре дел двумя способами: в утвержденной Росархивом форме номенклатуры и внеся в нее минимально необходимые дополнения.

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Сейчас активно ведется разработка «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». Уникальность этого процесса заключается в том, что проект документа сначала разрабатывался только силами сотрудников Росархива, а сейчас к этой задаче подключились специалисты кредитных организаций. Новые люди – новый подход.

Как относиться к Перечню – как к обязательному для исполнения нормативному документу или же как к методическим рекомендациям? Допустимо ли устанавливать постоянные сроки хранения для документов, которые государственные архивы не собираются принимать на хранение? Нужно ли в статьях Перечня подробнейшим образом перечислять виды документов или лучше использовать функциональный подход? Нужны ли в статьях ссылки на законы и подзаконные акты, которые устанавливают конкретный срок хранения документа? И др.

Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией

Существует предписанный кредитным организациям порядок предоставления сведений налоговым органам о наличии у организаций и предпринимателей счетов в банках, операций по ним и об остатках денежных средств на них. Но как же здесь быть с банковской тайной? Какими документами установлены правила взаимодействия налоговых органов и банков? Как организовать оперативное исполнение запросов, чтобы избежать штрафов? О практике такой работы рассказывает руководитель отдела документационного обеспечения московского банка. (№12, 2008)
Читать статью

Предлагаем вашему вниманию эксклюзивное интервью, которое дал нашему журналу Марк Фреско, один из наиболее уважаемых специалистов в сфере управления документами международного уровня. Этот человек руководил проектом создания стандарта MoReq2, был его «мотором» и душой.
Вы узнаете его точку зрения на разработку «нулевых глав» данного стандарта, призванных учесть национальную специфику делопроизводства, на качество переводов стандарта и др. Фреско поделился своими прогнозами относительно направлений, в которых будут развиваться современные способы управления документами, особенно электронными. (№11, 2008)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

В ходе разработки новой версии спецификации MoReq «Типовые требования
к системам управления электронными документами» была применена интересная технология публичного обсуждения проекта этого документа ведущими специалистами по управлению документацией из разных стран мира. Это сделало MoReq2 оптимальным в использовании практиками. Вам любопытно будет узнать, какой вклад внесли наши отечественные специалисты. Кроме того, вы увидите последние «тенденции моды» в сфере управления электронными документами через призму «внутренней кухни их приготовления». (№10, 2008)

Назаренко А.А., начальник отдела консалтинга и внедрения компании «ИнтерТраст»

Регламент бизнес-процесса фиксирует порядок проведения работ и описывает технологию взаимодействия работников. Обычно регламенты разрабатывают для внутреннего пользования, но иногда они используются для упорядочения взаимодействия нескольких организаций в рамках выполнения общей задачи.

Автор предлагает методику сбора информации о бизнес-процессе, ее систематизации и превращения в текстовое и графическое описание выполняемых в организации работ. А в качестве образца опубликован текст Регламента обработки входящей корреспонденции.

Васильева К.В., к.ю.н., доцент кафедры частного пра­ва ГУУ, автор информационно-аналитического сайта «Информация, право, бизнес» (www.lawinform.ru)

Смольянинова М.В., заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Что признается персональными данными? Какие персональные данные работников организация вправе обрабатывать, а какие – нет, в каких документах они могут содержаться? От кого организация вправе получать такие данные, кому и в каком порядке передавать? В чем сложность определения сроков хранения носителей информации, содержащих персональные данные? Какие сроки установлены для ответа на запросы граждан об их персональных данных? Каким образом организовать работу с данными работников и их защиту так, чтобы избежать привлечения к ответственности за несоблюдение требований законодательства?

Опубликован образец обязательного для всех организаций внутреннего нормативного документа – Положения об обработке и защите персональных данных.

Назаренко А.А., начальник отдела консалтинга и внедрения компании «ИнтерТраст»

Предлагаемая автором структура документа и формулировки уже отработаны на большом количестве разнообразных организаций как в Российской Федерации, так и в ближнем зарубежье. А чтобы вам стало еще интереснее, все аспекты рассматриваются в статье на примере подразделения, в зону ответственности которого входят процессы общего документооборота и делопроизводства. Опубликован образец готового положения. (№8, 2008)

Назаренко А.А., начальник отдела консалтинга и внедрения компании «ИнтерТраст»

Как сделать так, чтобы внутренние нормативные документы компании работали, а не становились «пятым колесом телеги»? Автор, имея богатый опыт построения систем корпоративных стандартов в крупных организациях, дает свои рекомендации: по подготовке проекта документа, его согласованию, утверждению, по внедрению, актуализации и хранению. Показаны способы документального оформления прохождения нормативным документом ­перечисленных этапов «жизни». (№7, 2008)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Изобилие определений понятия «документ» привело к тому, что «у семи нянек дитя без глазу осталось». Термину «электронный документ» повезло несколько больше. Но и здесь остаются вопросы. Как вы думаете, электронным или бумажным документом является перфокарта, перфолента, факсовое сообщение, распечатанное на бумаге, или, к примеру, налоговая декларация с двухмерным штрихкодом? (№5, 2008)

Гущина И.А., преподаватель Института туризма и гостеприимства

Вы узнаете, как можно «подогнать по своей фигуре» унифицированные формы кадровых документов, утвержденные Госкомстатом. Какие изменения нужно утверждать приказом по основной деятельности, а какие этого не требуют? Как составить такой документ?
Кроме того, мы предлагаем систематизировать используемые в работе вашей организации документы и утвердить их образцы. Речь идет о создании Табеля и Альбома форм документов. Мы подробно описали технологию их разработки, показали примеры оформления. Наличие таких нормативных документов в организации приводит, во-первых, к уменьшению числа ошибок в делопроизводстве, и, во-вторых, к упрощению работы службы ДОУ, ведь адресуемых ей вопросов и поручений станет гораздо меньше. (№4, 2008)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Электронные документы уже давно стали привычными и массовыми. Но специалисты по управлению документацией сталкиваются с серьезными проблемами из-за отсутствия достаточной нормативной и методической базы по работе с ними. В статье перечислены новые, наиболее значимые документы, вышедшие в 2007 году и призванные выправить ситуацию. Более того, вы увидите, насколько серьезны планы государства по переводу своего документооборота в электронное русло. (№3, 2008)

Христинина Л.Ф., начальник отдела делопроизводства департамента управления делами межрегиональной телекоммуникационной компании

Окончание статьи, начало в № 2’ 2008

Автор делится собственным опытом по выявлению наиболее распространенных ошибок в работе с документами. Даны рекомендации по оформлению результатов проверки и устранению найденных недочетов. (№3, 2008)

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Какой способ контроля выбрать: ручной с использованием сроковой картотеки, автоматизированный при помощи доступного всем Excel`я или замахнуться на внедрение системы электронного документооборота? Кто и что будет контролировать? Как лучше организовать постановку поручения на контроль, его доведение по исполнителей, проверку хода исполнения и снятие отработанных заданий с контроля? Как анализировать уровень исполнительской дисциплины?
Чтобы построить на своем предприятии работающую систему, нужно не только найти ответы на все эти вопросы, но и закрепить их во внутреннем нормативном документе. Именно на это автор и делает упор в своей статье. (№2, 2008)

Христинина Л.Ф., начальник отдела делопроизводства департамента управления делами межрегиональной телекоммуникационной компании

Кого и зачем стоит проверять? Как подготовиться к проверке и как ее организовать? Какие типичные ошибки чаще всего встречаются и как документально оформить выявленные нарушения?  
В этом номере читайте первую часть статьи. (№2, 2008)

Козырева В.П., специалист по нормоконтролю документов межрегиональной телекоммуникационной компании

Окончание статьи, начало в № 11’ 2007

Какова специфика оформления и обработки конфиденциальных документов? Автор отвечает на этот вопрос, исходя из многолетнего опыта работы, накопленного в межрегиональной телекоммуникационной компании. Поэтому материал получился не теоретическим, а с описанием множества делопроизводственных нюансов. Например, как быть, если документ общего доступа имеет приложение конфиденциального характера? Какие регистрационные формы удобнее использовать для входящих и исходящих конфиденциальных документов, как фиксировать движение внутри организации? Какие контрольные мероприятия и на каких этапах обработки документов целесообразны? Как группировать документы ограниченного доступа в дела? И др. (№12, 2007)

Доронина Л.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Сейчас все озабочены составлением номенклатуры дел на следующий год. Кто-то актуализирует номенклатуру текущего года, а кто-то приступил к выполнению этой задачи на своем предприятии впервые. Предлагаем вам в помощь статью о разработке номенклатуры дел в жанре классического делопроизводства: здесь все «разложено по полочкам», даны образцы оформления номенклатуры дел, рекомендации по систематизации документов и формулированию заголовков дел, по определению сроков их хранения (в т.ч. отмечены послабления, предусмотренные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов). (№12, 2007)
Читать статью

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Какие документы можно не регистрировать? Каков порядок и время регистрации различных видов документов? Как выбрать оптимальные места регистрации? Как оформить соответствующие реквизиты на документе и какие регистрационные формы лучше использовать? Какими функциями обладают современные системы, позволяющие автоматизировать этот участок работы? (№11, 2007)

Козырева В.П., специалист по нормоконтролю документов межрегиональной телекоммуникационной компании

В первой части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы разобрались с нормативной базой (федерального и локального уровня). Кроме того, вы узнаете, чем коммерческая тайна отличается от служебной; когда на документе нужно поставить гриф «Коммерческая тайна», ­а когда – ­«Конфиденциально» или «ДСП». (№11, 2007)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

От способа утверждения внутреннего нормативного документа организации зависит порядок его хранения. Автор сравнила существующие варианты с точки зрения их удобства. (№11, 2007)

Подолина О.Г., консультант отдела консалтинга и внедрения компании «ИнтерТраст», руководитель проектов по внедрению систем электронного документооборота

Профессиональный консультант объясняет сложившуюся практику определения сроков хранения документов – на основе действующих нормативных актов. Особое внимание уделено их разнообразию и противоречиям. Предложен «импортный» алгоритм определения сроков хранения на основе риск-менеджмента. Необходимость его использования наглядно продемонст­рирована ­на бухгалтерской и конкурсной документации, на договорах ­купли-продажи и др. (№10, 2007)
Читать статью

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Последняя часть статьи, опубликованная в этом номере журнала, посвящена опыту хранения документов Еврокомиссии. Особое внимание уделено работе с электронными документами: обеспечению их юридической силы, процедурам оцифровки бумажных документов, способам среднесрочного и длительного хранения.
Отечественным специалистам будет интересно узнать о ряде диковинных для нас подходов Правительства Евросоюза к работе с документами. Оказывается, для некоторых оригиналов документов не требуется наличия подписи, а определенные дела подлежат процедуре бесспорного уничтожения (когда не требуется проведение дорогостоящей экспертизы ценности документов). (№9, 2007)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Продолжение статьи, начало в № 7` 2007

Автор рассказывает об основных принципах построения номенклатуры дел Еврокомиссии и на примере объясняет их. Интересен сравнительный анализ российской практики ведения номенклатуры дел с практикой Еврокомиссии. (№8, 2007)

Белая Т.Р., научный сотрудник отдела ДОУ ВНИИДАД

Вы узнаете о последних разработках и ближайших планах Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела из первых уст. (№8, 2007)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Европейская Комиссия (исполнительный орган Европейского Союза) с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников, выявила основные «болевые точки» в своем делопроизводстве и документообороте. Просто удивительно, как они созвучны с теми проблемами, которые сейчас стоят перед отечественными организациями (как государственными, так и коммерческими). Поэтому полезным будет узнать, как построила свою работу Еврокомиссия в следующих сферах: регистрация документов, составление номенклатуры дел и формирование документов в дела, организация их хранения. (№7, 2007)

Титова Ю.Б., юрист

Оказывается, для придания документам юридической силы на территории другого государства может потребоваться процедура их легализации. Это может понадобиться вашей компании, если она ведет бизнес за рубежом и если имеет дело с иностранными партнерами.
В целом, существуют 4 способа придания юридической силы документам, предоставляемым в официальные органы, организации, предприятия иного государства. Если перечислить их от более сложного к более простому, то получится следующая последовательность: 2 вида легализации (консульская легализация и апостиль), нотариальное удостоверение, удостоверение документа в Торгово-промышленной палате РФ (или ином подобном органе в другом государстве). Когда и какой способ выбрать, как пройти каждую из этих процедур, вы узнаете из нашей статьи. (№6, 2007)

Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»

Автор не только описывает правила оформления и порядок рассмотрения обращений граждан, но и выявляет расхождения в положениях Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ, Типового регламента и Типовой инструкции по делопроизводству. Так, Закон предполагает регистрацию обращений в течение 3-х дней и их рассмотрение в течение 30-ти дней с момента регистрации (т.е. 33-х дней с момента получения), но Типовой регламент устанавливает срок рассмотрения в 30 дней с момента получения обращения, а Типовая инструкция обязывает регистрировать все документы в день их поступления.
Обратив внимание читателя на «подводные камни», автор объясняет, как правильно организовать работу с обращениями граждан.
(№4, 2007)

Варламова Л.Н., к.и.н., доцент, заместитель заведующего отделом документационного обеспечения управления Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

ВНИИДАД подготовил национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1 на основе первоисточника (анлогоязычного ISO 15489-1-2001 «Information and documentation. Records management. General»). В настоящее время он находится на утверждении в Ростехрегулировании, а его ввод в действие планируется уже в этом, 2007 году. Автор, одна из разработчиков нового отечественного стандарта, раскрывает его содержание и сферу применения. (№3, 2007)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

26 января 2007 года вступил в силу новый закон «О персональных данных». Еще не сложилась правоприменительная практика, но положения закона уже звучат устрашающе. Поэтому считаем своим долгом предупредить читателей о грядущих трудностях. Теперь необходимо получать согласие физических лиц на обработку их персональных данных, регистрировать базы данных в уполномоченном органе и документировать все операции с персональными данными. Можно говорить даже о появлении еще одного вида грифа доступа к документам. Впервые в отечественной практике устанавливается максимальный срок хранения. Кроме того, законом вводятся весьма жесткие сроки исполнения всех ­обращений граждан, связанных с обработкой их персональных данных. (№2, 2007)
Читать статью

Химич Ю.В., руководитель проекта «Электронный документооборот» Департамента информационных технологий ООО «РУСАЛ-Управляющая Компания»

Из статьи вы узнаете, что необходимо выяснить на этапе информационного обследования для целей внедрения системы электронного документооборота. Вам помогут разработанные автором перечни вопросов и наглядные примеры. (№2, 2007)

Бобылева М.П., к.и.н., доцент, заместитель начальника отдела Административного департамента банка

В статье рассказано не только о правилах разработки и оформления номенклатуры дел в условиях бумажного документооборота, которые действуют с 2002 года (согласно Основным правилам работы архивов организаций).
Автор показывает, как в номенклатуре дел отразить наличие на предприятии электронных документов и баз данных, как меняется технология работы с номенклатурой благодаря внедрению систем автоматизации делопроизводства. А это уже темы, которые пока не получили своего нормативного закрепления и находятся на стадии обсуждения. Но жизнь диктует свои правила, и жить в условиях электронного документооборота нам нужно уже сейчас.
(№1, 2007)

Дегтерев В.В. , руководитель проектов автоматизации управления образованием в ГОУ «Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе»

Юдина Н.Ю. , корреспондент журнала

Раскрыты основные аспекты использования оборудования для механического уничтожения бумажных документов, пластиковых карт и компакт-дисков с точки зрения безопасности документооборота. Описаны классы безопасности такого оборудования и произведен сравнительный анализ конкретных моделей, который поможет вам сделать правильный выбор. (№1, 2007)

Альбрехт Б.В., заместитель начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России

Декабрь полон забот по составлению номенклатуры дел на следующий 2007 год. Поэтому сейчас будет особенно актуально узнать о разработанных в последнее время Перечнях документов со сроками хранения, что называется, из первых уст — от заместителя начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России. Автор анализирует слабые стороны сложившейся системы нормативно-методического регулирования определения сроков хранения документов и намечает методы ее перестройки.
Кроме того, вы узнаете о планах Росархива и ВНИИДАД насчет «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», принятого в 2000 году.
(№12, 2006)

Химич Ю.В., руководитель проекта «Электронный документооборот» Департамента информационных технологий ООО «РУСАЛ-Управляющая Компания»

Окончание статьи, начало в № 9` 2006

Во второй части статьи предлагается способ реализации единой политики регистрации документов в компаниях, входящих в холдинг. (№10, 2006)

Химич Ю.В., руководитель проекта «Электронный документооборот» Департамента информационных технологий ООО «РУСАЛ-Управляющая Компания»

Положение компаний, входящих в единый холдинг, двояко. С одной стороны, это самостоятельные юридические лица, с другой, они являются составными частями одной структуры. Поэтому в холдинге кроме привычных нам входящих, исходящих и внутренних появляются еще и корпоративные документы. Автор выявляет специфику документооборота внутри холдинга. При этом даются практические рекомендации по организации движения документов между управляющей компанией и другими юридическими лицами холдинга. Вашему вниманию предлагаются образцы оформления корпоративных документов (совместных приказа и распоряжения, служебных записок). (№9, 2006)
Читать статью

Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Для правильного употребления терминов необходимо хорошо знать, что они обозначают. В статье в виде наглядной схемы раскрываются понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с определениями, данными ГОСТом Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». (№9, 2006)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Ежемесячно публикуется несколько десятков нормативных актов, которые устанавливают или уточняют порядок работы с тем или иным видом информации и документации. Только вот акты эти разрабатываются не службами делопроизводства, а иными структурными подразделениями министерств и ведомств, которые не могут ждать, когда же государство, наконец, определит, кто в стране отвечает за дело­производство, и будет выработан единый для всех подход. Они вынуждены решать свои насущные делопроизводческие проблемы сегодняшнего дня самостоятельно.
При составлении данного обзора были использованы нормативные акты, регулирующие работу с электронными документами и введенные в действие в 2005 г. — первом полугодии 2006 г.
(№7, 2006)

Сборец М.В. , начальник Управления обеспечения документооборота ОАО АКБ «Конверсбанк-Москва»

Опыт обследования документооборота банка лег в основу данной статьи. Практические рекомендации помогут читателю провести аналогичные работы на своем предприятии. (№6, 2006)

Юсипова Е.Г., заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Предложен алгоритм доставки важных документов в сторонние организации. Он интересен тем, что делит зоны ответственности между участниками процесса и позволяет отследить переход документа из одной зоны в другую, благодаря оформлению ряда документов. Из статьи вы узнаете:
Как правильно составить сопроводительное письмо к пересылаемому комплекту документов? Как можно использовать карточку доставки / получения документов? Как добиться того, чтобы 2-ой экземпляр вернулся подписанным обратно в вашу организацию? Как правильно подготовить корреспонденцию к отправке по почте (оформить конверты и почтовые списки для внутрироссийских и международных отправлений)? Как организовать розыск утерянной почтовиками корреспонденции (куда и когда обращаться, как составить претензию)? (№5, 2006)
Читать статью

Рысков О.И., к.и.н., заведующий отделом документационного обеспечения управления Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Один из разработчиков Типовой инструкции по делопроизводству комментирует ее содержание. Описана система нормативных документов, в которую встроена новая инструкция. Даны рекомендации по разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти и в коммерческих организациях. (№5, 2006)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

К сожалению, ни в законодательстве, ни в нормативных документах не содержится прямых указаний о сроках хранения договоров купли-продажи ценных бумаг. Поэтому для принятия единственно верного решения автор анализирует Перечни документов с указанием сроков хранения, а также нормы гражданского и налогового законодательств, которые в той или иной степени можно отнести к рассматриваемой теме. (№4, 2006)
Читать статью

Юсипова Е.Г., заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Полный текст статьи №3 и №4 2006г

Автор продолжает делиться опытом, накопленным на крупном российском производственном предприятии.
Подробно описаны процедуры регистрации договоров, передачи подписанных документов контрагенту, а также организация их хранения. При этом наибольший интерес читателя должен вызвать фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы. (№4, 2006)
Читать статью

Тихонов В.И., к.и.н., директор Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ)

Возможно ли создание и хранение документов исключительно в электронном виде? Чтобы ответить на этот вопрос, автор анализирует требования законодательства, а также способы подтверждения подлинности электронных документов. (№4, 2006)

Юсипова Е.Г., заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Автор делится опытом, накопленным на крупном российском производственном предприятии.
Приводится перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента на этапе подготовки проекта договора.
Особое внимание уделено процедуре согласования. Как определить состав должностных лиц, которые должны в ней участвовать? Как оформить лист согласования, а при наличии замечаний грамотно их зафиксировать?
Говоря о подготовке к подписанию согласованного проекта договора, автор подробно останавливается на двух аспектах. Во-первых, как защитить уже подписанный договор от несанкционированной замены некоторых его страниц. Здесь помогут визирование (парафирование) каждой страницы или прошивание листов договора. Во-вторых, как убедиться в том, что лицо, подписывающее договор, действительно обладает полномочиями на совершение сделки. Вопросы могут возникнуть не только к представителю, предъявившему доверенность, но и к первому лицу компании. Объясняется разница между генеральной, специальной и разовой доверенностью. Приводятся примеры оформления целого ряда документов: доверенности, приказа о ее отзыве, реестра доверенностей и реестра образцов подписей должностных лиц, а также матрицы подписания и согласования основных групп договоров. (№3, 2006)
Читать статью

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

Автор объясняет правила оформления реквизита «адресат». Разбираются требования ГОСТа Р 6.30–2003 и анализируются наиболее часто допускаемые ошибки. (№2, 2006)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

За последние годы в работе служб делопроизводства, кроме традиционных и привычных проблем, появился еще один повод для беспокойства. Простая когда-то процедура по установлению сроков хранения документов все больше и больше превращается в творческий процесс. Одновременно возрастает цена ошибок. Анализ нормативных актов, изучение судебных дел, оценка рисков, связанных как с уничтожением, так и с неуничтожением документов – так сегодня выглядит работа по установлению сроков хранения. Автор проводит ее вместе с вами, нашими читателями. (№1, 2006)

Рысков О.И., к.и.н., заведующий отделом документационного обеспечения управления Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Определены категории контролируемых поручений. Описаны правила их составления (в форме отдельных документов или резолюций). Комментируется технология постановки на контроль, проверки своевременности доведения поручений до исполнителей, предварительной проверки исполнения и снятия поручений с контроля.
Отдельно расматриваются правила исчисления срока исполнения поручений. (№1, 2006)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Возможно не только законное уничтожение документов организации после истечения срока хранения, но и их умышленное несанкционированное уничтожение, порча в результате чрезвычайной ситуации.
Статья иллюстрирует “вечное противоборство снаряда и брони” в сфере  уничтожения/восстановления документов. Автор анализирует на предмет эффективности и дороговизны четыре метода уничтожения бумажных документов, а потом рассказывает, какими способами их все-таки можно восстановить.
Предлагаются и доступные каждому приемы, которыми можно воспользоваться, что называется, “в полевых условиях” (например, при прорыве отопления), и дорогостоящие технологии, которые целесообразно использовать в исключительных случаях. В т.ч. рассказывается об амбициозным проекте восстановления документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как “Штази”. (№12, 2005)
Читать статью

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

Продолжение статьи, начало в № 10` 2005

Автор объясняет, как распределяются обязанности по оформлению и регистрации исходящей корреспонденции между экспедицией и другими подразделениями компании, какие нюансы необходимо учесть при передаче писем представителям служб доставки и др. (№11, 2005)

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

В этом номере журнала читайте первую часть статьи.

Автор делится опытом, накопленным в Центральном банке России, по организации работы с входящей и исходящей корреспон-
денцией. Технология работы экспедиции описана вплоть до нюансов. Вы будете знать, как быть, когда пришла повестка с пометкой «явка обязательна» на... вчера, что делать при неточной или неправильной адресации, в каких случаях к входящему документу следует прикреплять конверт, кто должен регистрировать исходящий документ – секретарь подразделения или экспедиционная служба, как отправлять документы ДСП и др. Кроме того, описаны возможные схемы взаимодействия с различными службами доставки.
(№10, 2005)
Читать статью

Рысков О.И., к.и.н., заведующий отделом документационного обеспечения управления Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

В январе и конце июля 2005 г. Правительством РФ утверждены новые Типовые регламенты, которые в т.ч. регулируют и документационное обеспечение деятельности федеральных органов исполнительной власти. Разъясняются нововведения в порядке рассмотрения анонимных обращений граждан, а также сообщений, полученных по электронной почте. Отмечаются изменения в процедуре изъятия компетентными органами документов из дел постоянного срока хранения. Автор информирует о проекте новой Типовой инструкции по делопроизводству, которая в настоящее время проходит процедуру принятия и утверждения. (№10, 2005)

Крестникова О.В., заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

Рассказано, на основе каких нормативно-правовых актов необходимо разрабатывать этот документ. Даны конкретные рекомендации по написанию основных разделов Инструкции (требования к организации документооборота, правила оформления документов, контроль исполнения документов, номенклатура дел, формирование и оформление дел). (№9, 2005)

Самарина Е.Н., заместитель директора по обучению Департамента корпоративного питания "Росинтер Ресторантс”

На конкретных примерах демонстрируется технология составления Инструкции по ведению кадрового делопроизводства.
Подчеркивается необходимость проведения обследования документооборота, которое позволит выявить процедуры, подлежащие описанию в Инструкции. (№9, 2005)

Оксюта А.А. , эксперт журнала

Описана классическая схема проведения внутреннего согласования документа. Автор разъясняет правила оформления визы согласования при согласии визирующего лица с текстом документа, а также при наличии у него замечаний.
Рассказывается о возможностях использования листа согласования как самостоятельного приложения к документу.
(№8, 2005)

Сборец М.В. , начальник Управления обеспечения документооборота ОАО АКБ «Конверсбанк-Москва»

Мы продолжаем разговор о способах организации электронного документооборота без покупки специализированного программного обеспечения, используя лишь стандартные офисные программы Microsoft. Данная статья посвящена внедрению процедур согласования, ознакомления, направления на исполнение, иного перемещения документов с помощью рассылки по электронной почте.
Подробнейшим образом описана процедура взаимодействия всех участников процесса. Автор объясняет, как можно «заставить» сотрудников организации соблюдать установленные правила и сроки. Отмечаются технические возможности электронной почты, которые будут вам особенно полезны.
(№8, 2005)

Сборец М.В. , начальник Управления обеспечения документооборота ОАО АКБ «Конверсбанк-Москва»

Статья рассказывает о возможностях применения таблиц Microsoft Excel для регистрации входящей и исходящей корреспонденции. В том числе объясняется, как можно из регистрационного журнала вызывать на экран необходимые документы (речь идет не только об исходящих документах, созданных в организации при помощи Microsoft Word, но и об электронных образах входящих документов).
Описываемая технология реализована автором в своей компании, поэтому статья полна точных практических рекомендаций.
(№7, 2005)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Ценная информация не только зафиксирована в бумажных и электронных документах. Большая ее часть (до 65%) находится в головах сотрудников. Автор анализирует распределение зон ответственности различных служб организации в области обеспечения информационной безопасности. Выявляются уязвимые места. (№4, 2005)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Автор учит, как можно воспользоваться авторитетом и содержанием ряда международных стандартов. У вас появятся веские аргументы, которые помогут добиться от руководства дополнительного финансирования службы ДОУ в рамках реализации программы информационной безопасности организации. Вы сможете доказать специалистам ИТ необходимость соблюдения основных принципов управления документами при работе с электронными документами. И тогда ваш голос перестанет быть голосом вопиющего в пустыне. (№3, 2005)

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

цикл статей в №11,2004-№1,2005

Определяется, какие нормативные документы нужно изучить, чтобы сформировать «скелет» номенклатуры. Разъясняется технология анализа дел, уже сданных в архив, позволяющая получить представление о системе документооборота организации и о культуре делопроизводства. Опубликован примерный перечень вопросов к сотрудникам, ответы на которые выявляют, какие документы и где создаются и накапливаются. На многочисленных примерах скрупулезно разбирается, как правильно определить сроки хранения документов и какие нормативные документы для этого используются. Рассмотрены сложные ситуации, встречающиеся на практике. Автор подробно рассматривает каждый этап составления номенклатуры дел — от вопросов взаимодействия с руководством до маленьких технических хитростей, упрощающих рутинные операции. (№1, 2005)