Как подготовить документы к длительному хранению? Как наладить у себя архивное хранение документов, их учет и использование? Когда следует передавать эту функцию на аутсорсинг сторонней организации, на каких условиях заключать с ней договор? Как выстроить отношения с госархивом? Ответы практиков на эти вопросы вы найдете в нашей рубрике. Читайте и применяйте!
Работа в читальном зале архива
Разумовская Т., ведущий специалист Государственного архива
В прошлом номере журнала мы выяснили, как получить архивную справку, выписку или копию. В этом номере расскажем о том, как получить оригиналы хранящихся в госархиве документов, чтобы самостоятельно с ними поработать. Для этого предусмотрена возможность работы в читальном зале архива. Как туда попасть? Какие документы можно запросить и как это сделать? (№2, 2010)
Если вы пришли в архив…
Разумовская Т., ведущий специалист Государственного архива
Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации. (№1, 2010)
Читать статью
Определяем «архивный статус» организации: источник или не источник комплектования
Бурова Е.М., к.и.н., декан факультета архивного дела Российского государственного гуманитарного университета
«Архивный статус» организации определяет дальнейшую судьбу ее документов и влияет на срок их хранения. С нашей помощью вы поймете, какие организации являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также получите ответы на целый ряд сопутствующих вопросов. Как быть с документами филиалов и представительств, которые находятся в разных регионах, если их головная организация является источником комплектования гос./муниципального архива? Почему «архивный статус» акционерных обществ непостоянен и что делать в случае его изменения? На какие бесплатные и платные услуги архивного учреждения может рассчитывать организация — источник и не источник комплектования? (№1, 2010)
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией
Окончание статьи, начало в №№ 9, 10 и 11’2009
Мы завершаем рассмотрение темы подготовки документов по личному составу к архивному хранению. В этом номере мы разобрались с составлением описи дел, переданных на архивное хранение, а также с уничтожением документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Как всегда, объяснили действующие нормативные требования и показали образцы оформляемых документов. (№12, 2009)Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией
Продолжение статьи, начало в №№ 9 и 10` 2009
Мы продолжаем осваивать процесс подготовки кадровых документов к их передаче на архивное хранение. Благодаря практическим рекомендациям автора нам легче будет провести экспертизу ценности. Далее мы разложим документы в делах в определенной последовательности и пронумеруем листы (пояснив, что делать с допущенными ошибками). Составим для приказов по личному составу и личных дел внутреннюю опись документов, лист-заверитель и обложку дела. Поясним специфику работы с личными карточками уволенных сотрудников. На определенных этапах воспользуемся благами цивилизации под названием «автоматизация». (№11, 2009)Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией
продолжение статьи, начало в № 9` 2009
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассказываем, как определить сроки хранения для документов по личному составу, как организовать их регистрацию и формировать в дела в текущем делопроизводстве. Автор подсказывает, как организовать работу так, чтобы сэкономить ваше драгоценное время. (№10, 2009)Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Носарева Н.А., начальник Управления делами коммерческого банка, член Гильдии управляющих документацией
Интересен расчет стоимости услуг сторонней организации на подготовку документов к архивному хранению. Обозначен полный алгоритм такой работы, которую с нашей помощью вполне реально осуществить самостоятельно. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы подробно разобрались с первым вопросом: с составом кадровой документации организации. (№9, 2009)
Читать статью
Обязано ли ОАО заключать договор с госархивом?
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Обязана ли коммерческая организация, которая не является источником комплектования государственного архива, заключать с ним договор? Какова судьба документов ликвидируемого акционерного общества: кому они передаются и нужно ли за это платить? (№6, 2009)
Новый французский закон об архивах: России есть чему поучиться
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
После революции Франция осознала ценность своих документов. И в 1794 году были созданы Национальные Архивы Франции. Сейчас архивное законодательство этой страны признано одним из передовых. Но в июле 2008 года был принят новый закон, призванный еще более актуализировать существующую систему. Предлагаем вам ознакомиться с тем, куда движутся «передовые эшелоны» и что мы могли бы позаимствовать у них.
Какой подход возможен к определению архивного документа? Как можно классифицировать весь архивный фонд, чтобы реализовать дифференцированный подход к хранению и распоряжению им? Как государство может влиять на владельцев частных архивов (наказывать и вознаграждать)? Какие условия выставляются собственникам частных архивов, которые хотят вывезти их за пределы страны? Как изменились сроки ограничения доступа к архивным документам?
(№9, 2008)Готовим документы по личному составу к длительному хранению
Селезнева Т.А., консультант по вопросам делопроизводства и архивного дела, старший преподаватель кафедры документационного и информационного обеспечения управления Уральского государственного университета
Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания дело-производственного года. Например, в начале 2008 года нужно было заняться делами 2007-го. Но это весьма трудоемкая работа. И если в вашей организации накопились необработанные дела не только за 2007 год, но и за несколько предыдущих лет, то самое время начать наводить порядок. А как это сделать, вам расскажет специалист. (№5, 2008)
Новый архивный Перечень научно-технических и производственных документов
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Вступил в силу новый «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он обязателен для применения всеми юридическими лицами (госструктурами и коммерческими организациями), правда, до конца не урегулирован вопрос с акционерными обществами.
Новый документ заменяет собой ранее действующую 2-ю часть Перечня, утвержденного еще в 1988 году. Поэтому изменений масса. Автор сконцентрировала свое внимание на увеличении сроков хранения и на тех проблемах, которые нам теперь предстоит решать. (№11, 2007)
Читать статью
Архивы, которые мы потеряли
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Если в прошлом номере мы анализировали, как начиная с 1992 года государство пыталось обеспечить сохранность документов ликвидируемых организаций путем принятия различных нормативных документов, то в этом номере мы уже говорим о последствиях таких попыток в цифрах и фактах.
Итак, предлагаем вам оценить объемы утрат, исходя из собранных нами данных. (№12, 2006)
Документы ликвидированных организаций: хронология событий
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Проблема обеспечения сохранности архивных документов ликвидированных организаций стоит уже давно. И нельзя сказать, что государство не интересовалось этим вопросом. Автор анализирует, насколько эффективными были предпринятые попытки, а также как современная законодательно-нормативная база обеспечивает сохранность таких документов сейчас. (№11, 2006)
Гарантии безопасности документов при их передаче на внеофисное хранение
Конюхов В.А., Председатель совета директоров компании «ОСГ Рекордз Менеджмент»
Постоянное повышение стоимости офисных площадей приводит к тому, что все большее число компаний выбирают аутсорсинг архивов — передают заботу о своих «родных» документах сторонней организации. Как при этом обеспечить конфиденциальность? Автор предлагает алгоритм заявки-получения клиентом своих документов. Его соблюдение позволит свести к минимуму риск их попадания в чужие руки. Даны практические рекомендации, которые помогут вам выбрать профессионального партнера, что должно стать дополнительной гарантией безопасности ваших документов.
Идеи, изложенные в статье, вы можете использовать не только при размещении документов в сторонней организации, но и при организации работы собственного архива. (№9, 2006)
Проблемы архивного хранения документов федеральных государственных органов и предприятий
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» заложил мину замедленного действия. Дело в том, что документы территориальных подразделений федеральных органов власти (судов, налоговых органов, Пенсионного и др. фондов и т.д.), унитарных предприятий теперь считаются федеральной собственностью. Поэтому они должны быть приняты на хранение в федеральные архивы. Но их-то у нас всего 15, причем 12 из них — в Москве-матушке. А региональные и муниципальные архивы теперь искренне недоумевают, почему они должны хранить чужие документы бесплатно. В статье анализируются активно обсуждаемые сейчас способы решения проблемы. Приводятся высказывания и аргументы представителей Росархива.
Кроме того, описывается катастрофическая ситуация, вызванная отсутствием свободных площадей. Опубликованы данные о стоимости хранения 1 дела в год по разным регионам. (№9, 2006)
Читать статью
Кто, кроме вас, может забрать ваши документы из коммерческого архива?
Аляев А.Н., юрисконсульт «PRADO Международные налоги и корпоративная защита»
Александров М.А., заместитель управляющего директора «PRADO Международные налоги и корпоративная защита»
Интерес к вашим документам могут проявить не только конкуренты, но и компетентные органы. Как должны поступить сотрудники депозитария при истребовании у них документов клиентов представителями налоговых органов, органов внутренних дел и предварительного расследования? Оказывается, что в некоторых случаях профессиональный хранитель может смело отказывать им. (№9, 2006)
Архивное хранение электронных документов глазами министерств и ведомств
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Законодательно-нормативная база, существующая на сегодняшний день, недостаточно регулирует вопросы архивного хранения электронных документов. Об этом много и часто говорится в СМИ и на конференциях.
Гораздо меньше известно об усилиях министерств и ведомств, порой достаточно удачных, своими силами заполнить этот пробел. В статье анализируются соответствующие положения нормативных актов, принятых в 2005–2006 годах. (№8, 2006)
Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения
Тихонов В.И., к.и.н., директор Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ)
Окончание статьи, начало в № 2` 2006
Директор Центрального архива документов на электронных носителях Москвы предупреждает, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах должны постоянно храниться, когда осуществлять их передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей. Лучше это делать в момент создания документов или еще раньше — при разработке информационной системы, в которой они будут создаваться.
В статье даны подробные рекомендации по организации учета и описания электронных документов и баз данных при оперативном учете, а также при их долговременном хранении. (№3, 2006)
Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения
Тихонов В.И., к.и.н., директор Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ)
Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима.
Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет.
Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов.
Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала. (№2, 2006)
Читать статью
Кому нужно дело фонда?
Бурова Е.М., доцент Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета
Какие организации, учреждения и предприятия обязаны формировать дело фонда? Каков срок его хранения? Какие документы в него входят? Как составить историческую справку и другие необходимые документы? (№12, 2005)
Проблемы составления договоров депозитарного хранения документов
Рощина Н.Н. , начальник архивной группы ООО “Архивы, документы и сервис”
Автор анализирует тексты двух реальных договоров, предлагаемых к заключению одним из многочисленных депозитариев. Отмечены удачные формулировки и допущенные ошибки. Объясняется, какие условия договоров выгодны заказчику, а какие — исполнителю. (№11, 2005)
Развитие вопросов архивного дела в региональном законодательстве
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Принятие Федерального закона «Об архивном деле» явилось катализатором для развития законотворческой деятельности в регионах. Автор проводит сравнительный анализ законодательной базы десяти из них (Иркутской, Кировской, Московской, Новгородской, Самарской, Свердловской и Ярославской областей, а также Удмуртской Республики, Хабаровского края и Ханты-Мансийского автономного округа).
Демонстрируются различные подходы к решению вопросов, связанных с формированием состава архивного фонда региона, хранением федеральных документов в региональном архиве, управлением архивным делом, учетом архивных документов, комплектованием архивов, доступом к архивным документам и их использованием. Выявлены как удачные находки, развивающие федеральное законодательство об архивном деле, так и «изюминки», которые вызывают сомнение и сожаление. (№10, 2005)
Архивное дело: вся власть регионам
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Федеральный закон «Об архивном деле», главным образом, решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы и разделением прав и обязанностей в области архивного дела. Его принятие поставило перед субъектами Российской Федерации задачу приведения своего законодательства в соответствие с федеральным. Разработка законодательства идет очень активно, и, возможно, к концу года большинство субъектов Российской Федерации введут новые законы. Поэтому именно сейчас интересно проанализировать, как в регионах решаются вопросы управления архивным делом, какие новые нормы вводятся и насколько велики различия в законодательстве.
В статье анализируются подходы к распределению полномочий между различными ветвями власти субъектов Российской Федерации, закрепленные в региональном архивном законодательстве. Отмечается, что различия в законодательстве регионов появляются уже на этапе определения терминологии. (№9, 2005)
Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: заметки на полях
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» был принят 22 октября 2004 года. Качество законодательства проверяется практикой. Уже сейчас начинают сказываться заложенные в законе противоречия, которые могут существенно снизить его роль и значение, особенно для негосударственных организаций. В данной статье делается попытка оценить закон, исходя из практики работы архивов коммерческих организаций, анализируется его влияние на обеспечение сохранности архивных документов. (№8, 2005)
С чего начинается порядок в работе с архивными документами?
Бурова Е.М., доцент Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета
Обязаны ли вы в своей организации создавать архив? Что необходимо отразить в Положении об архиве? Какие требования предъявляются к заведующему архивом и архивариусу? (№4, 2005)
Архивные документы филиалов и представительств: как их правильно хранить?
Бурова Е.М., доцент Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета
Автор отвечает на ряд вопросов: как отразить документы филиалов и представительств в описи головной организации, где должны храниться их документы — в головной компании или на местах, как грамотно оформить право и обязанность филиала (представительства) самостоятельно передавать свои документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, как обстоят дела с архивными документами дочерних предприятий. (№3, 2005)
Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Речь идет о передаче сторонней организации функции хранения документов. Какие выгоды вы сможете извлечь и на какие риски вынуждены будете пойти? Как рассчитать экономическую эффективность от этого шага, которая станет вашим главным козырем при разговоре с шефом? Какие подводные камни предстоит преодолеть при заключении договора? (№2, 2005)
Храним чужие документы? Придется стать архивом!
Васильев А.Н., эксперт журнала
Комментируется совместное письмо Федерального архивного агентства и Пенсионного фонда РФ от 08.10.2004, 05.10.2004 № 3/1811-К, ГБ–25–25/10734. (№1, 2005)