Наш девиз: сначала оптимизируй, потом автоматизируй!
Поэтому мы публикуем материалы об удачных примерах внедрения систем электронного документооборота (СЭД). Заостряем внимание на решении практических задач компании – заказчика.
Второе направление, которое нас интересует, это использование общедоступного программного обеспечения для решения задач ДОУ. Этот вариант вообще не требует дополнительного финансирования, надо только проявить смекалку. Например, для согласования документов очень удобно использовать режим рецензирования MS Word и электронную почту (MS Outlook).
Третье направление, которое освещается в этой рубрике, - работа с электронными документами: как использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), как потом хранить документы с ЭЦП, что включать в номенклатуру дел, как быть с базами данных и многое другое.
«Под колпаком»: контроль за утечкой информации и рабочим временем
Бекеш Н., IT-обозреватель
Контроль рабочего времени и защита конфиденциальных данных – важнейшие задачи любого бизнеса. Почти каждая компания располагает торговыми или промышленными секретами, интеллектуальной собственностью, наконец, приватными сведениями о своих сотрудниках. И уж, конечно, любой руководитель заинтересован в рабочей дисциплине и увеличении производительности труда подчиненных. Решает эти задачи специализированное программное обеспечение, возможности и разновидности которого мы рассмотрим. (№2, 2010)
СЭД — когда управлять проще
Серебрякова С., независимый журналист
В ОАО «Южная телекоммуникационная компания» завершилось внедрение новой версии системы электронного документооборота. Об итогах проекта рассказывают представители «ЮТК» и компании-интегратора ООО «КОРУС Консалтинг». (№12, 2009)
Читать статью
Полезные сервисы официального сайта ФГУП «Почта России»
Самгина Ю., офис-менеджер компании «Веритас»
Как найти почтовый индекс для адреса? Как правильно написать на конверте данные отправителя и получателя для внутренней и международной корреспонденции, для писем «до востребования», почтовых переводов и др.? Как заполнить сопроводительные документы, например, уведомления о вручении, адресный ярлык на посылку и т.п.? Как рассчитать стоимость почтовых отправлений, чтобы она не оказалась для вас сюрпризом и вам хватило подотчетной суммы на почте для отправки корреспонденции? Как найти затерявшиеся документы и доказать партнеру факт их отправки? (№11, 2009)
Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим
Рябцев С., генеральный директор компании по автоматизации делопроизводства и документооборота компаний среднего и малого бизнеса ОАО «ДаксСофт»(www.duxsoft.ru)
В средних и малых компаниях любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе» фирмы. Поэтому советы профессионала могут оказаться весьма ценными. Они предостерегут вас от распространенных ошибок и помогут сделать правильный выбор в предлагаемом «море вариантов» на современном российском рынке СЭД – исходя из поставленных целей автоматизации вы подберете оптимальное решение. (№9, 2009)
Читать статью
Установка паролей на файлы MS Word
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
MS Word позволяет устанавливать пароли на файлы так, чтобы задавать разные ограничения. Незнание пароля может лишить «непрошеного гостя» права открыть файл (это самый банальный вариант), права записать файл под вашим именем со своими правками, может позволить внести свои изменения или примечания, но все они будут помечены (кто, когда и что именно внес), а вы потом сможете от них отказаться.
Мы подробно рассмотрели назначение каждого вида пароля, а также способы их установки в 2 наиболее распространенных сейчас версиях
Microsoft Word. (№7, 2009)
Регламентация использования электронной почты в госструктурах
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Органам государственной власти не удастся отсидеться в «бумажных» окопах. Во-первых, электронная почта уже стала привычным инструментом передачи информации наравне с телефоном и факсом. Во-вторых, по решению руководства страны уже начата реализация программы «Электронное правительство».
Какие требования законодательства и стандартов необходимо будет учесть при регламентации работы с электронной почтой в своих внутренних нормативных документах, в т.ч. в инструкции по делопроизводству? Как ваши коллеги уже справляются с этой задачей и что у них можно позаимствовать? Мы рассмотрели вопросы информационной безопасности, регистрации, обработки, организации хранения электронной почты и др.
(№6, 2009)Согласование проектов документов при помощи MS Outlook
Беляева Н. А., старший менеджер отдела административно-хозяйственного обеспечения ЗАО «Торговый Дом «Северсталь – Инвест»
Стандартные возможности программы MS Outlook, которая установлена на большинстве офисных компьютеров для работы с электронной почтой, позволяют организовать электронное согласование проектов документов. Автор делится технологией, уже реализованной и отлаженной на конкретном предприятии. В статье раскрываются вопросы нормативного регулирования, распределения обязанностей между участниками процесса. Алгоритм действий подробно показан с изображением экранных окон программы. (№4, 2009)
Как добиться взаимопонимания между разными версиями Microsoft Office?
Морозов П.В. , эксперт Объединенной редакции деловых журналов Издательства «Источник-книга»
Все более широкое распространение получает сейчас последняя версия MS Office 2007. В связи с этим у нас, офисных работников, возникают проблемы. Те, кто уже работает на обновленных Word`e, Excel`e, PowerPoint`e, сталкиваются с тем, что их файлы не могут открыть коллеги, которые пока работают на более старых версиях. Не легче и самим получателям таких «весточек из будущего». Но решение найдено! (№2, 2009)
Общение в QIP по работе и не только
Васильева Е.М. , эксперт журнала
Уже многие освоили ICQ – программу, позволяющую общаться в режиме реального времени: как будто вы говорите с собеседником по телефону только
«в письменном виде». Но мы решили рассказать вам не о ней, а о подобной, но при этом более продуманной программе QIP, которую к тому же можно абсолютно легально бесплатно скачать из Интернета! С ее помощью можно организовать взаимодействие через электронную почту, ICQ и по телефону (работать
с этими программами из единого «центра управления» гораздо удобнее). (№12, 2008)
«Электронная приемная» главы города
Новохатский А.В., руководитель проекта «Новороссийск без бюрократии»
Мы уже привыкли к тому, что подразделение организации, отвечающее за делопроизводство, руководство считает «затратным», т.е. не приносящим прямых выгод. По этой причине все материальные блага нам достаются по остаточному принципу. Именно поэтому мы хотим рассказать о том, как работа с обращениями граждан может быть использована в политических целях. Причем гораздо эффективнее уже «заезженных» предвыборных PR-акций. Поняв, как это работает, вы сможете преподнести руководству интересные для него идеи и свои аргументы!
Итак, об опыте реализации новаторского проекта «Новороссийск без бюрократии» рассказывает его руководитель.
(№10, 2008)Защита документа от несанкционированных исправлений
Чижова В.О., эксперт компании «Электронные офисные системы»
Поводом для написания этой статьи стал вопрос читательницы: «Нам на подписание партнерская организация прислала договор по электронной почте, в котором редактированию поддаются только преамбула и заключительный раздел с нашими реквизитами. Все остальное редактированию не подлежит. А мы можем так сделать? Если бы мы смогли и свои договоры направлять клиентам в таком виде, то можно было бы их потом не вычитывать, т.к. у нас не было бы опасений в изменении условий договора клиентом перед его распечаткой и подписанием. Или же подобный запрет на редактирование фрагментов word`овского текста, который установлен автором документа, все-таки можно преодолеть и внести правки «инкогнито»?» (№9, 2008)
Читать статью
Упрощаем работу с текстом
Семенова Д.А., эксперт журнала
Сначала мы систематизируем информацию об уже полюбившихся большин-ству из нас «горячих» клавишах, которые помогают ускорить набор текста в MS Word.
Потом рассказываем о бесплатных программах, которые можно скачать в Интернете и установить на своем компьютере. Это позволит декодировать полученные послания, которые порой приходят в виде невероятного сочетания «загогулин» и знакомых букв. Вы сможете определить язык текстового послания, чтобы потом его можно было перевести на русский. А если вы так увлеклись набором текста, что вовремя не переключили клавиатуру на английский / русский язык, то появившуюся на экране абракадабру программа сама переведет, и тогда «plhfdcndeqnt» превратится в «здравствуйте», а «цудсщьу» в «welcome». Режим автозамены позволит превращать заданные вами слова (например, сокращенное наименование организации) в нужный текст (например, в полное наименование организации или иную часто набираемую вами фразу). Программа предложит на выбор синонимы, антонимы и рифму к словам.
Кроме того, вы узнаете, как можно вести переписку с коллегой, отдыхающим за границей в стране, где не найти ни русской клавиатуры (чтобы написать письмо вам), ни компьютера с установленными русскими шрифтами (чтобы прочитать ваше послание). Ну не на иностранном же языке общаться!
(№8, 2008)Что такое ЭЦП?
Чижова В.О., эксперт компании «Электронные офисные системы»
Практически все слышали об электронной цифровой подписи, которую используют для подписания электронных документов аналогично тому, как мы ставим свой личный росчерк на бумажном документе. Но далеко не все четко представляют себе, как эта «штука» работает, как выглядит подписанный ЭЦП электронный документ, в чем разница между открытым и закрытым ключами ЭЦП. Автор ответила на эти базовые вопросы. (№7, 2008)
Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
Окончание статьи, начало в № 6’ 2008
В предыдущем номере журнала мы рассказывали об удобстве планирования рабочего времени в календаре MS Outlook. Сейчас предлагаем разобраться со способами повышения своей мобильности. Если вы ведете календарь на одном компьютере, то его можно перенести и на другой. Его содержимое можно экспортировать в MS Excel, Word или Access. А можно и просто распечатать на принтере, чтобы иметь при себе во время разъездов. Так ваш план действий всегда будет под рукой! (№7, 2008)
Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
Если вы уже познали вкус планирования при помощи обычного бумажного ежедневника, то эта статья может стать поводом для его перевода в электронный вид. Тем более что такие возможности предоставляет программа MS Outlook, которая установлена на большинстве персональных компьютеров. Вы наверняка используете ее для работы с электронной почтой.
Если вы воспользуетесь нашими советами, то вам будет удобнее планировать повторяющиеся события, вы сможете задействовать систему оповещений, вести не один, а несколько электронных ежедневников (для себя и своего руководителя), настроить параметры отображения информации по своему вкусу, быть более мобильными (календарь можно переносить на любой компьютер, экспортировать в MS Access, Excel и Word, а также распечатывать в бумажном виде).
(№6, 2008)ЭЦП для электронного документа – панацея?
Шаров А.А., директор по информационной безопасности компании «Электронные офисные системы»
Что именно гарантирует наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП)на электронном документе? Правда ли, что действие ЭЦП ограничено сферой гражданско-правовых отношений? Как преодолеть недостатки ЭЦП, которые выявляются при длительном хранении электронного документа и при изменении его формата? (№5, 2008)
Функция «слияние» программы MS Word – к вашим услугам
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
Как часто вам приходится готовить рассылки однотипных писем, например, приглашений или поздравлений? И насколько они бывают массовыми? От ответа на эти вопросы зависит степень вашей заинтересованности в данной статье.
Автор показывает, как можно, напечатав одно-единственное письмо, при помощи стандартной функции программы MS Word продублировать его с индивидуальными данными каждого получателя; как автоматически сформировать почтовые конверты для этой рассылки; как организовать рассылку по электронной почте.
(№3, 2008)Защитим свой компьютер от несанкционированного доступа
Соколов Д.В., менеджер по продукту РУТОКЕН компании «Актив»
Попадание в чужие руки информации с вашего компьютера или из локальной сети организации может нанести урон не только предприятию, но и вам лично. Поэтому автор рассказывает, как повысить надежность парольной защиты и какие современные технические средства вы можете использовать (электронные идентификаторы iButton, карты с магнитной полосой, смарт-карты, USB-токены, биометрические сканеры). (№1, 2008)
Создаем информационную графику средствами Excel
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
Окончание статьи, начало в № 12’ 2007
В прошлом номере журнала мы показали, для каких целей какие виды диаграмм лучше использовать. Сейчас мы предлагаем вам подробный алгоритм создания диаграммы из табличных данных. Его логика объясняется на конкретных примерах (с изображением экранных окон программы Excel и устанавливаемыми параметрами). (№1, 2008)
Создаем информационную графику средствами Excel
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
Табличные данные для наглядности и удобства анализа можно представить в виде диаграммы. Вы узнаете, для каких целей какие виды диаграмм лучше использовать.
В следующем номере мы предложим вам подробный алгоритм создания диаграмм. Его логика объясняется на конкретных примерах (с изображением экранных окон программы Excel и устанавливаемыми параметрами).
(№12, 2007)Обмен документами, подписанными ЭЦП
Маслов Ю.Г., коммерческий директор компании «КРИПТО-ПРО», отечественного разработчика средств ЭЦП
Какая технология работы с документами, подписанными электронной цифровой подписью (ЭЦП), законодательно закреплена в России? Какие аргументы уже убеждают суд признать электронные документы в качестве
подлинников? Что мешает нашему взаимодействию с иностранными коллегами? Как преодолеть существующие различия в технологиях работы на государственном уровне и частным компаниям уже сейчас? (№10, 2007)
«Слепой» метод печати: используем программы-тренажеры
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
Описаны три популярные программы, которые предназначены для освоения «слепого» десятипальцевого метода печати, – «Stamina», «Виртуоз» и «Бомбина 9.25». Две из них находятся в бесплатном доступе, и вы сможете скачать их по сети Интернет.
Статья знакомит с функциональными возможностями этих компьютерных тренажеров. Так вам легче будет подобрать для себя наиболее оптимальный вариант. (№9, 2007)
«Слепой» метод печати: способы его освоения
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
Как овладеть «слепым» десятипальцевым методом печати на клавиатуре? Теперь у вас есть выбор из трех вариантов: вы можете записаться на специализированные курсы, купить книгу-самоучитель или воспользоваться программой-тренажером. Статья поможет вам сделать правильный выбор и сориентирует в цене вопроса. Кроме того, объясняются основные правила освоения «слепого» метода печати, дана схема распределения клавишей за пальцами рук. (№8, 2007)
Режим записи исправлений в MS Word
Морозов П.В. , эксперт Объединенной редакции деловых журналов Издательства «Источник-книга»
Окончание статьи, начало в № 7` 2007
Как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях, если вы используете режим записи исправлений в MS Word? Как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором? Какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений? Как распечатать документ с изменениями и примечаниями?
И, наконец, что делать, если ваши коллеги наотрез отказываются работать над проектом документа в режиме рецензирования, который включает столь полюбившийся вам инструментарий? На этот случай предусмотрена функция сравнения двух word`овских документов. (№8, 2007)
Подготовка многостраничных документов с помощью Microsoft Word
Каменева Е.М., главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»
Что делать, если в середине многостраничного документа, страницы которого имеют вертикальную ориентацию, вам потребуется вставить такую широкую таблицу, что только горизонтальная ориентация ее страниц сделает читаемым ее содержимое? Как в едином word`овском файле создать документ и его приложения так, чтобы каждое из них обладало собственной нумерацией страниц? Автор наглядно показывает, как вам справиться с этими задачами. Кроме того, она помогает овладеть такими удобными инструментами, как форматирование с использованием стилей и автоматическое создание оглавления. (№7, 2007)
Режим записи исправлений в MS Word
Морозов П.В. , эксперт Объединенной редакции деловых журналов Издательства «Источник-книга»
Вам приходилось работать над проектом документа вместе с другими специалистами, каждый из которых вносил свою лепту? Тогда вы понимаете, как трудоемко бывает отследить все внесенные изменения. Хорошо, если работа проводится в системе электронного документооборота и эта процедура в ней предусмотрена. А если на вашем вооружении только старый проверенный товарищ по имени Word и вы согласуете важный проект многостраничного документа, например, договора, со сторонней организацией? В этой ситуации оставление несогласованных изменений в окончательном документе может вам дорого стоить.
Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. (№7, 2007)
Создание и форматирование списков в MS Word
Семенова Е.А., эксперт журнала
Статья поможет вам на все 100% освоить богатые возможности текстового редактора MS Word по созданию маркированных и нумерованных списков, одноуровневых и многоуровневых. На примерах с подробными объяснениями и изображениями диалоговых окон программы мы начинаем с азов и разбираемся во всех тонкостях, которые могут пригодиться вам в работе. И сделали мы это для того, чтобы ваши документы были красивее, а времени на это у вас уходило меньше! (№6, 2007)
Регламентация работы интернет-приемной во внутренних документах организации
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Чтобы определиться со статусом интернет-приемной и регламентировать ее работу, нужно разобраться со многими вопросами. Как относиться к отсутствию личной подписи заявителя, наличия которой требует закон «О порядке рассмотрения обращений граждан»? Как сейчас решается вопрос о юридической силе электронного обращения? Какой порядок работы с анонимными обращениями выбрать? Как определять момент поступления обращений? Как уведомлять заявителя о ходе работы над его обращением? В какой форме давать ответы (в электронной или письменной)? И как хранить интернет-обращения?
Довольно сложно организовать работу интернет-приемной таким образом, чтобы она на все 100% соответствовала требованиям, которые предъявляются действующим законодательством к процессу приема и обработки обращений граждан. Ведь оно ориентируется на традиционный «бумажный» документооборот. В этой ситуации автор предложила три варианта действий, которые помогут снизить риски вашей организации.
(№5, 2007)Поиск информации в Интернете: советы «бывалого»
Андреева А.А., офис-менеджер ООО «Дике»
Интернет – это бездонное хранилище информации, в котором нет и никогда не было какой-либо системы. Вы хотите овладеть методикой поиска в этой самой большой библиотеке мира? Тогда наша статья для вас.
Сначала мы расскажем вам о том, как выжать максимум полезной информации из поисковых систем (Yandex, Rambler и Aport). Потом поговорим о возможностях «глубинного» Интернета. Дадим несколько практических рекомендаций по обращению с найденной информацией и расскажем о последних тенденциях.
(№5, 2007)Интернет-приемная: как прорубить окно в Интернет так, чтобы из него не сквозило
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Получение и направление на рассмотрение обращений граждан в виде бумажных документов – исконная вотчина службы, ответственной за делопроизводство. Мы предлагаем вам взять на вооружение технологию интернет-приемной. При этом вам крайне важно будет сформулировать техническое задание на ее разработку для IT-специалистов так, чтобы потом было удобно работать. Поэтому мы разобрались, какие требования законодательства необходимо соблюсти, какие функции нужны и как оптимальнее построить структуру данного раздела сайта. (№4, 2007)
Читать статью
От бумажного документа к электронному – и обратно: технологии электронного нотариата и маркеров подлинности
Щербаков А.Ю., д.т.н., профессор, главный системотехник Центрального Банка Российской Федерации
Ключко Н.В., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
В статье рассматриваются технологии защиты электронных документов, дополняющие ЭЦП и позволяющие расширить ее возможности. Это технология электронного нотариата, при которой к ЭЦП нотариуса добавляется электронный штамп с «меткой времени», а также отечественная технология «маркеров подлинности», позволяющая проставлять такие маркеры – своеобразный аналог ЭЦП – не только на электронных но и на бумажных документах. (№4, 2007)
Краткое введение в методы криптографической защиты деловой корреспонденции
Дегтерев В.В. , руководитель проектов автоматизации управления образованием в ГОУ «Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе»
Юдина Н.Ю. , корреспондент журнала
Задача защиты документов от несанкционированного прочтения стара как мир. Меняются лишь технологии: прежде люди имели дело с княжескими грамотами, теперь – с перепиской по электронной почте.
Авторы описывают применявшиеся ранее и современные методы защиты передаваемой информации с поучительными примерами из жизни и почти детективными историями. Кроме того, даются рекомендации по выбору специализированного программного обеспечения.
(№3, 2007)
Каноны подготовки презентации в среде PowerPoint
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
Автор рассказывает об арсенале возможностей PowerPoint. Это приложение офисного пакета Microsoft Office предназначено для подготовки презентаций. С его помощью вы сможете создать яркое дополнение к публичному выступлению перед любой аудиторией. Вы произведете нужное вам впечатление от собственного доклада или же сможете предложить свои услуги шефу для усиления воздействия его речи. Статья написана для новичка в этой области и говорит не столько о тонкостях работы в программе, сколько об основах. Рассказывается о логике построения презентации и режимах работы. Показаны максимально упрощенные способы создания презентации (при помощи «мастера автосодержания» и шаблонов оформления) и более сложный, предполагающий самостоятельную работу с минимальным использованием заготовок PowerPoint. Описаны объекты, которыми можно оперировать в программе (текст, нарисованные пользователем изображения, импортированные из других программ готовые картинки), и способы их обработки (редактирование, порядок расположения, применение эффектов анимации и др.). Последний раздел статьи посвящен управлению воспроизведением созданной презентации. (№3, 2007)
Обмен данными между MS Excel и MS Word
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
Показаны различные способы вставки таблицы, набранной в MS Excel, в документ, составляемый в программе MS Word. Это можно сделать через буфер обмена, путем связывания, внедрения таблицы или разместив ее в качестве рисунка. Выбор метода не влияет на изображение таблицы в составном документе – он определяет возможности по ее последующему редактированию и форматированию. Для каждого варианта автор подробно расписывает технологию перенесения таблицы в документ MS Word.
(№1, 2007)
Как облегчить себе задачу ввода данных в таблицу MS Excel
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
В этот раз мы не ставили своей целью дать базовые знания по работе в MS Excel.
В статье речь идет о некоторых нюансах и функциях, которые будут особенно полезны вам при подготовке документов в этой программе. Наличие примеров использования и множества экранных окон делает материал понятным и удобным, а вас — еще более опытным пользователем MS Excel. (№11, 2006)
Контроль за исполнением поручений с помощью специализированного программного обеспечения
Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»
Статья о функциональных возможностях и ценах на специализированное программное обеспечение, которое позволяет полностью автоматизировать процесс контроля за исполнением поручений. Анализируются и сравниваются между собой несколько наиболее популярных сейчас систем автоматизации делопроизводства. Это позволит вам сделать грамотный выбор: определиться, какая технология будет для вас наиболее удобна и, что называется, по карману. (№10, 2006)
Способы контроля за исполнением поручений, доступные каждому
Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»
Рассматриваются способы контроля за исполнением поручений, которые не требуют приобретения специализированного программного обеспечения. На наглядных примерах демонстрируется сначала ручной способ с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки, а потом — автоматизированный при помощи MS Excel (входит в стандартный пакет MS Office). Подробные комментарии и наличие примеров помогут вам реализовать описанные технологии на своем предприятии. (№9, 2006)
MS Word — защитник бланков документов
Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»
Служба ДОУ контролирует грамотность оформления документов сотрудниками организации, в т.ч. работающими в других подразделениях и не обладающими необходимой полнотой знаний по делопроизводству. При этом на большинстве предприятий документы создаются не в системе электронного документооборота, а в программе MS Word, которая предоставляет полную свободу творчества. Статья рассказывает, как можно создать такие условия, при которых сотрудники предприятия просто физически не смогут внести изменения в бланк документа или неправильно оформить реквизит, если предусмотрены ограничительные отметки и определенный формат.
Сначала автор объясняет, как будет работать технология использования «защищенного» бланка, а потом — как ее реализовать (с понятной пошаговой инструкцией). Описанные возможности MS Word по «защите» фрагментов документа вы сможете использовать в любой сфере. (№8, 2006)
Оформляем колонтитулы в многостраничных документах
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
В Word`е при помощи колонтитула можно установить нумерацию страниц, оформить идентификатор электронной копии документа, указать на каждом листе наименование раздела, к которому он относится, и др. Все это позволяет лучше ориентироваться в многостраничном документе. (№7, 2006)
Microsoft поворачивается лицом к управлению документами - «на запах» больших денег?
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Храмцовский А.В., к.т.н., главный специалист компании “Электронные Офисные Системы”
Большинство электронных документов и в нашей стране, и за рубежом сейчас создаются не в специализированных системах электронного документооборота, а в знакомых нам всем программах семейства Microsoft Office (Word, Excel, Outlook и др.). Авторы рассказывают, какие революционные для нас, специалистов ДОУ, решения приняла сейчас компания Microsoft и какие новые обстоятельства ее на это сподвигли. Вы узнаете, когда можно будет ожидать появления в MS Office принципиально новых возможностей по управлению документами: задание правил хранения и решения судьбы (уничтожения либо передачи после истечения срока хранения) электронного контента; ввод и регистрация документов (включая сообщения электронной почты) из таких клиентов, как Outlook и SharePoint-сайты; новые возможности поиска и др. (№6, 2006)
Читать статью
Подготовка корреспонденции с использованием функции MS Word «Слияние»
Година Т.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
Специальная функция MS Word «Слияние» позволяет автоматизировать трудоемкий процесс создания большого количества однотипных документов, которые отличаются друг от друга лишь несколькими изменяющимися фразами.
На примере создания приглашений на конференцию с индивидуальными обращениями в каждом письме автор подробно рассматривает этапы процесса: комментирует возможности программы и демонстрирует результаты производимых действий.
Отметим, что функцию «Слияние» можно эффективно использовать для создания почтовых наклеек и конвертов, при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. (№5, 2006)
Рекомендации по очистке и уничтожению информации на различных носителях
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
В начале 2006 года Национальный институт стандартов и технологии США опубликовал проект руководства по очистке носителей информации NIST SP 800–88. Этот документ представляет собой систематизированный опыт наших зарубежных коллег по порядку и методам уничтожения информации на различных носителях в зависимости от ее важности и секретности. (№4, 2006)
Уничтожение электронных документов
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
В связи с развитием информационных технологий постоянно растут объемы информации и документации, хранящиеся в организациях в цифровом виде. В итоге рано или поздно встает проблема, которую придется решать практически всем, — как правильно и надежно уничтожать электронные документы, когда нужда в них пропадает.
Автор приводит основные положения стандартов об уничтожении информации с электронных носителей, описывает технические средства и приемы для уничтожения электронных документов, в том числе и достаточно экзотические. Дан обзор рынка услуг по восстановлению уничтоженных данных. (№3, 2006)
Разработка регламента работы с электронной почтой
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Электронная почта в развитых зарубежных странах давно уже стала общепризнанным (а в наиболее передовых отраслях — даже немножко старомодным) инструментом ведения деловой деятельности. С одной стороны, объемы ее использования постоянно нарастают, а с другой — сообщения электронной почты рассматриваются как деловые документы, подпадают под действие законодательства и нормативных требований к сохранности документов, подлежат представлению при проведении расследований контролирующими инстанциями и в ходе судебных разбирательств. Даже многим крупнейшим компаниям мира уже приходилось выплачивать огромные штрафы за неправильное управление электронной почтой, а некоторые из них вообще прекратили свое существование. Поэтому не нужно никого убеждать в необходимости разработки внутреннего нормативного документа, определяющего правила работы и использования электронной почты — такой документ просто должен быть в каждой серьезной организации.
В статье описана типовая структура Регламента работы с электронной почтой и приведены варианты формулировок ключевых положений. (№11, 2005)
Проблемы автоматизации работы с документами из первых уст
Интервью с Алексеем Георгиевичем Цициным, руководителем консалтинговой группы «ТЕРМИКА», членом Общественного Совета по вопросам электронного обучения, открытого образования и внедрения новых образовательных технологий при Комитете по образованию и науке Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, председателем Оргкомитета выставки-конференции «Автоматизированные технологии работы с документами». (№10, 2005)
Новое поколение сканеров — эффективное решение для современного документооборота
Зверев В.М., менеджер корпорации «Электронный Архив»
Хахамов С.Л., заместитель директора по маркетингу корпорации «Электронный Архив»
Обсуждаются проблемы перевода бумажных документов в электронный вид, а также выгоды от использования электронного архива. Сравниваются возможности планшетных, протяжных и планетарных сканеров. Статья позволит вам грамотно подобрать технику для решения ваших задач, не переплатив за то, что вам может оказаться не нужным. (№8, 2005)
Любителям навешивать ярлыки — Excel в помощь!
Морозов П.В. , эксперт Объединенной редакции деловых журналов Издательства «Источник-книга»
Статья рассказывает, как «научить» Excel самостоятельно печатать адресные ярлыки на почтовые конверты для заданного списка адресатов. Подробные пояснения помогут вам с легкостью воплотить данный процесс на своем компьютере. (№7, 2005)
Построение блок-схемы при помощи Microsoft Word
Морозов П.В. , эксперт Объединенной редакции деловых журналов Издательства «Источник-книга»
Упростить восприятие сложной информации, увеличить скорость прочтения больших объемов данных можно разными способами. Один из них – использование графических образов представления информации. Не секрет, что таблицы, графики, диаграммы и блок-схемы существенно упрощают жизнь при чтении различного рода документов: планов, отчетов, инструкций и др.
Настоящая статья на сквозном примере подробнейшим образом показывает, как создать и отформатировать по своему вкусу блок-схему при помощи стандартных возможностей программы Microsoft Word. (№6, 2005)
Проблемы использования электронно-цифровой подписи в оперативной работе организации
Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Автор обращает внимание на проблемы использования ЭЦП, с которыми сталкиваются специалисты в области управления документацией. Рассмативаются сферы применения ЭЦП, вопросы ее надежности и защищенности. (№6, 2005)
Компьютерная стенография – методика скорописи на компьютере
Печатнов И.А., эксперт журнала
В прошлом номере журнала мы рассказали вам о возможности использования специального инструментария «автозамена» (Autocorrect) программы Microsoft Word для «компьютерной стенографии».
В этом номере журнала речь идет о логичных правилах кодирования, которые делают данный инструмент удобным в применении. Автор делится разработанными приемами кодирования существительных с возможностью склонения (использование не только именительного падежа, но и всех косвенных), работы с единственным и множественным числом. Рассмативаются способы кодирования дат, реквизита подписи, прилагательных и причастий, словосочетаний и фразеологических оборотов, вводных слов и др. (№5, 2005)
Программа «автозамена» и скоропись на компьютере
Печатнов И.А., эксперт журнала
Программа Microsoft Word включает в себя специальный инструментарий «автозамена» (Autocorrect), который предназначен разработчиками для автоматического исправления некоторых ошибок. Но автор демонстрирует, как можно использовать его для «компьютерной стенографии». Постепенно вы можете сформировать собственный «словарик», где коду (одному или нескольким символам) соответствует целое слово или текст из нескольких строк. Автоматически вставляемый текст уже может быть с нужным вам выделением, шрифтом и т.д. При этом (в отличие от обычной стенографии) расшифровка происходит в реальном масштабе времени практически одновременно с набором кода. Детальные комментарии к наглядным примерам, логичные приемы кодирования, готовые решения, предлагаемые автором, позволят вам легко освоить «компьютерную стенографию». (№4, 2005)
Окупаемость внедрения электронного документооборота — возможно ли ее рассчитать?
Калаев Д.В., аместитель генерального директора по производству компании «NAUMEN»
Из чего складываются затраты на внедрение системы электронного документооборота? Приводится наглядный пример расчета окупаемости. Отмечаются показатели, труднее всего поддающиеся оценке. Даются практические рекомендации, которые помогут вам сориентироваться при некоторой неопределенности ситуации. (№3, 2005)
Работа с электронной почтой: адресная книга
Оксюта А.А. , эксперт журнала
Разъясняется организация работы адресной книги почтовой программы MS Outlook Express. Комментируются различные способы переноса адресной книги и сообщений с одного компьютера или почтового ящика на другой. (№2, 2005)
Работа с электронной почтой: тонкая настройка под себя
Оксюта А.А. , эксперт журнала
Продолжаем знакомство с электронной почтой в целом и с почтовой программой MS Outlook Express в частности. В этот раз мы обратимся к дополнительным возможностям почтовой программы, помогающим сделать работу с электронной почтой более эффективной и интересной. Мы посмотрим, как сделать “тонкую настройку” главного окна программы по своему вкусу. (№1, 2005)